KI-Tools: Weisung und Schulung der Mitarbeitenden betreffend KI im Unternehmen

Viele Unternehmen evaluieren zurzeit verschiedene KI-Tools, um diese einzusetzen. Dabei wird der Fokus vermehrt auf die Prüfung des Anbieters gelenkt. Dieser wird aus verschiedenen rechtlichen Perspektiven, wie beispielsweise dem Datenschutzrecht, der Datensicherheit oder dem Urheberrecht, durchleuchtet. An die interne Regelung und Schulung im Umgang mit solchen Tools wird oft erst nachgelagert gedacht. Doch auch intern sollten Unternehmen gewisse Regelungen festhalten und die Mitarbeitenden entsprechend schulen, um die bestehenden Risiken beim Einsatz von KI-Tools auf ein annehmbares Mass zu reduzieren.

03.02.2025 Von: Marco S. Meier
KI-Tools

Grundsatzentscheid: KI-Tools verbieten oder nicht verbieten

Bevor daran gedacht wird, wie künstliche Intelligenz im Unternehmen gewinnbringend eingesetzt werden kann, muss die Unternehmensführung den Grundsatzentscheid fällen, ob KI überhaupt im Unternehmensalltag eingesetzt werden soll. Unabhängig davon, wie der Entscheid ausfällt, wird es im Anschluss an den Entscheid zur Umsetzung des Entscheids kommen. Entscheidet sich die Unternehmensführung dafür die Nutzung von KI-Tools (z.B. ChatGPT, Copilot, DeepL, etc.) zu verbieten, muss dies den Mitarbeitenden mitgeteilt und entsprechende Regeln müssen transparent gemacht werden. Ein gänzliches Verbot der Nutzung von KI-Tools kann insbesondere dazu führen, dass die Mitarbeitenden die KI-Tools über einen privaten Account (z.B. in einer Gratisversion) nutzen. In diesem Fall hat das Unternehmen keine Kontrolle darüber, welche Versionen genutzt werden und ob diese den rechtlichen Anforderungen entsprechen. Es liegt auf der Hand, dass ein Verbot in der Regel die Risiken für Unternehmen wesentlich erhöht, anstatt sie auf ein annehmbares Mass zu reduzieren.

Entscheidet sich die Unternehmensführung für den aktiven Einbezug von KI-Tools in bestimmten Bereichen, sollte sich das Unternehmen eingehend Gedanken dazu machen, wie der gewünschte Umgang mit evaluierten und genehmigten KI-Tools erfolgen soll. Gerade der Umgang mit KI-Tools durch Mitarbeitende sollte in den Grundzügen geregelt sein (z.B. in einer Weisung).

Durch die aktive Bereitstellung von KI-Tools im Unternehmen ergeben sich zahlreiche Vorteile, wie beispielsweise:

  • die Kontrolle des Einsatzes der freigegebenen KI-Tools.
  • der Einsatz von KI-Tools nach klaren Vorgaben.
  • die ausschliessliche Nutzung von geprüften und rechtskonform einsetzbaren KI- Tools.

In den vorgenannten Fällen ist somit eine entsprechende Weisung an die Mitarbeitenden sinnstiftend. Aufgrund der zunehmenden Wichtigkeit sollte das Thema zudem geschult werden.

Weisung als Massnahme zur Risikominimierung

Neben der sorgfältigen Auswahl von KI-Tools, welche den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden und den damit verbundenen technischen Einschränkungsmöglichkeiten, ist eine allgemeine Weisung für den rechtskonformen Einsatz von KI-Tool im Unternehmensalltag von zentraler Bedeutung. Aus rechtlicher Sicht kann sich das Unternehmen auf das arbeitsrechtliche Weisungsrecht berufen und entsprechende Grundregeln zum Einsatz von KI-Tools einführen. Inhaltlich sollte die Weisung verdeutlichen, wie ein KI-Tool rechtskonform eingesetzt werden kann, welche Verantwortung auf den Schultern der Mitarbeiter lastet, um den rechtskonformen Einsatz sicherzustellen, und welche ethischen Grundsätze im Zusammenhang mit der Nutzung von KI im Arbeitsalltag einzuhalten sind. 

Damit die Weisung zielführend ist und zusätzlich einen Mehrwert liefert (z.B. aufgrund ihres edukativen Charakters), sollte der Inhalt wohl überlegt sein. In der Praxis hat sich gezeigt, dass neben bestimmten Grundsätzen konkrete Vorgaben zur Eingabe von bestimmten Datenkategorien in ein konkretes KI-Tool zielführend sind.

Inhalt einer KI-Weisung

Inhaltlich sollte sich die KI-Weisung des Unternehmens zuerst mit der Grundsatzfrage auseinandersetzen ob und welche KI-Tools genutzt werden dürfen und wer intern für das jeweilige Tool verantwortlich ist. Zudem sollte die Weisung bestimmte allgemeine Grundsätze festhalten. Dazu gehört beispielsweise:

  • dass die Mitarbeitenden das KI-Tool (d.h. dessen Funktionsweise) in den Grundzügen verstehen.
  • dass der Einsatz eines KI-Tools gegenüber betroffenen Personen transparent erfolgen muss.
  • dass die datenschutzrechtlichen Grundsätze (z.B. gemäss der Weisung zum Datenschutz) bei der Nutzung von KI-Tools eingehalten werden müssen.
  • dass betroffene Personen ihre Rechte effektiv wahrnehmen können (z.B. das datenschutzrechtliche Auskunftsrecht).
  • dass immer eine Kontrolle des Ergebnisses, welches das KI-Tool liefert, durch einen Mitarbeitenden vorgenommen werden muss.
  • dass die faire, rechtmässige und nicht-diskriminierende Nutzung des KI-Tools sichergestellt ist.
  • dass die missbräuchliche Nutzung vermieden (ggf. sogar angezeigt) werden muss. 

Selbstredend kann es im Unternehmen noch weitere, individuelle Grundsätze geben, welche Eingang in die Weisung finden.

Bewährt hat sich in der Praxis insbesondere, dass zu den einzelnen genehmigten KI-Tools festgehalten wird, ob die Eingabe von bestimmten Datenkategorien, wie Personendaten, besonders schützenswerte Daten, geheimnisgeschützte Informationen, vertrauliche Informationen oder Geschäftsgeheimnisse, in das jeweilige Tool bedenkenlos erfolgen kann. Diese Richtlinie hilft den Mitarbeitenden die rechtskonforme Nutzung zu gewährleisten und unterstützt das Unternehmen wiederum bei der Risikominimierung.

Wichtig bleibt neben der Weisung an die Mitarbeitenden, dass Verständnis des Unternehmens für die Risiken eines evaluierten KI-Tools, welches beispielsweise über ein strukturiertes Risikoassessment vorgenommen werden kann. Nur so können die Verantwortlichen die Risiken verstehen und steuern. Aus technischer Sicht ist zudem die Implementierung von robusten und aktuellen IT-Sicherheitsmassnahmen zentral, sodass die Vertraulichkeit, die Verfügbarkeit und die Integrität der Daten, welche durch das KI-Tool bearbeitet werden, sichergestellt ist.

Schulung der Mitarbeitenden zum Umgang mit KI-Tools

Meist genügt eine Weisung alleine aber noch nicht, um die Mitarbeitenden zum verantwortungsvollen Einsatz von KI-Tools zu ermuntern. Gerade bei wichtigen Themen wie dem Einsatz von KI-Tools im Unternehmen ist eine entsprechende Schulung unabdingbar. Damit die Schulung ihre Wirkung nicht verfehlt, sollte sie nicht nur einmal, sondern in periodischen Abständen für alle Mitarbeitenden, welche KI-Tools nutzen, dokumentiert durchgeführt werden.

Weisung und Schulung – Zentrale Massnahmen beim Einsatz von KI-Tools

Zusammenfassend kann somit festgehalten werden, dass die Einführung einer Weisung sowie die Durchführung von Schulungen unabdingbare Massnahmen beim Einsatz von KI-Tools im Unternehmen sind. Im Zusammenspiel mit einer eingehenden Evaluation des KI-Tools, dem Abschluss entsprechender Verträge mit dem Anbieter und den technischen Massnahmen sind Weisung und Schulung unabdingbare Bestandteile, um die Risiken (sowohl rechtlich als auch aus Sicht der Reputation) auf ein angemessenes Mass zu reduzieren.

Das Wichtigste in Kürze

  • Ein generelles Verbot der Nutzung von KI-Tools führt in der Regel zur Erhöhung der Risiken und ist nicht zielführend.
  • Die Risikobeurteilung vor der Nutzung des KI-Tools ist unabdingbare Voraussetzung für dessen Einsatz.
  • Ergänzend zu den technischen Massnahmen müssen organisatorische Massnahmen ergriffen werden. Dazu gehört eine Weisung und eine Schulung.
  • Inhaltlich erfasst die Weisung idealerweise die Grundsätze für den Umgang mit KI-Tools sowie spezifische Vorgaben für bestimmte KI-Tools, insbesondere bezüglich der Eingabe von unterschiedlich sensiblen Daten.
  • Durch die Weisung und die Schulung sowie andere Massnahmen können die rechtlichen Risiken und die Risiken für die Reputation beim Einsatz vin KI-Tools reduziert werden.
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