Systèmes d'horaires flexibles: Heures supplémentaires et heures négatives
Thomas Wachter
Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.
Aides de travail appropriées
Principe de l’horaire flexible
L’horaire flexible est le modèle de temps de travail le plus répandu. La durée quotidienne de travail est divisée en heures bloquées et en heures flexibles. Pendant les heures bloquées – par exemple de 08h30 à 11h30 et de 14h à 16h30 – la présence est obligatoire. Les autres heures – par exemple entre 06h30 et 20h00 – sont des plages d’horaires flexibles. Pendant ces périodes, les collaborateurs peuvent choisir librement d’être présents ou absents de leur poste de travail, dans certaines limites. De nombreuses entreprises ont décidé de supprimer les horaires bloqués. Les collaborateurs déterminent leurs horaires de travail en concertation et en tenant compte des horaires de l’entreprise et des besoins des clients, dans les limites du travail de jour (de 06h00 à 20h00) ou des limites fixées par l’entreprise (par exemple de 07h00 à 19h00). Parfois, ce modèle d’horaires de travail n’est plus appelé modèle d’horaire flexible, mais «durée variable du travail». Cette distinction n’est pas pertinente ici. Le temps de travail prescrit (temps de travail théorique) doit être respecté au cours d’une période de décompte à définir, les heures positives et négatives étant autorisées dans un intervalle plus ou moins large.
Saisie du temps de travail
En règle générale, les horaires flexibles sont combinés à une saisie électronique du temps de travail. Le temps de travail théorique, le temps de travail effectif et le solde de temps de travail sont indiqués en permanence. Les petites entreprises utilisent également des solutions Excel, par exemple, comme alternative aux outils professionnels de gestion du temps de travail.
Besoin de réglementation
Règlement sur l’horaire flexible
Le règlement sur l’horaire flexible définit les points essentiels de l’autonomie en matière de temps de travail. Il règle par exemple:
- le domaine d’application (collaborateurs, cadres, domaines de l’entreprise, valable à partir du, etc.)
- la durée hebdomadaire normale du travail
- les horaires bloqués, les horaires variables, les limites du temps de travail, les jours de la semaine
- les heures d’exploitation, l’accessibilité pour les clientes et les clients
- le temps de pause
- les réglementations légales et leur respect
- la saisie du temps de travail, la saisie ultérieure des horodateurs et des absences
- le solde maximum d’horaires variables, l’expiration des heures, la procédure en cas d’heures négatives
- la compensation à l’heure, à la journée, le nombre maximal de jours de compensation
- la distinction entre les heures supplémentaires et les soldes d’horaires variables
- les vacances
- les jours fériés, les heures anticipées
- les empêchements de travailler, planifiables et les rendez-vous médicaux et dentaires non-planifiables,
- les heures de thérapie, etc.
- le crédit en cas d’absences privées telles que déménagement, mariage, etc.
- le crédit de temps maximal en cas d’absence de l’entreprise, les absences pour raisons professionnelles, la formation continue, etc.
- les règles d’application en cas de temps partiel
- l’information et la compétence décisionnelle des collaborateurs/supérieurs hiérarchiques
Collaborateurs à temps partiel
Dans la pratique, il convient de tenir compte de certains points relatifs à l’élaboration du règlement et à sa mise en oeuvre pour les collaborateurs à temps partiel.
Limites en fonction du taux d’occupation?
Il faut décider si les limites fixées dans le règlement doivent être réduites ou non pour les collaborateurs à temps partiel en fonction de leur taux d’occupation. On pense souvent que cela va de soi.
EXEMPLE DE LA PRATIQUE: Pour les collaborateurs à temps partiel dans une entreprise, la limite maximale de l’horaire flexible est de 30 heures. Une collaboratrice travaille à 50%, la limite maximale est, selon le règlement de l’horaire flexible de travail, de 15 heures. Le supérieur hiérarchique souhaite que, du fait d’une absence pour des vacances, la collaboratrice travaille pendant une semaine à plein temps. Ce qui va lui faire franchir cette limite. Il faut donc réfléchir si la réduction de la limite a du sens ou si la flexibilité possible de la collaboratrice à temps partiel relève justement de l’intérêt de l’entreprise.
Jours fériés
C’est justement l’horaire flexible qui permet de tenir compte de manière appropriée des jours fériés pour les employés à temps partiel. Dans une entreprise, la durée théorique du travail est de 40 heures. Une collaboratrice travaillant à 50% y est active du lundi au mercredi midi. Son temps de travail théorique est de 20 heures. Pendant la semaine de Pâques, la durée théorique du travail est de 32 heures pour les collaborateurs à temps plein et de 16 heures pour les collaborateurs à temps partiel. Sa collègue, qui travaille du mercredi midi au vendredi, profite-t-elle aussi proportionnellement du jour férié, son temps de travail théorique est également de 16 heures. Cela permet d’éviter les conflits liés aux jours fériés. Sinon, certains collaborateurs à temps partiel profiteraient régulièrement de plus de jours fériés que d’autres, car dans de nombreux cantons, par exemple, davantage de jours fériés tombent un lundi.
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