Verwaltungskosten: Im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung
Dr. iur. Urban Hulliger
Dr. iur. Urban Hulliger ist als Rechtsanwalt in der Zürcher Anwaltskanzlei Rohrer Müller Partner AG sowohl prozessierend als auch beratend vorwiegend im Bereich des Immobilienrechts tätig (www.rmp.ch). Vormals arbeitete Urban Hulliger als Mitarbeiter einer führenden Zürcher Wirtschaftskanzlei sowie von 2002 bis 2004 als Gerichtssekretär am Mietgericht Zürich.
Passende Arbeitshilfen
Rechtsgrundlagen
Art. 4 Abs. 3 VMWG
Art. 5 Abs. 2 lit. i VMWG
Verwaltungskosten im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung
Der Vermieter ist von Gesetzes wegen bzw. von Verordnung wegen berechtigt, dem Mieter die im Zusammenhang mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung entstehenden Verwaltungsaufwendungen als zusätzliche Nebenkosten in Rechnung zu stellen, und zwar "nach Aufwand oder im Rahmen der üblichen Ansätze" (vgl. Art. 4 Abs. 3 VMWG). Dies gilt insbesondere auch für die Heizkosten (vgl. Art. 5 Abs. 2 lit. i VMWG).
Höhe der Verwaltungskosten im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung
Es ist zuweilen strittig, welcher Prozentbetrag der Nebenkosten als Verwaltungskosten zugelassen ist. Wollen sich die Parteien eine spätere Auseinandersetzung darüber von vornherein ersparen, empfiehlt es sich, den betreffenden Prozentsatz im Rahmen der Nebenkostenliste zu vereinbaren. Dies geschieht am besten, indem eine entsprechende Nebenkostenposition aufgeführt wird, beispielsweise mit folgendem Wortlaut: "Verwaltungskosten für Nebenkostenabrechnung: 4 % der Abrechnungssumme".
Es ist nochmals ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass die entsprechenden Verwaltungskosten Kraft der bereits erwähnten Verordnungsbestimmungen (Art. 4 Abs. 3 und Art. 5 Abs. 2 lit. i VMWG) auch dann separat abgerechnet werden dürfen, wenn in der Nebenkostenauflistung keine entsprechende Position im Mietvertrag explizit aufgeführt ist.
Als konkreter Prozentsatz sind, je nach Region, Werte von 3,5 % bis 4,5 % am meisten verbreitet. Bei Gasheizungen werden tendenziell 0,5 % weniger in Anschlag gebracht, weil bei Gasheizungen der wiederkehrende Aufwand des Brennstoffeinkaufes entfällt.
Mietervertreter fordern bisweilen, dass auch bei verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnungen (VHKA) ein tieferer Prozentsatz zur Anwendung kommen müsse, wenn die Aufteilung der Heizkosten auf die Mieter nicht von der Verwaltung, sondern von einer externen Spezialfirma vorgenommen wird, deren Honorar ebenfalls in der Heizkostenabrechnung aufgeführt ist, weil dann der entsprechende Aufwand der Verwaltung entfalle. Hier gilt es aber zu beachten, dass bei der verbrauchsabhängigen Heizkostenabrechnung der Aufwand der Verwaltung zufolge der mit der Spezialfirma zu führenden Korrespondenz und auch als Folge erfahrungsgemäss vermehrter Rückfragen seitens der Mieter mindestens so gross ist wie bei einer konventionellen Abrechnung nach Quadrat- oder Kubikmetern (oder einem anderen sachgerechten Verteilschlüssel).
Weitere Verwaltungskosten als Nebenkosten?
Sollen über die Kosten im Zusammenhang mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung hinausgehende weitere Verwaltungskosten als Nebenkosten separat vom Nettomietzins erhoben werden, so ist die Frage der Zulässigkeit differenziert zu betrachten. Zwar lässt sich sicher sagen, dass gewisse Verwaltungsaufwendungen "mit dem Gebrauch der Sache zusammenhängen" und somit grundsätzlich nebenkostenfähig sein müssten. Doch umgekehrt muss konzediert werden, dass zumindest ein gewisser Verwaltungsaufwand auch bei leer stehenden Liegenschaften entsteht bzw. nicht mit dem Gebrauch der Sache zusammenhängt. Sodann ist davon auszugehen, dass beispielsweise die mit dem Unterhalt, den Reparaturen und den Erneuerungen am Mietobjekt zusammenhängenden Verwaltungskosten den Mietern zufolge der Nebenkostenunfähigkeit dieser Aufwendungen wohl ebenfalls nicht als Nebenkosten berechnet werden dürfen.
Die diesbezüglich in der Lehre anzutreffende Unsicherheit erstaunt also nicht. Ein Lösungsansatz könnte sein, dass die Parteien sich für einen Teil der insgesamt entstehenden Verwaltungskosten, beispielsweise für pauschal 2/3 der Kosten, darauf einigen, dass diese mit dem Gebrauch der Sache zusammenhängen würden und somit nebenkostenfähig seien. Entsprechend könnten dann 2/3 des Honorars und der Auslagen der externen Verwaltung als Nebenkosten abgerechnet bzw. aus dem Nettomietzins ausgegliedert werden. Da in diesem Fall aber die Abgrenzung zum im Zusammenhang mit der Nebenkostenabrechnung entstehenden Verwaltungsaufwand schwierig wird, wird man bei einem solchen Modell wohl die Nebenkosten-Verwaltungskosten nicht auch noch parallel in Anschlag bringen können. Zudem könnte bei einer solchen Vereinbarung nicht garantiert werden, dass sie dem zwingenden Mietrecht stand hält, wenn ein mit dieser Frage befasstes Gericht zum Schluss kommen sollte, beispielsweise höchstens ein ½ der Verwaltungskosten seien allenfalls nebenkostentauglich.
Wer in diesem Zusammenhang keine Risiken eingehen möchte, sollte daher besser beim klassischen Verwaltungskosten-Modell bleiben und nur die wirklich nebenkostenbezogenen Verwaltungskosten als Nebenkosten abrechnen, d.h. die Kosten im Zusammenhang mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung.
