Elektronische Archivierung: Beweisführung vor Gericht
Lic. iur. Regula Heinzelmann
Regula Heinzelmann studierte Jura an der Universität Zürich, wo sie 1981 mit dem Lizentiat abschloss. Seit 1984 arbeitet sie selbständig als Wirtschaftsjournalistin und Buchautorin in Zürich und Berlin.
Elektronisch gespeicherte Daten
Elektronisch gespeicherte Daten sind als Beweismittel vor Gericht heutzutage unentbehrlich. Wegen Corona gewinnen sie an Bedeutung, weil man damit auch die Arbeit von Richtern und Anwälten zu Hause fördern kann.
Das Projekt Justitia 4.0 hat das Ziel, Papierakten durch elektronische Akte und den Postverkehr durch elektronischen Datenaustausch und Ermöglichung elektronischer Akteneinsicht zu ersetzen.
Hinter dem Projekt stehen das Bundesgericht (BGer), die Konferenz der kantonalen Polizei- und Justizdirektorinnen und -direktoren (KKJPD), die Bundesanwaltschaft (BA), sowie der Schweizerische Anwaltsverband (SAV). In Zukunft soll der elektronische Rechtsverkehr und die Akteneinsicht über die zentrale Justizplattform «Justitia.Swiss» erfolgen. Ein Bundesgesetz über die Plattform für die elektronische Kommunikation in der Justiz (BEKJ) wird zurzeit vom Bundesamt für Justiz erarbeitet.
Gemäss dem Vorentwurf zum Gesetz (VE-BEKJ) soll der elektronische Rechtsverkehr für professionelle Anwender, z.B. Anwälte, in Justizverfahren involvierte Verwaltungsbehörden und Justizbehörden (Gerichte und Staatsanwaltschaften) obligatorisch werden. Private Personen oder Unternehmen wie Banken oder Versicherungen, die dem Obligatorium nicht unterstehen, können die Plattform freiwillig nutzen oder weiterhin per Post mit Gerichten und Behörden kommunizieren. Auch die Kommunikation zwischen Verfahrensbeteiligten, zum Beispiel zwischen Anwälten und Klienten oder zwischen Verwaltungsstellen untereinander, wird nicht über die Plattform abgewickelt.
Voraussetzung zur Nutzung der Plattform ist ein Eintrag im Adressverzeichnis der Plattform. Der Eintrag ist gekoppelt an eine anerkannte elektronische Identität, welche auch zur Authentifizierung der teilnehmenden Personen dient. Welche elektronischen Identitäten durch die Plattform anerkannt werden, muss nach der Ablehnung des E-ID-Gesetzes noch geregelt werden.
Passende Produkt-Empfehlungen
Vorteile elektronischer Gerichtsdokumente
Laut Paul Tschümperlin, Generalsekretär des Schweizerischen Bundesgerichts, haben elektronische Gerichtsdossiers unter anderem folgende Vorteile.
- Alle Daten sind für alle Berechtigten jederzeit verfügbar.
- Verfahrensstillstände mangels Verfügbarkeit der Akten werden kaum mehr vorkommen, so werden die Verfahren beschleunigt.
- Die Akten können mit elektronischen Anmerkungen leichter bearbeitet und bestimmte Stellen durch Suchfunktionen gefunden werden. Dies erlaubt bei mündlichen Verhandlungen und Beratungen auch raschere Reaktionen und Hinweise auf entscheidende Aktenstellen.
- Die Richter können die Akten zu Hause bearbeiten.
- Das platzsparende elektronische Archiv kann gestützt auf das elektronische Dossier relativ leicht eingeführt werden.
- Die Kosten für die Zustellung von Gerichtsurkunden und von Prozesseingaben werden gesenkt, hoffentlich dann auch die Prozessgebühren.
- Der Zugang zu vertraulichen Gerichtsdaten kann auch ausserhalb des Büro-Arbeitsplatzes durch die Informatik gesteuert und die Sicherheit besser gewährleistet werden als beim Transport und bei der Aufbewahrung eines physischen Dossiers zu Hause.
Bestehende gesetzliche Regelungen
Nach Art. 14 Abs. 2 bis OR ist der eigenhändigen Unterschrift die qualifizierte elektronische Signatur gleichgestellt, die auf einem qualifizierten Zertifikat eines anerkannten Anbieters von Zertifizierungsdiensten im Sinne des Bundesgesetzes über die elektronische Signatur (ZertES) beruht. Das bedeutet: Alle Rechtsgeschäfte, für die das Gesetz eine Unterschrift vorschreibt, kann man auch per E-Mail mit einer elektronischen Signatur gültig abschliessen. Durch die elektronische Signatur ist auch sichergestellt, dass das E-Mail wirklich vom angegebenen Absender stammt. Dazu kann es nicht mehr verändert werden. Dies verstärkt die Beweiskraft.
Eine Nachbildung der eigenhändigen Schrift auf mechanischem Wege wird nur da als genügend anerkannt, wo deren Gebrauch im Verkehr üblich ist, insbesondere wo es sich um die Unterschrift auf Wertpapieren handelt, die in grosser Zahl ausgegeben werden (Art. 14 Abs. 2 OR).
Gemäss Zivilprozessordnung Art. 130 ZPO kann man Eingaben an Gerichte in Papierform oder elektronisch einreichen. Bei elektronischer Einreichung muss die Eingabe mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäss ZertES versehen werden. Mit dem Einverständnis der betroffenen Person können Vorladungen, Verfügungen und Entscheide mit einer elektronischen Signatur elektronisch zugestellt werden (Art. 139 ZPO).
Praktische Tipps
- Dokumente sind so zu speichern, dass man sie nicht ändern kann, ohne dass sich dies feststellen lässt.
- Nützlich sind Programme, mit denen man Daten vollständig und unverändert in andere Formate oder auf andere Informationsträger übertragen kann (Datenmigration), wenn die Verfügbarkeit und die Lesbarkeit den gesetzlichen Anforderungen weiterhin genügen.
- Wichtige Unterlagen passt man am besten fortlaufend den neuen Programmen und Betriebsystemen an. Wenn nicht, besteht die Gefahr dass man wichtige Unterlagen einige Jahre später nicht mehr abrufen kann.
- Die Datenmigration ist zu protokollieren und das Protokoll ist zusammen mit den Informationen aufzubewahren.
- Über Organisation, Zuständigkeiten, Abläufe, Verfahren und die Infrastruktur sowie über den Einsatz der Informationsträger (Maschinen und Programme) müssen Arbeitsanweisungen und Dokumentationen erstellt werden. Die entsprechenden Hilfsinformationen sind ebenfalls aufzubewahren.
- Archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen bzw. so zu kennzeichnen, dass eine Unterscheidung möglich ist.
- Die Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren.
- Die Informationen über das Archiv muss man systematisch inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff schützen. Zugriffe auf das Archiv muss man registrieren und diese Daten ebenso lange aufbewahren wie die dazugehörigen Datenträger.
