Berichtswesen optimieren: Aussagekräftige Berichte für die Geschäftsleitung erstellen
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Prof. Dr. rer. pol. Thomas Rautenstrauch ist Dozent für Controlling und Corporate Finance im Institut für Finance and Law der OST - Ostschweizer Fachhochschule. Er wirkt zudem seit 2007 als Dozent und Prüfungsexperte bei der ExpertSuisse für die Ausbildung zum dipl. Wirtschaftsprüfer und dipl. Steuerexperten sowie seit 2014 als Gastprofessor für Managerial Accounting im EMBA des MCI Management Center Innsbruck. Thomas Rautenstrauch ist Autor von mehreren Fachbüchern und zahlreichen Artikeln in Fachzeitschriften und in der Wirtschaftspresse.
Berichtswesen optimieren: Wichtige Herausforderungen
Einem solchen Management-Reporting kommt in Zeiten eines kurzfristigen Wandels sowie einer enormen Informationsflut dank immer leistungsfähigerer Datenverarbeitung eine sehr grosse Bedeutung zu. Auch deshalb wird die Gestaltung und Durchführung des Management-Reportings als eine der wichtigsten Herausforderungen im Finanzbereich betrachtet, da es Geschwindigkeit und Qualität von Führungsentscheidungen beeinflussen kann.
Gleichzeitig muss die Erstellung eines anforderungsgerechten Management-Reports verschiedenen Herausforderungen und Restriktionen genügen, die es auch notwendig machen, ein einmal konzipiertes Managementinformationssystem regelmässig zu überprüfen und an neue Entwicklungen innerhalb und ausserhalb der Unternehmung anzupassen. Dabei ist die Konzeption wie auch der Betrieb oder die Pflege des Management-Reportings teils mit erheblichen Kosten verbunden, die sowohl die Nutzung interner Ressourcen (Personal, Hard- und Software-Einsatz, Netzinfrastruktur u.a.) als auch externe Ressourcen betreffen (Beratungsleistungen, IT-Services u.a.). Dies führt zu der Erwartung im Unternehmen, dass die internen Empfänger bzw. Nutzer des Management-Reportings einen klaren Nutzen erhalten.
Leitfragen für Managementberichte
In der Frage der Gestaltung des internen Reportings hat Blohm bereits 1974 fünf klassische Fragen kreiert, welche bis heute als Leitfaden für optimales Berichtswesen ihre Verwendung finden.
- Durch diese Fragestellung wird der inhaltliche Aspekt definiert.
- Damit wird der formale Aspekt umschrieben.
- Dies ist die Definition des Zeitraums und somit jenes des zeitlichen Aspektes.
- Hier soll festgelegt werden, wer die erstellende und wer die empfangende Stelle der Berichte ist. Der organisatorische Aspekt wird damit definiert.
- Daraus erfolgt der Zweck der Berichte.
Aus diesen Fragen ergeben sich Handlungs- und Gestaltungsfelder des Management-Reportings, die es optimal zu gestalten gilt.
Aus einer inhaltlichen Perspektive heraus muss geklärt werden, welche Berichtsinhalte durch das Reporting abgedeckt werden sollen. Dabei wird in der Regel zurückgegriffen auf:
- IST – Informationen (betreffend die Gegenwart bzw. jüngste Vergangenheit),
- SOLL – Informationen (betreffend Budgetziele) und
- WIRD – Informationen (betreffend Forecast bzw. Prognosen).
Die dargestellten Informationen können im Verhältnis zu Vergleichsgrössen aus früheren Perioden oder vergleichbaren Geschäftsbereichen/Wettbewerbern dargestellt werden. Bei vielen Unternehmungen werden unter dieser Perspektive zahlreiche Informationen zur Verfügung gestellt. Dies birgt jedoch die Gefahr, dass die berichteten Informationen für die Empfänger nicht entscheidungsrelevant sind und die Berichte ihre Zwecke verfehlen. Ein weiterer essenzieller Punkt ist die Verständlichkeit und Klarheit der Managementberichte. Dabei ist darauf zu achten, dass die verwendeten Begriffe und Strukturen durchgehend und konstant verwendet werden sowie Widersprüche und mehrdeutige Inhalte vermieden werden.
Aus formaler Sichtweise ist zu klären, wie die Information übermittelt wird und wie die Art der Erstellung und die Darstellungsform aussehen soll. Die Aufbereitung der Berichte soll empfängerorientiert und ansprechend erfolgen. Eine ansprechende Optik ist wichtig, weil sich Grafiken besser einprägen als Tabellen. Die Konzentration auf das Wesentliche erleichtert den Überblick.
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Regelwerk Hichert©Success
Im deutschsprachigen Raum hat sich für die grafische Darstellung das Regelwerk Hichert©Success von Prof. Dr. Rolf Hichert durchgesetzt. Damit können Sie Ihr Berichtswesen optimieren. Die Success-Regeln lauten wie folgt:
Inhalt & Aufbau
Say: Botschaften verständlich vermitteln
Visuelle Darstellung
Unify: Bedeutung vereinheitlichen
Condense: Informationen verdichten
Qualität und Umsetzung
Check: Qualität sicherstellen
Enable: Konzept verwirklichen
Visuelle Darstellung
Simplify: Kompliziertheit vermeiden
Inhalt & Aufbau
Structure: Inhalt richtig gliedern
- «Say und Structure» dienen als Klammer um die übrigen Regeln. Das Informationsbedürfnis der Berichtsempfänger soll mit klaren, überschneidungsfreien und sinnvoll gegliederten Botschaften gedeckt werden.
- «Unify, Condense und Simplify» dienen einer einheitlichen Gestaltung der Berichte, vorwiegend im visuellen Bereich. Check und Enable stehen für korrekte Daten und eine geeignete Organisation für das Ausrollen einer verabschiedeten Notation im Unternehmen.
- Als Kriterium für aussagekräftig gestaltete Berichte kann das von Edward Tufte in seinem Werk ‹The Visual Display of Quantitative Information› postulierte Ziel einer Maximierung des Daten-Tinte-Verhältnisses herangezogen werden. Der Anteil der Daten-Tinte, also Daten mit Informationsgehalt im Verhältnis zur Gesamtmenge der Tinte, die für eine Grafik verwendet wird, sollte möglichst hoch sein. Auf heute übersetzt hiesse das, das Daten-Pixel-Verhältnis zu maximieren.
Folgende Regeln können aus den beschriebenen Grundsätzen konkret abgeleitet werden:
- Keine dekorativen Elemente wie Hintergrundbilder
- Keine Hintergrundfarben und grafischen Effekte wie Schatten oder 3-D Effekte
- Keine ‹metaphorischen› Darstellungsmittel wie Manometer, Tachometer, Thermometer und Ampeln
- Keine Rahmen und Raster für Grafiken und Tabellen
- Einheitliche helle dünne Linien für Achsen von Grafiken und Rahmen von Tabellen
Die Wirkung von Daten mit Informationsgehalt kann auf folgende Weise gesteigert werden und so das Berichtswesen optimieren:
- Aussagekräftige und kompakte visuelle Darstellungsmittel wie z.B. Bullet-Grafiken
- Aggregationen wie Summen und Mittelwerte
- Sanfte, natürliche Farben für Bereiche, die keine Hervorhebung benötigen
- Warnsignale, um auf Ausnahmen aufmerksam zu machen (z.B. starke Farben)
- Visuelle Darstellungen sollen das rechtzeitige Erkennen von Trends, Mustern und Abweichungen erleichtern.
Bei der formalen Perspektive ist die mögliche informationstechnische Unterstützung von besonderer Bedeutung. Die Unterstützung durch die IT kann für das Management-Reporting von der Datenspeicherung bis zur Erstellung des Berichtes reichen und dabei unterschiedliche Automatisierungsgrade erfordern. Die Berichtssysteme können auf dezentrale Systeme oder zentrale Systeme zugreifen. Der Prozess vereinfacht sich, wenn innerhalb des Unternehmens bzw. innerhalb des Konzerns die gleiche Standardsoftware eingesetzt wird.
Die Art der Erstellung und auch die Darstellungsform lassen sich an die Bedürfnisse der Empfänger anpassen. Dabei gilt es zu beachten, ob es sich um einen Standard- oder Individualbericht handelt, für welche Empfänger bzw. welche Führungsebene der Bericht erstellt werden soll oder woher die Informationen stammen. Alles dies hat schliesslich Folgen für die geeignete Darstellungsform.
Aus einer zeitlichen Perspektive muss entschieden werden, über welchen Berichtszeitraum, wann und in welchen zeitlich wiederkehrenden Abständen (Berichtszyklus) das Management-Reporting erfolgen soll. Die Herausforderungen liegen hierbei darin, möglichst zeitnahe und somit aktuelle Informationen schnell zur Verfügung zu stellen, da anderenfalls die Akzeptanz sinkt und der Nutzen des Management-Reportings zur Koordination des Unternehmens infrage gestellt werden könnte.
Schliesslich ist aus einer organisatorischen Perspektive zu ermitteln, wer an wen berichtet und vor allem, wie das Berichtswesen im Unternehmen oder Konzern institutionell geregelt und organisiert ist. Das Unternehmen muss sich daher überlegen, ob und wie über welche Segmente oder Geschäftsbereiche berichtet wird. Bei Unternehmen und Konzernen, welche nach IFRS abschliessen, muss bei der Organisation des Reportings bzw. Segmentierung der Unternehmung jedoch seit 1.1.2009 der Standard IFRS 8 berücksichtigt werden. Dies führt dazu, dass festzulegen ist, welche Inhalte an welchen Empfänger gerichtet werden, da auch externe Investoren diese Informationen erhalten, wenn auch häufig nur mit Verspätung.
