Datenschutz Schweiz: Inwieweit ist die Bearbeitung von Personaldaten zulässig?
Dr. iur. Urs Egli
Rechtsanwalt Dr. iur. Urs Egli ist Gründungspartner der Anwaltskanzlei epartners Rechtsanwälte in Zürich (www.epartners.ch). Nach einer dreijährigen Tätigkeit am Bezirksgericht Zürich und einem Anwaltspraktikum in Newcastle upon Tyne (GB) arbeitete er zunächst auf dem Rechtsdienst von AT&T/NCR in der Schweiz. Seit 1997 hat er als Wirtschaftsanwalt eine grosse Zahl von Klienten betreut und sich insbesondere auf den Gebieten Informatik- und Technologierecht sowie Arbeitsrecht einen Namen gemacht. Dr. Urs Egli publiziert regelmässig auf diesen Gebieten und tritt als Referent an Fachveranstaltungen auf.
Dr. Nicole Vögeli, Fachanwältin SAV Arbeitsrecht
Dr. Nicole Vögeli, Rechtsanwältin und Fachanwältin SAV Arbeitsrecht, ist Counsel bei Suter Howald Rechtsanwälte in Zürich und leitet die Fachstelle Sozialrecht am Institut für Unternehmensrecht an der ZHAW School of Management and Law.
Thomas Wachter
Thomas Wachter war u.a. Personalverantwortlicher für den Bereich Research und Development in einem Industriebetrieb und als Leiter HR-Instrumente und Lohnsysteme im Personaldienst des Kantons Luzern. Für WEKA Business Media AG ist er seit vielen Jahren tätig als Herausgeber und Autor für verschiedene HR-Themen.
Passende Arbeitshilfen
1. Zulässigkeit der Datenbearbeitung
Die Datenbearbeitung ist im Arbeitsverhältnis einzig zur Prüfung der Eignung des Arbeitnehmers oder zur Durchführung des Arbeitsvertrages zulässig. Zusätzlich gelten die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes (Art. 328b OR).
Wichtig in diesem Zusammenhang ist, dass der Arbeitnehmer einer Datenbearbeitung ausserhalb von Art. 328b OR nicht gültig zustimmen kann.
2. Inhalt des Personaldossiers
Zum Personaldossier gehört alles, was der Arbeitgeber im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis über seine Arbeitnehmer aufzeichnet. Insbesondere gehören zum Personaldossier: Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Referenzauskünfte, Eignungsabklärungen), Anstellungsvertrag, Stellenbeschreibung, Vertragsänderungen, Beförderungen, Mitarbeiterbeurteilungen, Lohnausweise, Spesenabrechnungen, Lohnerhöhungen, Bonusberechnungen, Krankmeldungen, Arztzeugnisse, Ferien- und Urlaubsanträge, Ausbildungsvereinbarungen, Ausbildungszertifikate, Abmahnungen, Kündigungsschreiben, Austrittsvereinbarungen etc. Zum Personaldossier gehört auch die Arbeitszeit- und Ferienkontrolle. Die Erfassung der Arbeitszeit ist gesetzlich vorgeschrieben (Art. 46 ArG und Art. 73 Abs. 1 ArGV 1).
Unter dem Personaldossier werden in erster Linie diejenigen Akten verstanden, welche von der Personalabteilung verwaltet werden. Zum Personaldossier im rechtlichen Sinn gehört jedoch auch, was ausserhalb des offiziellen Personaldossiers aufbewahrt wird. Dies gilt insbesondere für alle nur elektronisch verarbeiteten Informationen.
Geheime Personalakten (sog. graue Dossiers) sind unzulässig, respektive auch sie unterliegen dem Auskunfts- und Berichtigungsrecht des Arbeitnehmers.
3. Registrierungspflicht
Das Personaldossier ist eine Datensammlung im Sinne des Datenschutzgesetzes. Es stellt in der Regel ein Persönlichkeitsprofi l dar (siehe dazu Art. 3 lit. d DSG ) und enthält oft auch besonders schützenswerte Personendaten (siehe dazu Art. 3 lit. c DSG). Deshalb gelten hinsichtlich des Datenschutzes erhöhte Anforderungen.
Trotzdem besteht keine Pflicht, das Personaldossier beim eidgenössischen Datenschutz und Öffentlichkeitsbeauftragen (EDÖB) zu registrieren, solange nur Informationen gesammelt werden, die im Zusammenhangen mit dem Arbeitsverhältnis erforderlich sind.
4. Pflichten bei der Bearbeitung
Die im Personaldossier aufbewahrten Daten müssen richtig sein (Art. 5 DSG). Dies ist vom Arbeitgeber periodisch zu prüfen, zum Beispiel hinsichtlich der Wohnadresse sowie des Zivilstandes.
Das Personaldossier muss durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen eine unbefugte Bearbeitung oder Kenntnisnahme geschützt sein (Art. 7 Abs. 1 DSG). Befugt ist die Bearbeitung oder Kenntnisnahme durch die Personalabteilung sowie die direkten Vorgesetzten. Physisch vorhandene Dokumente (Hardcopies) sind verschlossen aufzubewahren, elektronische Akten sind mit Zugriffsberechtigungen zu schützen.
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