Continuation de versement du salaire: Décompter correctement les indemnités journalières
Thomas Wachter
Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.
Aides de travail appropriées
Les indemnités journalières
Les indemnités journalières ne sont que partiellement soumises aux assurances sociales. Les règles principales sont les suivantes:
- Les indemnités journalières accident et maladie ne sont pas soumises à L’AVS/AI/ APG/AC pour les personnes qui exercent une activité lucrative dépendante. Par conséquent, il ne faut procéder à aucune déduction dans le décompte de salaire s’il n’existe pas encore d’obligation de cotisation vis-à-vis de l’institution de prévoyance professionnelle (LPP).
- Les indemnités journalières pour les personnes qui effectuent leur service et l’allocation de maternité (APG), de paternité, de prise en charge et d’adoption ne sont pas soumises à l’obligation de cotisation dans l’assurance accidents (LAA). L’obligation de cotisation pour l’assurance indemnités journalières en cas de maladie est régulièrement règlementée dans les conditions générales d’assurance (CGA). En ce qui concerne l’obligation de cotisation dans la prévoyance professionnelle (LPP), il convient de respecter les dispositions réglementaires.
- En cas d’indemnités de chômage partiel et d’intempéries, le salaire demeure intégralement soumis aux cotisations.
En règle générale, ces indemnités journalières ne sont pas rémunérées par la caisse de compensation ou l’assureur au cours du mois concerné, mais plus tard. Le salaire prescrit ou garanti par le contrat est versé pendant la période d’absence. Après leur octroi, les indemnités journalières sont comptabilisées et les déductions d’assurances sociales sont corrigées de manière rétroactive. Cette correction est prescrite et fera l’objet d’une réclamation dans le cadre d’une révision, si les indemnités journalières n’ont pas été correctement décomptées.
Compensation du salaire net
Les prestations de tiers ne doivent pas être décomptées ou seulement partiellement. De ce fait, les déductions sont réduites dans le décompte et le salaire net est plus élevé si l’employeur accorde un maintien du salaire à 100% que si aucune prestation de tiers n’avaient été versée. La compensation de salaire net permet de corriger cet écart. La compensation de salaire net permet d’obtenir un salaire d’un montant égal à celui du salaire pour les mois sans compensation d’indemnités journalières. Cela s’effectue au moyen de la rubrique «compensation de salaire net».
La compensation de salaire net est controversée. Sauf disposition contraire découlant de clauses contractuelles, comme d’une convention collective, d’un contrat de travail individuel ou du règlement de l’employeur, rien ne s’oppose juridiquement à cette compensation.
Il existe deux variantes de compensation de salaire net. La rubrique «compensation de salaire net» peut être introduite au niveau des déductions, avant le salaire net ou après le salaire net préalablement au salaire versé. Il est même possible d’introduire cette rubrique avant celle du «salaire brut»; dans ce cas, elle n’est pas non plus prise en compte au niveau de la base de salaire pour les déductions de salaire. Cette méthode peut être utilisée dans tous les programmes de décompte. Cependant, elle a l’inconvénient d’engendrer des difficultés en ce qui concerne les salaires maximum de sorte que des problèmes sont susceptibles d’intervenir au niveau de la comptabilisation.
La variante complète
Dans le cadre de la méthode complète, la correction n’intervient pas en fin de décompte mais préalablement au calcul des déductions d’assurances sociales. Elles sont donc prises en compte dans la rubrique «correction de prestations de tiers» et ont lieu directement à côté de celle-ci. Elles sont prises en compte dans les salaires de base des assurances sociales.
Cependant, cette méthode nécessite une opération technique appelée «itération». Le programme «tourne» en boucle jusqu’à ce que le salaire recalculé corresponde au salaire net sans correction d’indemnité journalière. Cette méthode présente l’avantage de calculer des bases d’assurances sociales correctes et donc d’éviter les difficultés de calcul pour d’autres décomptes. Tous les programmes de salaire ne sont toutefois pas en mesure d’effectuer une telle compensation de salaire.
Cette méthode est à privilégier dès lors que le programme utilisé assiste le calcul.
Recommandations de produits
Continuation de versement du salaire et indemnités journalières en cas de maladie
A la suite de la continuation de versement du salaire de l’entreprise, les collaborateurs ont droit à des indemnités journalières. Etant donné que ces indemnités sont décomptées et versées a posteriori, les collaborateurs devraient subir une interruption de la continuation de versement du salaire. C’est pourquoi les employeurs versent dans la plupart des cas le salaire maintenu. En contrepartie, ils reçoivent les indemnités journalières d’un montant équivalent à celui de la continuation de versement du salaire.
Etant donné que les indemnités journalières ne sont pas soumises aux assurances sociales, elles doivent être intégrées dans le décompte de salaire et les déductions d’assurances sociales doivent quant à elles faire l’objet d’un ajustement. Pour ce faire, il existe entre autres les variantes suivantes:
1. Pendant la période d’incapacité de travail, l’employeur verse 100% du salaire
Evaluation: C’est une solution généreuse. Dans certains circonstances, la continuation de versement du salaire être effectuée pendant deux ans ou plus et les indemnités journalières doivent être complétées.
Recommandation de décompte: Les indemnités journalières peuvent être compensées après leur versement au cours de la période de décompte suivante. Il paraît judicieux d’effectuer la continuation de versement du salaire nette afin que le salaire versé ne soit pas plus élevé que pendant la période sans incapacité de travail.
2. Pendant la période d’incapacité de travail, l’employeur verse 80% du salaire
Evaluation: Une solution simple et pratique. Par contre, il convient de garder en tête que chaque jour de maladie peut engendrer une réduction du salaire.
Recommandation de décompte: Les indemnités journalières peuvent être compensées après leur versement au cours de la période de décompte suivante. En règle générale, l’employeur ne reçoit pas plus d’indemnités journalières qu’il ne verse de salaire. Il n’est pas recommandé d’effectuer la continuation de versement du salaire nette, étant donné que le salaire versé à 80% n’est pas plus élevé que pour les périodes sans incapacité de travail.
3. Pendant le délai d’attente, 100% du salaire sont versés. Ensuite, seul le droit aux prestations de l’assurance d’indemnités journalières maladie subsiste.
Evaluation: Il s’agit d’une solution très judicieuse. Le salaire est maintenu à 100% en cas d’empêchements de travailler de courte durée. En cas de longue durée de l’incapacité de travail, le salaire versé diminue pour atteindre le montant des prestations de l’assurance indemnités journalières en cas de maladie, donc la plupart du temps 80%. Le problème réside dans ce cas dans le fait que les indemnités journalières ne sont versées qu’au cours du mois suivant (ou plus tard). Il en découle des pertes de revenu qu’il convient d’éviter en tout état de cause.
Recommandation de décompte: Soit: après le délai d’attente, dans une même mesure que les prestations d’indemnités journalières versées (p.ex. 80%) pour remédier aux pertes de salaire. La différence entre le montant de la continuation de versement du salaire et les indemnités journalières est en générale faible et elle peut être corrigée à la fin de la période d’incapacité de travail ou au moment de la sortie.
Ou: après le délai d’attente, continuation de versement du salaire dans la même mesure que les prestations d’indemnités journalières (p.ex. 80%) afin de remédier aux pertes de salaire. Il faut effectuer un calcul rétroactif après chaque versement des indemnités journalières pour le mois concerné. Dans le cadre de ce calcul rétroactif, la prestation anticipée est prise en compte, ce qui permet d’obtenir un décompte définitif. Cette méthode ne peut être appliquée qu’à condition que le programme de salaires assiste ce calcul rétroactif dans son intégralité. Pour les collaborateurs, cela entraîne des continuations de versement du salaire légèrement variables pour les différents mois, étant donné que moins d’indemnités journalières sont versées en février que pour les mois à 30 jours ainsi que pour les mois à 31 jours.
Ou: effectuer un maintien anticipé sur les indemnités journalières en guise de solution transitoire. Ce versement anticipé peut ensuite être compensé avec les indemnités journalières qui sont versées à la fin de la période d’incapacité de travail ou au moment de la sortie du collaborateur.
4. Pendant le délai d’attente, 80% du salaire sont versés. Ensuite, seul le droit aux prestations de l’assurance d’indemnités journalières maladie subsiste.
Evaluation: Il s’agit d’une solution juridiquement correcte. Cependant, il faut garder à l’esprit que chaque absence pour cause de maladie de courte durée mène à un maintien du salaire de 80%.
Recommandation de décompte: Problème des pertes de salaire. Dans ce cas, il convient également d’effectuer un maintien anticipé des indemnités journalières.
5. Pendant la durée prescrite par le CO (échelle bernoise, bâloise ou zurichoise), l’employeur verse 100% du salaire, ensuite seul le droit aux indemnités journalières subsiste.
Evaluation: Il s’agit d’une solution plutôt compliquée et insatisfaisante. Les absences conformément à l’art. 324a CO sont additionnées pour l’année de service (et non pour l’année civile) concernée. La continuation de versement du salaire doit donc être contrôlée pour tous les collaborateurs. Par ailleurs, l’avantage de sécurité que l’assurance indemnités journalières en cas de maladie est sensée apporter disparaît pour certains cas du fait que la continuation de versement du salaire prend fin avant que l’obligation de prestations de l’assurance indemnités journalières en cas de maladie ne débute.
Recommandation de décompte: Difficile, cas il convient d’effectuer une évaluation au cas par cas. Dans certains cas, il n’y a pas de continuité entre la continuation de versement du salaire et les paiements d’indemnités journalières, dans d’autres cas, La continuation de versement du salaire est maintenue alors que le droit à l’indemnité journalière est déjà versé. Les recommandations supra sont utiles dans divers cas.
