Liegenschaftsverwaltungsvertrag: Was Sie dazu wissen müssen
WEKA Redaktionsteam
Das WEKA Redaktionsteam besteht aus 8 hochmotivierten Redakteuren/Redakteurinnen mit fundiertem Know-how und Praxiserfahrung aus verschiedensten Fachbereichen. Ihr Ziel ist es, Sie bei der effizienten und sicheren Umsetzung Ihrer Aufgaben in der Praxis kompetent zu begleiten und Sie bei Herausforderungen beratend zu unterstützen. Dies mit einem hohen Anspruch an Qualität und Aktualität.
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Einführung
Auch wenn heute noch die Tätigkeitsbezeichnung "Liegenschaftsverwalter" gebräuchlich ist, haben sich die Aufgaben im Umgang mit den Liegenschaften grundlegend verändert. Genügte es früher noch, den Bestand an Immobilien zu verwalten, ist heute zwingend ein Denken in die Zukunft, sind Visionen gefordert. Bei der Analyse des Nachfragemarkts stellen wir fest, dass zum Beispiel Wohnungen mit fünf oder mehr Zimmern kaum mehr marktgängig sind. Ehescheidungen, Patchwork-Familien mit zwei Wohnungen und dergleichen verlangen nach Wohneinheiten, welche bezahlbar sind, wenn beide Hälften einer ehemaligen Familie neu eine eigene Wohnung benötigen. Gleichzeitig benötigen aufgrund der Demografie immer mehr ältere Menschen bezahlbaren Wohnraum in der gewohnten Umgebung. Schon diese Umstände zeigen auf, dass der Bewirtschafter Visionen haben muss, wie er die Mietobjekte zum Beispiel einer Grossüberbauung aus den 1970er-Jahren mit vielen Wohnungen für kinderreiche Familien neu formieren will und welcher Wohnungsmix marktgängig ist, ob eine Verdichtung möglich oder angesagt oder vielleich ein Rückbau die sinnvollere Variante ist. Das Denken in verschiedenen Szenarien auf verschieden Ebenen macht die Tätigkeit des Immobilienbewirtschafters interessanter als die des Verwalters. Es setzt aber voraus, dass sich der Bewirtschafter am Markt orientiert und sich überlegt, wie er den Ertrag für den Eigentümer längerfristig sichern kann. Dabei muss der Immobilienbewirtschafter selbstverständlich nicht alle Fachgebiete wie die Raumplanung, die Architektur, die Soziologie und weitere abdecken. Er muss aber die Visionen dem Eigentümer darlegen und anschliessend, wenn seine Marschrichtung definiert ist, die Verwirklichung der Vision vorantreiben und als Manager die verschiedenen Fachleute zusammenführen und im Projekt das Zusammenspiel leiten.
Beachten Sie, dass Sie unter Umständen dem Eigentümer mit dem Nettomietertrag den Lebensunterhalt sichern müssen. Dies insbesondere dann, wenn ein Patron, welcher nicht immer genügend Ertrag zur Äufnung der Altersvorsorge zur Verfügung hat, sich zum Schluss seiner Erwerbstätigkeit noch eine Renditeliegenschaft erwirbt, deren Ertrag ihm die Rente sichern soll.
Verantwortung gegenüber den Hauseigentümern
Gegenüber der Hauseigentümerschaft ist der Bewirtschafter wie folgt verantwortlich:
- Ertrag auf der Liegenschaft
- Vollvermietung der Liegenschaft
- Erkennen von Schwachstellen der Liegenschaft, sowohl im Zustand wie auch z.B. im Wohnungsmix
- Erhalten der Bausubstanz und des Werts
- Gewährleisten der Sicherheit in der und um die Liegenschaft
Der Liegenschaftsverwalter ist in erster Linie Vertreter der Hauseigentümer.
Verantwortung gegenüber den Mietern und Benutzern
Gegenüber den Mietern und Benutzern der Liegenschaft ist er wie folgt verantwortlich:
- Er gewährleistet die Nutzbarkeit der Liegenschaft gemäss den vertraglichen Abmachungen und die Sicherheit gegenüber den Mietern.
- Er sorgt für die Einhaltung der Mietverträge.
- Er bearbeitet die Anliegen der Mieter.
Der Bewirtschafter ist nicht Vertreter der Mieter, sondern er vertritt die Bedürfnisse und Ansprüche der Mieter gegenüber dem Eigentümer.
Ziele und Grundsätze optimaler Bewirtschaftung
- Hauptziel der Immobilienbewirtschaftung sollte nie die maximale Rendite sein. Nur die optimale Rendite bringt längerfristig maximalen Nutzen.
- Optimal verwalten heisst, den Zustand der Liegenschaft genau kennen, langfristig planen und budgetieren und mit entsprechenden Mitteln die Substanzerhaltung und Werterhaltung der Liegenschaft gewährleisten.
- Optimal verwalten heisst nicht Gewinnabschöpfung, sondern Reinvestition.
- Für den Bewirtschafter ist es wichtig, seine Grenzen zu kennen. Noch immer gehen Bewirtschafter bei Rechtsproblemen und bei der Instandhaltung der Liegenschaft zu grosse Risiken ein.
- Das frühzeitige Beiziehen von Fachleuten entlastet ihn gegenüber den Hauseigentümern und bietet erst noch Gewähr für eine fachgerechte Lösung der Probleme.
- Im Verwalterhonorar ist das Eingehen von übermässigen Risiken nicht eingeschlossen.
Der Liegenschaftsverwaltungsvertrag wird normalerweise zwischen Hauseigentümer und Immobilienverwalter abgeschlossen.
Der Hauseigentümer überträgt dem Bewirtschafter die Bewirtschaftung seiner Liegenschaften und honoriert ihn dafür.
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Aufgaben des Bewirtschafters
Aufgabe des Hauseigentümers ist es, alles daranzusetzen, dass der Zustand der Liegenschaft erhalten werden kann. Er ist primär verantwortlich für die Nutzbarkeit der Liegenschaft entsprechend den abgeschlossenen Mietverträgen und stellt dazu die nötigen Mittel zur Verfügung. Er erarbeitet mit dem Bewirtschafter langfristige Zielvorgaben und grenzt die Kompetenzen des Verwalters ab. Die Zielvorgabe darf sich nicht einfach in einer Prozentzahl der angestrebten Eigenkapitalrendite erschöpfen. Vielmehr muss der Eigentümer den Bewirtschafter "ermuntern", in die Zukunft zu denken und sich zu überlegen, wie die Liegenschaft in fünf, in zehn und mehr Jahren aussehen soll. Stimmt der Wohnungs- oder der Gewerbeflächenmix noch? Entspricht die Umgebung noch den Bedürfnissen oder ist der einst begehrte riesige Kinderspielplatz nur noch eine Brache, welche mangels Kindern in der Überbauung kaum mehr genutzt wird? All diese Gedanken muss sich ein gewiefter Bewirtschafter machen, damit der seinem Kunden längerfristig die Eigenkapitalrendite sichern kann.
Der Bewirtschafter übernimmt folgende Aufgaben: Er
- vertritt den Eigentümer und besitzt die nötigen Vollmachten dazu,
- führt die Liegenschaftsbuchhaltung und erstellt die Abschlüsse,
- erstellt die Heiz- und Nebenkostenabrechnungen,
- führt den Verkehr mit Mietern, Handwerkern, Lieferanten und Behörden,
- prüft die Neumieter,
- schliesst Mietverträge ab,
- kontrolliert regelmässig die Mietverträge und Mietzinse,
- ist verantwortlich für die rechtzeitige Anpassung der Mietverträge an veränderte Gegebenheiten (Referenzzinssatz etc.),
- führt Wohnungsabnahmen und Übergaben durch und ist verantwortlich für deren Protokollierung,
- ist Mittler zwischen allen Parteien,
- ist zuständig für die Beilegung von Mietstreitigkeiten vor der Schlichtungsbehörde, dem Friedensrichter und ordentlichen Gerichten,
- führt das Inkasso der Mietzinse und Nebenkosten durch,
- führt Zustandskontrollen durch und erstellt die entsprechenden Protokolle,
- analysiert den Zustand der Liegenschaft und stellt Langzeitbudgets und Langzeitplanungen auf,
- ist verantwortlich für den Zustand der Liegenschaften,
- ordnet werterhaltende Arbeiten und Reparaturen im Rahmen seiner Kompetenzen an,
- vergibt Arbeiten im Auftrag der Eigentümer und zu deren Vorteil,
- bezahlt die anfallenden Rechnungen,
- ist verantwortlich für die Sicherheit in der und um die Liegenschaft,
- stellt den Hauswart an, instruiert und kontrolliert ihn,
- stellt dem Hauswart die notwendigen Mittel und Geräte zur Verfügung,
- überwacht die Entwicklung betreffend Gesetzesänderungen und Änderungen von Vorschriften,
- behält die Entwicklung der umliegenden Parzellen und Liegenschaften im Auge und kennt Preisentwicklungen, Landesindex und die Situation auf den Hypothekarmarkt.
Vorarbeiten vor der Übernahme einer Bewirtschaftung
Wichtig: Eine Liegenschaft sollte nicht unbesehen in die Bewirtschaftung übernommen werden.
Folgende Punkte werden sinnvollerweise vorgängig gekärt:
- Warum will der Eigentümer die Bewirtschaftung wechseln?
- Hat die Bewirtschaftung schon öfters gewechselt?
- Beurteilen der vorhandenen Unterlagen
- Auskunft über den Hauseigentümer einholen
- Erkundungen im Quartier einholen
- Lage der Liegenschaft beurteilen
- Mieterspiegel beurteilen
- Mietzinse auf Ortsüblichkeit vergleichen
- bei Mietausständen Gründe abklären
- bei Leerständen Dauer und Gründe abklären
- Anzahl und Häufigkeit der Mieterwechsel
- Zustand der Liegenschaft erheben
- Berechnen der Kosten für die kurz- und langfristigen Investitionen
- Berechnen der möglichen Rendite
- Gespräch mit Hauseigentümer über die Aussichten betreffend Investitionen, Veränderungen und Rendite
- Bedingungen formulieren
- Vorlegen des Liegenschaftsverwaltungsvertragsentwurfs
Erst wenn alle oben genannten Punkte geklärt sind, kann das Bewirtschaftungsmandat entgegengenommen werden.
Viele Bewirtschaftungsmandate scheitern an den ungenügenden Vorabklärungen. Meist fallen infolge des durch die bisherige "Verwaltung" vernachlässigten Unterhalts, womit diese eine gute Eigenkapitalrendite ausweisen konnte, hohe Investitionen an. Diesen Umstand gilt es gegenüber dem Eigentümer zu erklären und darzulegen, weshalb die vielleicht zu hohen Renditeziele in einer Übergangsphase nicht erreicht werden können. Ohne diese Informationen ist der Hauseigentümer mit dem neuen Mandatsträger unzufrieden und wechselt erneut die Bewirtschaftung. So entsteht eine Spirale nach unten, denn schlussendlich kann nur noch der eigentlich untaugliche "Verwalter" das Ziel des Eigentümers, eine möglichst hohe Rendite zu erfüllen, welcher den Unterhalt weiterhin vernachlässigt und die Liegenschaft verkommen lässt.
Fazit
Bewirtschaften ist nicht verwalten, sonder es ist das ideale Zusammenspiel zwischen Hauseigentümern, Bewirtschaftern, Fachplanern, Hauswartung, Handwerkern und Mietern.
Im Aktienmarkt ist zufriedenes Kapital das angenehmste Kapital. Gleich verhält es sich im Immobiliargeschäft. Der Mieter ist das Kapital, und es gibt auch hier nichts Angenehmeres als zufriedenes Kapital.
Liegenschaften bewirtschaften heisst Verantwortung übernehmen in vielen Bereichen – Verantwortung nicht nur gegenüber den Hauseigentümern, sondern auch gegenüber den Mietern und Benutzern einer Liegenschaft.
