Saisie biométrique du temps de travail: À quoi faut-il veiller en termes de droit de la protection des données?

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En cas de contrôle de l’inspectorat cantonal du travail, la documentation doit pouvoir être présentée, l’obligation de conservation s’étendant sur au moins cinq ans (art. 73 al. 2 et 3 OTr1). Dans la pratique, de nombreux employeurs n’ont pas pris conscience de cette obligation.

Pour mémoire: dans les cas usuels et pour autant que les conditions soient réunies pour renoncer à la saisie des temps de travail (art. 73a OTr1) ou en l’absence d’une saisie simplifiée convenue (art. 73b OTr1), il faut que les temps de travail soient documentés intégralement et sous forme exhaustive. Il faut notamment saisie ici ce qui suit (art. 73 al. 1 OTr1):

• les données personnelles des collaborateurs
• le temps de travail réalisé quotidiennement et sous forme hebdomadaire, y comp. le travail en compensation et en dépassement d’horaire ainsi que son emplacement
• les jours de congé et de remplacement hebdomadaires accordés dans la mesure où ceux-ci ne tombent pas régulièrement sur un dimanche
• la situation et la durée des pauses d’une demi-heure et plus
• les suppléments de salaire et/ou de temps dus selon la loi

Formes de saisie du temps de travail

Absence de prescription sur la forme de la saisie du temps de travail

La manière dont la durée du travail des collaborateurs doit être saisie sous forme concrète est laissée à la libre appréciation de l’employeur. Outre les feuilles classiques d’heures, il existe, dans l’intervalle, toute une série de modèles numériques de saisie du temps de travail: les transpondeurs, les solutions à base de logiciels ou le recours à des Apps spécifiques.

Alors que la saisie analogique du temps de travail fut pendant longtemps le cas le plus courant, les alternatives numériques sont désormais en train de prendre la relève. La saisie numérique du temps de travail par des systèmes logiciels ou Internet présente des avantages pour les employeurs par rapport à la saisie numérique des temps de travail. Ainsi, cela peut déboucher sur des simplifications dans les décomptes des salaires et offrir une meilleure transparence et sécurité juridique aux employeurs.

Les systèmes de saisie du temps de travail et/ou de contrôle d’accès à l’aide de données biométriques sont également à la mode en ce moment. Cela n’est pas surprenant puisque la demande en données biométriques est généralisée dans notre vie quotidienne, notamment pour débloquer notre téléphone portable ou notre ordinateur à l’aide de l’empreinte digitale ou de la reconnaissance faciale. Une saisie biométrique du temps de travail offre ainsi l’avantage de pouvoir affecter de manière univoque les temps de travail des collaborateurs et donc de prévenir toute manipulation dans la saisie de la durée du travail. Au contraire des cartes à puce, des clefs ou des mots de passe, il n’existe aucun risque de perte lors de l’utilisation de données numériques.