Payroll Compliance: Prescriptions légales impératives dans la comptabilité des salaires
Michelle Birri
Michelle Birri travaille depuis 10 ans dans le conseil fiscal et elle a fondé au début 2015 la société belle tax SARL à Wallisellen. Elle s’est notamment spécialisée dans le Reporting correct des revenus de l’activité lucrative et elle conseille des employeurs lors du suivi de leurs obligations dans les domaines fiscaux et des assurances sociales.
Aides de travail appropriées
Payroll Compliance
Trouver son chemin à travers la forêt d’exigences légales est un défi qui nécessite des connaissances spécifiques. Cet article aborde certaines des questions clés qui devraient être examinées.
Reprise de la comptabilité des salaires
La tendance va, dans de nombreuses entreprises, à l’internalisation. Cela signifie que le travail précédemment effectué par un prestataire externe est à nouveau exécuté en interne. Ce mouvement touche en particulier la comptabilité des salaires. Il n’est pas rare que des employés qui avaient une autre fonction dans l’entreprise assument cette tâche aux lourdes responsabilités.
En cas de reprise d’une comptabilité existante des salaires, toutes les saisies doivent être vérifiées. Il faut vérifier si les types de salaires sont correctement saisis; par exemple, les allocations familiales et de formation doivent être paramétrées sur «imposables» alors que les assurances sociales doivent toujours être paramétrées sur «non-soumises». Il n’y a pas que des différences entre les obligations fiscales et sociales. Il existe également des types de salaires qui sont évalués différemment selon les régimes d’assurance sociale. L’indemnité perte de gain (APG) en cas de service ou de maternité est soumise à l’AVS, mais pas à la LAA. Pour le décompte de salaire, cela signifie que cette base de calcul de la cotisation à l’assurance accidents non-professionnels ne doit pas être prise en compte.
Entrée du personnel
Lorsque de nouveaux salariés rejoignent l’entreprise, il est indispensable, pour la comptabilité des salaires, que les données de base du personnel soient saisies et enregistrées intégralement, correctement et continuellement. En fonction de la taille de l’entreprise, différents outils sont disponibles à cet effet: du logiciel spécial à la fiche éprouvée de données de base du personnel qui sera remise au salarié lors de son arrivée dans l’entreprise. La comptabilité des salaires extrait les données de base du personnel et envoie les déclarations aux autorités. En général, l’enregistrement auprès de la caisse d’allocations familiales compétente est requis si l’employé a des enfants ou subvient aux besoins d’autres personnes pour lesquelles il reçoit une allocation familiale.
Conformément à la loi, une annonce doit impérativement être déposée à l’office compétent de l’impôt à la source dans un délai de huit jours si la personne est assujettie à la retenue à la source. Toutefois, si l’entreprise décompte par voie électronique avec ELM-QST, la communication a lieu lors de la première transmission des données électroniques.
En ce qui concerne la caisse de retraite, l’assurance accidents et l’assurance volontaire indemnités journalières en cas de maladie, il est essentiel que la personne responsable des salaires connaisse les contrats ou les polices d’assurance correspondants.
Ce n’est qu’ensuite qu’elle pourra procéder aux annonces correspondantes de manière correcte et complète.
Mutations pendant les rapports de travail
Afin de pouvoir décompter correctement avec les autorités et les compagnies d’assurance pendant les rapports de travail, il est important que les données soient mises à jour régulièrement. Les employés doivent donc être informés que les changements tels qu’un changement de résidence, d’état-civil ou la naissance d’un enfant doivent être signalés immédiatement. Des informations fournies tardivement entraînent inévitablement des corrections qui doivent être maintenues au niveau le plus bas possible afin de prévenir tout enregistrement inapproprié. En outre, si les indemnités journalières sont payées trop tard, elles ne seront versées qu’à partir de la date de la notification, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires pour l’employeur.
Des processus sont donc nécessaires pour récupérer les données de base du personnel et s’assurer que les salariés fournissent les documents requis à temps. Pour les grandes entreprises, cela peut se faire, par exemple, par le biais d’une demande automatisée par courriel ou via l’Intranet. En raison de l’anonymat des moyennes et grandes entreprises, il est essentiel que des mises à jour soient demandées à intervalles réguliers. Dans les petites entreprises, c’est souvent moins problématique, car on apprendra par exemple les changements dans les conditions de vie pendant la pause-café et on pourra prendre immédiatement les mesures nécessaires.
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Déclarations de fin d’année
Les déclarations de fin d’année doivent également faire l’objet de la plus grande attention. Ces déclarations doivent être complétées et remises à l’assureur concerné au plus tard le 31 janvier de l’année suivante. Les programmes de salaires certifiés Swissdec sont en mesure de préparer les données pour les différents destinataires. Les employeurs qui ne décomptent pas selon la norme salariale CH (ELM) doivent généralement indiquer les détails sur le formulaire fourni par l’assureur. Les décomptes finaux des cotisations patronales et salariales sont établis sur cette base.
Avant d’établir les déclarations de fin d’année, il convient de répondre aux questions suivantes:
- Au cours de l’année correspondante, toutes les rémunérations, allocations et avantages en nature ont-ils été correctement enregistrés dans la comptabilité des salaires?
- Toutes les cotisations d’assurance ont-elles été enregistrées dans la comptabilité des salaires au cours de l’année pertinente?
- Tous les frais et les bonifications ont-ils été correctement enregistrés dans la comptabilité des salaires?
- Les contrats de droit public applicables ont-ils été vérifiés au cours de l’année concernée pour les opérations transfrontalières?
Dans chaque cas, il faut veiller à ce que tous les éléments de salaire soient enregistrés correctement dans la comptabilité des salaires et que les cotisations d’assurance soient calculées sur la base des éléments correspondants de salaire. En outre, en ce qui concerne les frais, il convient de vérifier le règlement existant des frais ou les exigences énoncées au chiffre 52 de la directive sur le certificat de salaire. Si ces taux maximaux ne sont pas respectés, les montants excédentaires seront à considérer comme des éléments de salaire.
Il faut également vérifier que les collaborateurs dont les familles vivent à l’étranger respectent les accords internationaux en matière de sécurité sociale et d’obligations fiscales. De petits changements dans la situation personnelle et professionnelle peuvent avoir un impact considérable - en particulier en matière d’assujettissement à la sécurité sociale. Il faut donc imposer aux employés concernés de fournir régulièrement des preuves telles qu’un calendrier des déplacements afin de pouvoir détecter tout changement et agir en conséquence.
Il ne faut pas oublier non plus d’enregistrer correctement les changements lors de l’ouverture du système des salaires au début de la nouvelle année. La loi est en constante évolution. Par conséquent, les taux de cotisation aux assurances et les limites annuelles de salaire à prendre en compte pour le calcul des primes changent souvent.
Départ
Lors du départ, différents travaux sont à exécuter pour garantir la conformité en matière de paie. Les heures supplémentaires, le dépassement d’horaire ou les avoirs de vacances doivent être payés lors du décompte final. Il existe à cet égard des suppléments légaux qui doivent être clarifiés et pris en compte.
Pour les salariés assujettis à la retenue à la source, il convient de s’assurer que le décompte de l’impôt à la source soit calculé correctement. En tant que débiteur de la prestation imposable, l’employeur est responsable du paiement correct de la retenue à la source. Dans le cas contraire, l’administration fiscale ne pourra déterminer que tardivement qu’un montant supplémentaire d’impôt est dû. Et à ce moment-là, l’ancien employé peut avoir quitté la Suisse et ne plus être retrouvé. Si l’employeur ne peut plus répercuter la retenue à la source sur l’ancien salarié, il devra supporter la charge fiscale supplémentaire au final.
Pour résumer, on peut dire qu’il est extrêmement important de veiller au respect des règles dans le domaine des salaires. Il est donc dans l’intérêt de l’employeur que les collaborateurs de la comptabilité des salaires mettent constamment leurs connaissances à jour.
