Réduction de vacances: Faire des réductions correctement

Des vacances bien méritées permettent de récupérer l’énergie que l’on a consacrée à son travail. Les vacances ne sont toutefois bien méritées que lorsque l’on a effectivement travaillé. Pour cette raison, le droit aux vacances croît en fonction du travail effectué. Selon l’étendue de son droit annuel aux vacances, un travailleur acquiert 1,67 jour (4 semaines de vacances), 2,08 jours (5 semaines) ou encore 2,5 jours (6 semaines) de vacances par mois. 

En principe, le droit aux vacances ne croît pas lorsque l’on ne travaille pas. Le principe « sans travail, pas de vacances ! » ne prévaut toutefois pas dans tous les cas. Si, par exemple, le travailleur ne fournit aucun travail du fait que l’employeur empêche par sa faute l’exécution du travail ou se trouve en demeure de l’accepter pour d’autres motifs (retard de l’employeur selon l’art.324 CO), le solde des vacances s’accroîtra tout de même (par exemple s’il est libéré de l’obligation de travailler ou s’il n’y a pas de travail à effectuer des suites d’un mauvais carnet de commandes). La loi déroge toutefois à ce principe si l’on s’en réfère à l’art.329b CO et peut réduire le droit aux vacances. La réglementation légale en la matière n’est pas aisée à appréhender et les relations qu’ont les paragraphes entre eux prêtent à confusion. C'est pourquoi, la question de la réduction de vacances est toujours et encore un casse-tête dans le quotidien des RH.  

Délai de carence de rigueur d’un mois

Si la durée de l'empêchement n'est pas supérieure à un mois au cours d'une année de service, et si elle est provoquée, sans qu'il y ait faute de sa part, par des causes inhérentes à la personne du travailleur, telles que maladie, accident, accomplissement d'une obligation légale, l'employeur n'a pas le droit de réduire la durée des vacances. Quoi qu’il en soit, il existe un délai de carence absolu d’un mois pour de tels empêchements de travailler, de telle sorte que l’on puisse exclure toute réduction s’agissant du premier mois d’absence. Une réduction de vacances d’un douzième n’est licite qu’à partir du deuxième mois complet d’absence et à cela s’ajoute un douzième de réduction pour chaque mois complet d’absence supplémentaire (art.329b, al.2 CO). Dès lors, si un employé est en incapacité de travail à 100% pendant cinq mois et demi, l’employeur peut réduire les vacances de ce dernier de quatre douzièmes. A la différence d’un empêchement de travailler imputable au travailleur, le premier mois complet d’absence n’est pas comptabilisé.  

Protection particulière en cas de grossesse

En cas d’empêchement de travailler pour cause de grossesse, un délai de carence absolu de deux mois complets d’absence prévaut, c’est-à-dire que les deux mois en question ne sont pas pris en compte lors d’une réduction de vacances. Dès lors, l’employeur ne peut réduire les vacances d’un douzième qu’à partir du troisième mois complet d’absence. La réduction est ensuite d’un douzième par mois complet d’absence totale au travail (art. 329b, al.3 CO).

Le délai de carence d’un mois découlant d’un empêchement de travailler sans faute de la part du travailleur (art.329b, al.2 CO) ne peut être cumuler avec le délai de carence de deux mois en cas de grossesse (art.329b, al.3 CO). C’est pourquoi seul le délai de carence le plus long est pris en compte. Toutefois, dans le cas présent, les jours d’absence non imputables à la grossesse sont aussi pris en compte. Une travailleuse qui, en raison de sa grossesse et  pour cause de maladie, ne travaillerait pas pendant cinq mois et demi, verrait son droit aux vacances amputé de trois douzièmes.   

L’absence due au congé maternité de 14 semaines au maximum ne peut jamais donner lieu à une réduction du droit aux vacances et ces 14 semaines ne peuvent pas non plus être imputées au délai de carence. L’employeur ne peut pas non plus diminuer les vacances d’une travailleuse si elle a bénéficié des allocations de maternité au sens de la loi sur les allocations pour perte de gain (LAPG) même si les conditions pour percevoir des indemnités journalières ne sont pas remplies.

Calcul de la réduction de vacances

La réduction de vacances présuppose un empêchement de travailler et ce dernier n’est envisageable que les jours ouvrables. Pour cette raison, en termes de mois complet d’absence, l’on se réfère aux jours ouvrables d’un mois de travail et non pas aux mois civils. Du fait que le mois de travail ne compte pas toujours le même nombre de jours, on retient, pour des raisons pratiques une moyenne de 21,75 jours comme base de calcul. Dès que l’empêchement de travailler atteint 21,75 jours, on considère qu’il y a un mois complet d’absence.

La réduction de vacances ne pose pas, comme condition préalable, que chaque empêchement de travailler atteigne un mois complet d’absence au travail. En lieu et place de cela, pour déterminer si le délai de carence est atteint, il faut additionner les périodes d’empêchements de travailler – y compris les demi-jours - survenant au cours d’une année de service. Dès lors, une réduction de vacances est licite sous réserve d’un délai de carence d’un ou deux mois, aussitôt qu’un mois complet d’absence est atteint.

Année civile ou année de service ?

Certaines divisions RH se réfèrent très souvent à l’année civile pour faire leurs calculs bien que la loi se réfère explicitement à l’année de service. Ceci n’est autorisé que lorsqu’il a été prévu, par le biais d’accords contractuels figurant dans le cadre du contrat de travail ou figurant dans le règlement du personnel, que l’année civile soit considérée comme l’année servant à titre de base de calcul. Sans un tel accord contractuel ou sans réglementation dérogatoire figurant dans un contrat de travail normal ou une convention collective de travail, le fait de baser ses calculs sur l’année civile et non pas sur les années de service est une pratique erronée et peut mener à ce que l’employeur ampute par trop les vacances des travailleurs concernés et ce de manière illicite.

Exemple:
lorsqu’un travailleur qui dispose de 20 jours de vacances, par exemple, est en incapacité de travail des suites d’une maladie à partir du 22 septembre 2015 jusqu’au 31 décembre 2015, il s’ensuivra dès lors un écart d’un douzième, si l’année de service supplémentaire est comptabilisée à partir du 1^er décembre. Si l’on se réfère aux années de service, une réduction d’un douzième – c’est-à-dire 1,66 jours – est alors admissible puisque l’accroissement des années de service s’opère le 1^er décembre et qu’aucune réduction n’est possible durant le nouveau délai de carence. Si l’on se réfère au calendrier civil, la réduction en question atteindra les deux tiers respectivement 3,33 jours.

Nouvelle année de service, nouveau délai de carence

Le nouveau délai de carence d’un ou deux mois commence lors du changement d’année de service, que cela ait été convenu par contrat ou dans le cadre d’une convention collective de travail au début de la nouvelle année civile. Les deux délais de carence prévus en cas d’empêchement de travailler sans faute de la part du travailleur, inhérents à la personne de ce dernier et les empêchements dus à des grossesses prévalent de manière absolue. Par conséquent, en cas d’année de service ou civile incomplète, le délai de carence ne peut pas être réduit en proportion. 

Exemple de dispositions dans le règlement du personnel

Il est recommandé de mentionner la réduction de vacances par le biais de dispostions compréhensibles dans le règlement du personnel et de prévoir l’année civile comme base de calcul. Une telle réglementation pourrait être formulée comme suit :

Réduction de vacances

1. Si les collaborateurs se voient empêcher de travailler plus d’un mois pendant une année civile sans faute de leur part ou pour des raisons inhérentes à leur personne (par exemple, en cas de maladie, d’accident, ou d’accomplissement d’une obligation légale), les vacances seront réduites d’un douzième dès et y compris le deuxième mois pour chaque mois d’empêchement complet.
2. En cas d’empêchement de travailler dû à une grossesse, les vacances sont réduites d’un douzième dès et y compris le troisième mois pour chaque mois d’empêchement complet. Aucune réduction de vacances ne s’ensuit en cas de congé de maternité.
3. En cas d’autres absences, les vacances peuvent être réduites d’un douzième dès et y compris le premier mois d’absence complet.

Réduction en cas d’incapacité de travail partielle

La réduction du droit aux vacances est également admissible en cas d‘un empêchement de travailler partiel. Si un travailleur n’est que partiellement empêché de travailler, la durée effective de l’empêchement doit être prise en compte. Ceci a pour conséquence qu’une incapacité de travail à 50% qui durerait deux fois plus longtemps finirait par atteindre les limites du délai de carence et deviendra un mois d’absence. Du moment que la durée exigée en cas d’empêchement de travailler est atteinte, une réduction peut s’ensuivre et cette dernière ne tient pas compte du degré d’incapacité de travail. La réduction d’un douzième par mois complet d’absence ne sera dès lors pas non plus réduite proportionnellement au degré d’incapacité de travail.

Exemple : l’employeur peut réduire d’un douzième les vacances d’un travailleur ayant été cinq mois et demi en incapacité de travail à 50% des suites d’un accident.