Datenschutzerklärung für Mitarbeitende: Was ändert sich mit dem revidierten Datenschutzgesetz?
Marco S. Meier
Marco S. Meier, RA, MLaw, CIPP/E, Informatiker EFZ, ist Partner bei Binder Rechtsanwälte KLG. Er berät und vertritt nationale und internationale Klienten in sämtlichen Bereichen des IT-, Technologie-, Datenschutz-, Cyber-Security- und Immaterialgüterrechts sowie in technologiebezogenen Compliance-Fragen, wie beispielsweise dem Einsatz oder der Entwicklung von künstlicher Intelligenz (KI). Zudem ist er versiert in Software- und Lizenzfragen sowie Technologie- und Outsourcing-Projekten in diversen Branchen. Die Beilegung von Streitigkeiten im ICT-Bereich sowie die Beratung bezüglich digitaler Marketingaktivitäten und IT/IP M&A-Transaktionen sind weitere Schwerpunkte seiner Tätigkeit.
Anna Neukom Chaney, lic. iur.
Anna Neukom Chaney ist Fachanwältin SAV Arbeitsrecht und Partnerin bei Binder Rechtsanwälte KLG. Sie steht Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer bezüglich aller Aspekte privat- als auch öffentlich-rechtlicher Arbeitsverhältnisse beratend zur Seite und vertritt diese als langjährige Prozessanwältin auch vor Gericht.
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Mitarbeitende müssen über Datenbearbeitungen informiert werden
Mit dem Inkrafttreten des revDSG am 1. September 2023 wird das Datenschutzrecht in der Schweiz modernisiert. Dabei wird – nebst einigen anderen Pflichten – eine Informationspflicht eingeführt. Im Rahmen dieser sind die verantwortlichen Unternehmen verpflichtet, alle betroffenen Personen angemessen über die Beschaffung von Personendaten zu informieren. Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Auch im Arbeitsverhältnis werden ab der Anstellung bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses Personendaten beschafft und Datenbearbeitungen vorgenommen, über welche mit dem Inkrafttreten des revDSG informiert werden muss.
Es ist etwa an Namen oder Kontaktdaten von Mitarbeitenden in Personaldossiers oder HR-Systemen sowie an andere Angaben, die es indirekt ermöglichen, Mitarbeitende zu identifizieren (z.B. die Mitarbeiternummer), zu denken. Bearbeitet wird auf alle möglichen Arten, ob bewusst und gewollt oder unbewusst und nebenbei; so zum Beispiel durch Erheben, Speichern, Löschen oder Zugriff auf Personendaten. Mit anderen Worten: Die Regeln des Datenschutzrechts gelten nicht nur im Verhältnis zu Kunden oder Webseitenbesuchern, sondern auch bei Bewerbern und im Arbeitsverhältnis selbst.
Beispiele von Datenbearbeitungen im Arbeitsverhältnis:
- Rekrutierung
- Personaladministration
- Führung des Personaldossiers
- Lohnbuchhaltung
- Schulungsmanagement
- Karriereentwicklung
- Leistungsauswertung
- Mitarbeiterüberwachung
- etc.
Erfüllung der Informationspflicht mittels einer Datenschutzerklärung für Mitarbeitende
Zur Erfüllung der Informationspflicht des revDSG müssen Unternehmen ihre Mitarbeitenden über sämtliche Datenbearbeitungen im Bewerbungsprozess und während des Arbeitsverhältnisses informieren. Die Mitarbeitenden müssen vor der Bearbeitung der Personendaten mit denjenigen Informationen versorgt werden, die erforderlich sind, um ihre Rechte als betroffene Personen (z.B. das Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung) auszuüben. Zudem müssen die Informationen eine transparente Bearbeitung der Personendaten gewährleisten. Darüber hinaus müssen die Informationen präzise, verständlich und leicht zugänglich sein. Wie kann diese Informationspflicht pragmatisch und zugleich korrekt umgesetzt werden? In der Praxis bietet sich die Information der Mitarbeitenden über eine Datenschutzerklärung an. Diese kann z.B. im Intranet publiziert werden, sodass sichergestellt ist, dass die Mitarbeitenden über die Möglichkeit verfügen, diese einzusehen. Für neue Mitarbeitende bietet es sich an, die Datenschutzerklärung der Eintrittsdokumentation beizulegen oder im abgegebenen Personalreglement oder dem Arbeitsvertrag selbst auf die Datenschutzerklärung hinzuweisen.
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