Frais dans le certificat de salaire: Les variantes de déclaration

Frais dans le certificat de salaire – procédures de déclaration

1. Respecter les taux maximums (par ex. déjeuner et dîner, dépenses effectives jusqu’à CHF 35.– maximum ou forfait de CHF 30.– maximum. Frais de voiture max. CHF 0.70/km. Petits frais forfaitaires max. CHF 20.–/jour). Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de déclarer le montant, il suffit de cocher la case 13.1.1.
2. Règlement de frais approuvé: par les autorités fiscales cantonales. Il est alors possible de s’écarter des taux maximaux en raison de situations spécifiques à l’entreprise (p. ex. frais de voiture, frais de repas). Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de déclarer le montant des frais effectifs sur le certificat de salaire, il suffit de cocher la case 13.1.1. Les frais d’appoint doivent dans tous les cas être indiqués sous forme de montant.
3. Déclarer les frais effectifs: les frais effectifs de tous les collaborateurs peuvent être déclarés. Cela est recommandé seulement pour les petites entreprises avec peu de salariés.

Indication sur les frais forfaitaires Il est possible de convenir, dans un règlement de frais, que des frais forfaitaires seront versés aux dirigeants (direction) et de compenser ainsi les petites dépenses. Ainsi, les frais suivants peuvent par exemple être compensés dans la mesure où ils ne dépassent pas le montant maximal:

• Invitations (déjeuner) ou chez soi, cadeaux lors d’invitations, pourboires, etc.;
• Dépenses accessoires pour et avec les clients sans quittance;
• Petites dépenses en cas d’entretiens, de repas intermédiaires;
• Invitations et cadeaux aux collaborateurs;
• Frais postaux et de téléphone;
• Frais de parking, de tram, de bus, de taxi;
• Déplacements professionnels avec véhicule privé dans le rayon local (30 km).

Les frais forfaitaires doivent être portés dans la déclaration de salaire dans tous les cas, donc également lors de la présence d’un règlement de frais approuvé.

Le modèle de règlement des remboursements des frais reprend par exemple les indicateurs suivants pour calculer les frais de repas:

• en cas de décompte de frais effectif: petit déjeuner CHF 15.–, repas de midi CHF 35.–, repas du soir CHF 40.–
• en cas d’indemnité forfaitaire: petit déjeuner CHF 15.–, repas de midi CHF 30.–, repas du soir CHF 35.–

Il va de soi que les entreprises sont autorisées à verser des frais forfaitaires sans règlement des frais ou selon un règlement ad hoc non approuvé et à les indiquer dans le certificat de salaire. Il se peut alors que les autorités fiscales demandent les justificatifs de frais effectifs et imputent la différence entre les dépenses justifiées et les frais forfaitaires comme revenu. Ce risque est particulièrement présent pour les montants importants.

Remarque pratique: Il est recommandé de fixer les frais forfaitaires en fonction des circonstances réelles et pas seulement en fonction de la position hiérarchique dans l’entreprise. Alors qu’une collaboratrice du service externe perçoit à juste titre des frais forfaitaires plus importants, un collègue du service interne ou des achats n’a pas de dépenses correspondantes. Cela vaut également au niveau de la direction. Le directeur du marketing aura probablement des frais plus élevés que la directrice financière. Il est donc recommandé de s’appuyer sur un règlement des frais approuvé par l’administration fiscale