Frais: Éléments de salaire ou dépenses professionnelles?
Michelle Birri
Michelle Birri travaille depuis 10 ans dans le conseil fiscal et elle a fondé au début 2015 la société belle tax SARL à Wallisellen. Elle s’est notamment spécialisée dans le Reporting correct des revenus de l’activité lucrative et elle conseille des employeurs lors du suivi de leurs obligations dans les domaines fiscaux et des assurances sociales.
Conformément à l’art. 17 de la loi fédérale sur les impôts directs (LFID), toutes les prestations liées à la relation de travail sont généralement imposables. Pour qu’un type de salaire soit déclaré imposable, il doit être répertorié aux chiffres 1-7 dans le décompte mensuel de salaire ainsi que dans le certificat de salaire. Les dépenses que l’employeur assume pour les employés sont souvent prises en charge par le service de comptabilité financière et ne sont pas comprises dans la comptabilité des salaires. En particulier dans les grandes entreprises où les domaines de la finance et de la paie sont séparés, il y a un risque que les éléments de salaire ne soient pas retenus dans la comptabilité des salaires.
Frais
Les frais sont définis comme étant les dépenses encourues par l’employé au cours de son activité professionnelle. Il s’agit des coûts induits au cours d’un déplacement professionnel, par exemple, les frais de déplacement, d’hébergement ou de repas. Les coûts liés à la représentation de l’employeur ou à l’utilisation professionnelle du véhicule privé sont aussi considérés comme des frais. Si l’employé paie ces frais, ils lui sont généralement remboursés par le biais du décompte mensuel de salaire. Il ne s’agit donc que d’une simple question de remboursement de frais.
Toutefois, lors du paiement des frais, l’employeur doit généralement respecter des montants maximaux qui sont soit régis par les dispositions du règlement des frais approuvé par l’administration fiscale cantonale ou qui sont mentionnés à la note 52 de la directive sur le certificat de salaire. Les frais qui dépassent ces taux maximaux sont alors considérés comme des éléments de salaire.
Prise en charge par l’employeur des frais de déplacement pour se rendre au travail
Les coûts encourus par l’employé avant ou après le travail doivent être distingués des dépenses décrites ci-dessus. Si ces frais sont supportés par l’employeur, il s’agit d’éléments de salaire imposables qui sont à la fois soumis à l’impôt et aux cotisations d’assurance sociale. Si, par exemple, les frais de déplacement de l’employé pour se rendre au travail sont couverts par l’employeur, il s’agit d’un élément de salaire.
Ces frais peuvent être transférés sous la forme des coûts effectivement pris en charge pour les transports publics. Si, par exemple, un abonnement général (AG) des CFF est payé par l’employeur, il faut définir s’il s’agit d’un AG qui est justifié sur le plan professionnel. C’est le cas si le salarié effectue au moins 40 déplacements professionnels en transports publics. Si cette condition est remplie, les coûts de l’AG ne doivent pas être pris en compte comme un élément de salaire. Dans ce cas, une croix doit être cochée dans la case F du bulletin de paie. Cette croix est toujours activée si le salarié n’encourt aucun frais de déplacement pour se rendre au travail. Pour l’administration fiscale, cette croix indique que le salarié ne peut pas déduire de frais de déplacement dans sa déclaration fiscale privée. Par conséquent, dans un tel cas, il n’a pas droit à une déduction des frais de déplacement en tant que frais professionnels.
Mais, s’il ne s’agit pas d’un abonnement de transports publics nécessaire sur le plan professionnel, les frais doivent être pris en compte en tant que composante salariale. Dans ce cas, la lettre F ne doit pas être cochée. La raison en est que le salarié paiera des impôts sur ce coût en tant qu’élément de salaire. En retour, l’employé pourra demander une déduction pour frais de déplacement dans sa déclaration privée de revenus.
Si une voiture de fonction est mise à la disposition d’un employé, ce dernier n’a pas de frais de déplacement pour se rendre au travail, car tous les frais du véhicule tels que le carburant, les réparations et l’assurance sont généralement à la charge de l’employeur. L’employeur appose donc une coche à côté de la lettre F pour les propriétaires d’un véhicule de société, puisque le salarié n’a pas non plus droit à une déduction des frais professionnels dans sa déclaration privée d’impôts : il n’a pas à supporter de frais pour le trajet au travail.
La mise à disposition d’une voiture de fonction est un avantage en nature. L’utilisateur d’une voiture de fonction se voit décompter une part privée de 0,9% du prix d’achat hors TVA ou d’au moins CHF 150.- pour l’utilisation privée de la voiture. Cette prestation en nature est soumise à l’impôt et aux cotisations de sécurité sociale. Une correction doit être apportée dans le décompte de salaire pour éviter que la prestation en nature déjà perçue ne soit payée de nouveau en argent.
Dès le 1er janvier 2022, la part privée du véhicule s'élèvera à 0.9%, tous les mois, du prix d'achat du véhicule, ce qui correspond à 10.8% par an. Dès lors, il ne sera plus nécessaire de valoriser les frais de déplacement effectués au moyen de la voiture de service entre le domicile et le lieu de travail.
En contrepartie, la déduction des frais de déplacement entre le domicile et le lieu de travail sera exclue.
Enfin, l'employeur n'aura plus besoin de déclarer la part de service externe sur le certificat de salaire de l'employé.
Malgré cette modification, ce dernier conservera la possibilité d'établir un décompte de l'utilisation privée effective du véhicule de fonction à l'aide d'un carnet de route et de faire valoir la déduction des frais de déplacement qu'il aurait engagé par ailleurs.
Cette modification de la pratique fait suite à une modification d'ordonnance avec une entrée en vigueur au 1er janvier 2022, communiquée le 17 mars 2021 par le Département fédéral des finances (DFF).
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Prise en charge des frais de restauration par l’employeur
Les repas du midi sont aussi généralement des frais engagés en dehors des heures de travail. Si les employés supportent tous ces frais eux-mêmes, ils peuvent déduire CHF 3 200 par an de leur déclaration privée d’impôts.
En cas de réduction du prix du déjeuner par un chèque-repas ou une cantine, une coche doit être apposée à la lettre G du certificat de salaire. Cette coche informe l’administration fiscale que le salarié ne peut demander qu’une déduction réduite de CHF 1 600.- dans sa déclaration fiscale.
Si le déjeuner est entièrement pris en charge par l’employeur, il doit être indiqué sur le bulletin de salaire dans les remarques au point 15 de la note «Déjeuner payé par l’employeur». Dans un tel cas, l’employé ne peut pas déduire les frais de repas dans sa déclaration de revenus puisqu’il n’a pas non plus de frais pour le déjeuner.
Paiement des frais d’études et de formation par l’employeur
La prise en charge des coûts de formation et de perfectionnement par l’employeur est généralement un coût qui ne constitue pas une composante salariale. Si l’employeur paie le montant directement au prestataire de formation, rien n’est à noter dans le certificat de salaire et sur les déclarations mensuelles de salaire.
L’élément décisif est toutefois qu’une note doit être incluse dans le certificat de salaire dès que l’employeur paie directement les frais de formation continue à l’employé. Dans ce cas, l’employé reçoit un montant en espèces et paie la facture de la formation en son nom. Si le montant ne figure pas à la section 13.3 du certificat de salaire, il y a un risque que l’employé déduise à nouveau les frais assumés par l’employeur dans sa déclaration de revenus, car la facture à son nom lui fournira un justificatif qui lui donnera droit à une déduction fiscale.
Souvent, des conventions de formation continue sont conclues dans ce domaine et il est stipulé que le salarié doit, par exemple, rester dans l’entreprise pendant au moins un an après la fin de sa formation. S’il démissionne, il doit rembourser un montant proportionnel à l’employeur. Dans un tel cas, le remboursement doit également être présenté au chiffre 13.3 puisque l’employé peut déduire ce montant aux fins de l’impôt au cours de l’année du remboursement dans la mesure où il aura finalement payé lui-même cette partie des frais de formation.
Pour résumer, on peut dire que, pour évaluer la différenciation entre les frais et les éléments de salaire, il faut d’abord évaluer si les coûts sont liés à l’exécution du travail ou non. Dans la mesure où les coûts assumés sont encourus pendant l’activité professionnelle, il s’agit généralement de frais. À cet égard, les montants maximaux doivent être respectés en fonction de la nature des dépenses afin que les éléments salariaux soient entièrement exonérés d’impôts et de cotisations sociales.
Toutefois, si l’employeur prend en charge les frais encourus par le salarié avant le début ou après la fin du travail ou si les montants maximaux déjà mentionnés ne sont pas respectés, il s’agit en général d’éléments de salaire qui sont soumis à l’impôt ainsi qu’aux cotisations des assurances sociales.
Dans une seconde étape, il faut vérifier, lors de la rédaction du certificat de salaire, si le collaborateur a droit à une déduction dans sa déclaration personnelle d’impôt ou non. Si la prestation correspondante est imputée sur son salaire brut, il a généralement droit à une déduction pour ses frais professionnels. Il ne faut donc pas cocher les lettes G ni F dans ce genre de cas. Si, par contre, l’employeur assume la totalité des frais et si aucune prise en compte n’est nécessaire en tant qu’élément de salaire, une indication au chiffre 15 doit prévenir que le collaborateur demande une déduction dans sa déclaration d’impôt pour des frais que l’employeur aura finalement réglés.
