E-Mail-Account des Arbeitnehmers: Wann darf die Arbeitgeberin darauf zugreifen?
Annja Mannhart
Annja Mannhart, RA, lic. iur., CGN-HSG, ist Rechtsanwältin in Zürich, unter anderem für Datenschutz- und öffentliches Personalrecht. Sie ist zudem zertifizierte Verhandlungsexpertin («negotiations»).
Passende Arbeitshilfen
Private E-Mails eines Arbeitnehmers dürfen grundsätzlich nicht gelesen werden – weder von der Arbeitgeberin noch von anderen Arbeitnehmern. Das Recht hält zwar keine spezifischen Vorgaben bereit, Obligationenrecht und Datenschutz setzen jedoch die Eckpfeiler für den Umgang mit dem E-Mail-Account des Arbeitnehmers. Die Arbeitgeberin hat gemäss Art. 328 Abs. 1 OR die Pflicht, die Persönlichkeit des Arbeitnehmers zu achten und zu schützen. Sie darf sodann Daten des Arbeitnehmers gemäss Art. 328b OR nur bearbeiten, soweit sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Im Übrigen gelten die Datenschutzbestimmungen.
Schutz des privaten E-Mail-Verkehrs
Daten in einer E-Mail an eine Adresse, die auf den Namen des Arbeitnehmers lautet (wie claudio.lavoro@unternehmen.ch), können diesem eindeutig zugeordnet werden. Es handelt sich also um Personendaten gemäss Art. 3 lit. a DSG, und damit greift der Datenschutz.
Handelt es sich bei den Informationen in der E-Mail um private Angelegenheiten des Arbeitnehmers, kann die Arbeitgeberin kein rechtlich geschütztes Interesse geltend machen, von diesem privaten Inhalt Kenntnis zu erlangen (vgl. Art. 328 Abs. 1 OR und Art. 328b OR). Die Arbeitgeberin darf den Inhalt von privaten E-Mails selbst dann nicht lesen, wenn die private Nutzung von Geschäfts-Mailboxen laut Arbeitsvertrag bzw. Reglement verboten ist. Sie darf zwar das Nutzungsverbot für privaten E-Mail-Austausch überwachen, jedoch nur anhand der Adressierungselemente. Auch muss diese Überwachung gerechtfertigt und verhältnismässig sein und dem Arbeitnehmer im Voraus mitgeteilt werden. Eine systematische Überwachung von E-Mails durch sogenannte Content Scanner ist nicht zulässig.
Auch eine funktionsbezogene, unpersönliche Adresse (wie sales@unternehmen.ch) ist in dieser Hinsicht nicht der Weisheit letzter Schluss, weil auch an eine solche E-Mail-Adresse Nachrichten mit persönlicher Ansprache und privatem Inhalt gesendet werden können. Eine gewisse Hemmfunktion für das Versenden persönlicher Inhalte wird die augenscheinlich unpersönliche, geschäftsbezogene Natur einer solchen Adresse jedoch auf Absender und Empfänger entfalten.
Abgrenzung zwischen geschäftlichen und privaten E-Mails
Die Arbeitgeberin ist gehalten, den privaten Charakter einer E-Mail anhand gewisser Elemente zu erkennen; so kann eine E-Mail z.B. anhand der Adressierung bzw. des Betreffs als privat erkennbar sein. Fehlen solche Anhaltspunkte, ist es bei E-Mails in der Regel schwierig, den privaten Charakter zu erkennen. Dieser ergibt sich meist erst aus dem Inhalt an sich. Im Zweifelsfall sollte die Arbeitgeberin eine E-Mail nicht lesen, weil private Nachrichten einem uneingeschränkten Schutz (Post-/Fernmeldegeheimnis) unterstehen. Es empfiehlt sich daher, dem Arbeitnehmer die Weisung zu erteilen, private E-Mails als solche zu kennzeichnen bzw. in einem separaten Ordner abzulegen. Ansonsten bzw. bei Bestehen eines Nutzungsverbots für privaten E-Mail-Verkehr ist der Arbeitnehmer ad hoc und im Einzelfall zu fragen, ob eine bestimmte E-Mail privat ist oder nicht.
Zugriff auf E-Mail-Account des Arbeitnehmers während Abwesenheit
Die Arbeitgeberin kann nicht ohne Weiteres auf den E-Mail-Account eines Arbeitnehmers zugreifen. Bei Abwesenheiten wie Krankheit oder Unfall muss die Arbeitgeberin die Einwilligung des betroffenen Arbeitnehmers einholen, um rechtmässig auf dessen Mailbox zugreifen zu dürfen (Art. 13 Abs. 1 DSG; Art. 4 Abs. 5 DSG). Aus Beweisgründen sollte die Einwilligung des Arbeitnehmers schriftlich erfolgen. Die Arbeitgeberin muss dabei insbesondere klar darlegen, weshalb sie auf den E-Mail-Account des Arbeitnehmers zugreifen muss.
Beim Zugriff auf den E-Mail-Account des Arbeitnehmers sind die Grundsätze der Datenbearbeitung gemäss Art. 4 DSG zu beachten; die Arbeitgeberin ist darauf beschränkt, auf die für den Betrieb notwendigen Informationen zuzugreifen und eine Abwesenheitsnotiz mit Angabe einer Stellvertretung zu erstellen. Ist dies erledigt, hat die Arbeitgeberin die Mailbox des Arbeitnehmers wieder zu verlassen. Um zu verhindern, dass private Nachrichten gelesen werden, sind diese am besten nach dem Vieraugenprinzip auszusondern.
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