Systèmes de saisie du temps de travail: A quoi faut-il veiller?
Max Keller
Max Keller est directeur de la société Siaxma SA à Oensingen qui développe des logiciels de gestion de la sécurité et du temps ainsi que gestion du personnel.
Aides de travail appropriées
Systèmes de saisie du temps de travail
Pour l’acquisition d’un nouveau système ou le remplacement d’un système de saisie du temps de travail, il est fortement recommandé de procéder à une évaluation professionnelle. Au cours de ce processus, toute une série de questions se posent à vous et au fournisseur potentiel, à commencer par les exigences légales et les règlements sur le temps de travail de l’entreprise. Pour les petits systèmes, un questionnaire bien structuré est suffisant tandis que pour les grandes installations ou les exigences particulières, un ensemble clair d’exigences est indispensable.
Tout d’abord: formuler clairement les besoins
Diverses raisons peuvent déclencher la nécessité d’évaluer un logiciel: le désir d’optimiser les coûts, une efficacité accrue, une meilleure intégration dans l’entreprise ainsi qu’une fonctionnalité et une flexibilité accrues. Il est donc important que vous connaissiez déjà vos idées et vos conditions générales pendant l’idée du projet, que vous les affiniez au cours de l’évaluation et que vous les consigniez sous une forme appropriée.
Cahier des charges et documents d’évaluation
Le cahier des charges est au cœur de chaque évaluation! Il doit être défini par le responsable ainsi que par les services spécialisés concernés. Étant donné que les exigences d’une future solution logicielle sont déjà définies avant le premier contact avec le fournisseur, il convient d’éviter les évaluations subjectives des produits existants ou d’autres préférences.
La définition conjointe des exigences détaillées implique les employés à un stade précoce du projet. Ceci est décisif par rapport à l’acceptation ultérieure de la nouvelle solution. Il est important de consigner les besoins par écrit et de les inclure dans un questionnaire destiné au fournisseur. Posez des questions claires auxquelles il pourra répondre par «oui» ou par «non».
Les avantages du cahier des charges sont
- Offre aux deux parties une certaine sécurité juridique
- Les malentendus sont supprimés dès le départ
- La coopération entre le client et le fournisseur devient plus simple et plus efficace
- Le prix et les produits de divers fournisseurs peuvent être comparés
- Fournit au client une certaine sécurité de planification pour l’analyse et l’introduction
Astuces de la pratique
Interfaces
Décrivez votre environnement logiciel et les systèmes qui devraient fonctionner avec la saisie des temps, par exemple un ERP, un logiciel de paie, etc. Demandez-vous si cela vous apportera de la valeur ajoutée et si vous souhaitez mettre en place les interfaces immédiatement ou à un stade ultérieur. Divers systèmes de saisie des temps proposent des modules supplémentaires tels que la saisie des prestations, la planification des absences et des équipes, etc. Pensez à l’avenir et considérez ces options au cours de l’évaluation.
Systèmes combinés
Avec un système combiné, par exemple la saisie des temps et le contrôle d’accès, déterminez s’il fonctionne avec une seule base de données ou si deux bases de données individuelles sont reliées via une interface. Cela signifie un double effort de maintenance et des coûts récurrents plus élevés.
Infrastructure
Modélisez votre structure informatique et définissez des exigences claires en ce qui concerne les caractéristiques du système afin que l’intégration dans votre environnement informatique soit possible sans surprise. Réfléchissez si vous souhaitez traiter et stocker les données numériques en interne (on-premises) ou si une solution d'hébergement avec transfert des données dans le cloud pourrait éventuellement s’avérer judicieuse. Un hébergement peut être comparé à la location de logiciels et de matériel informatique; il est surtout intéressant pour les PME.
Support
Certains clients veulent pouvoir modifier la configuration de manière autonome en plus de l’utilisation quotidienne, d’autres préfèrent laisser au fabricant le soin de le faire. Définissez l’assistance que vous voulez ou que vous attendez du fabricant.
Recommandations de produits
Combien cela coûtera-t-il?
Une distinction est faite entre les coûts d’investissement (uniques) et les coûts d’exploitation (récurrents). Des coûts internes et externes peuvent toutefois être encourus. Tenez également compte des coûts ultérieurs de maintenance par le biais de mises à jour et de mises à niveau. Après la mise en service, vous dépendrez pendant de nombreuses années d’une bonne collaboration avec le fournisseur. Cela exige des conventions transparentes sur l’étendue de l’aide et les coûts consécutifs.
Comment trouver un fournisseur?
Comment filtrer des fournisseurs potentiels sur le marché des logiciels? Outre vos connaissances personnelles, les sources suivantes sont à disponibles: Internet, littérature spécialisée/livres sectoriels, congrès/séminaires, références/recommandations, associations/groupements et foires spécialisées. On trouve également des consultants indépendants tout au long de la phase d’introduction.
Premier obstacle: l’examen de l’offre
Il est préférable de procéder en plusieurs étapes. Au stade de la première analyse, vous déterminez les fournisseurs possibles en fonction des besoins les plus importants. Ensuite, vous vérifiez la présentation, la clarté, l’exhaustivité et la cohérence de toutes les offres reçues. Les critères de Ko ont-ils été respectés? Si un critère impératif n’est pas rempli, le fournisseur est exclu.
Et ils ne restèrent plus que trois
Dans l’analyse détaillée, concentrez-vous sur un maximum de trois fournisseurs. Créez un plan d’évaluation dans lequel vous attribuez une note aux points que vous avez soulevés. Il s’agit essentiellement de déterminer le plus précisément possible le degré d’exécution et les coûts de la solution proposée.Des fiches d'évaluation avec les pondérations des différents critères servent d'outils. Vous pouvez également visualiser les fonctions dans un système de démonstration en direct et obtenir l’avis d’un client de référence.
Quand les dés sont jetés
Une fois que vous aurez saisi les valeurs d’utilité et les coûts totaux, vous pourrez utiliser ces deux composants pour déterminer la «meilleure solution». Un diagramme coûts-utilité peut être utile à cet égard.
Maintenant, ça devient sérieux
Après avoir opté pour une solution logicielle, la phase de mise en œuvre et les négociations contractuelles doivent être planifiées. Si vous utilisez déjà un système de saisie des temps, il est important de définir les données (soldes des vacances, soldes d’heures supplémentaires, etc.) à transférer à partir du système existant. Ceci permettra de rapprocher le nouveau système de l’ancien.
L’acceptation des employés est importante
Plus les gestionnaires et les supérieurs du système seront formés avant la mise en œuvre, plus les employés auront confiance dans le système par la suite. Vous devez donc noter combien de temps et à quelles étapes le fournisseur vous accompagnera pendant la phase de mise en œuvre. Demandez au fournisseur d’élaborer un concept de formation. Le système devrait par la suite être explicite pour les salariés. Les réglementations sur la durée du travail et les obligations liées à la saisie des temps doivent être connues. Un bon système offre la possibilité aux salariés non seulement d’enregistrer les heures de travail, mais aussi les absences et de faire des corrections tout en générant des requêtes et des rapports.
En bref
L’acquisition d’un logiciel de saisie des temps doit être soigneusement préparée. Vous pouvez difficilement éviter une évaluation professionnelle de plusieurs produits. Réfléchissez exactement à ce dont vous avez besoin et à ce à quoi vous vous attendez. Avant de prendre contact avec un fournisseur, notez en détail vos exigences et vos questions ainsi que celles de vos employés. Pensez à long terme et réfléchissez à l’opportunité d’intégrer des systèmes tiers. Vérifiez attentivement les offres et sélectionnez-les systématiquement. Si vous procédez de manière structurée et effectuez une évaluation propre, vous trouverez très probablement le produit qui répondra à vos besoins.
