Excel Ressources Humaines: Travailler efficacement au quotidien

Excel pour les RH est devenu un outil indispensable dans la gestion des ressources humaines moderne. La gestion efficace des dates et des heures est un élément essentiel du travail du personnel. Excel permet de calculer ces données de manière précise et simple. Dans cet article « Excel ressources humaines », nous vous proposons quelques fonctions qui facilitent le travail au quotidien avec Excel pour les RH.

04/11/2024 De: Fabrice Zecchin
Excel Ressources Humaines

Excel pour les RH: Les fonctions essentielles pour les dates

Quelques fonctions de date dans Excel pour les RH:

FonctionsDescription
JOUR(), MOIS(), ANNEE() Ces trois fonctions ne contiennent qu’un seul argument (une date). Elles permettent d’extraire le jour, le mois ou l’année de la date sélectionnée.
AUJOURDHUI()La fonction AUJOURD’HUI(),très utilisée dans Excel pour les RH,  affiche la date du jour (qui est automatiquement mise à jour chaque jour). Cette fonction ne contient pas d’arguments. Elle peut être utilisée pour calculer des intervalles. Par exemple, si une personne est née en 1990, vous pouvez utiliser la formule suivante pour déterminer son âge: = ANNEE(AUJOURD’HUI())-1990
MAINTENANT()Renvoie la date et l'heure actuelles, une fonction couramment utilisée dans Excel ressources humaines pour le suivi en temps réel.
DATE()Permet, par la saisie de trois arguments, d’établir une date: année, mois et nombre de jours. La syntaxe est la suivante: =DATE(année; mois; jour)
MOIS.DECALER()Permet d’ajouter ou de soustraire rapidement un nombre de mois à une date de départ. Elle nécessite deux arguments: la date de départ et le nombre de mois que vous souhaitez ajouter ou soustraire. Pour soustraire des mois, saisissez un nombre négatif comme deuxième argument. La syntaxe est la suivante: = MOIS.DECALER(date de départ; nombre de mois à décaler)
FIN.MOIS()Les utilisateurs d'Excel ressources humaines apprécient cette fonction qui indique le dernier jour du mois à partir de la date sélectionnée (argument date de départ). L’argument mois indique le nombre de mois avant ou après la date sélectionnée. La syntaxe est la suivante: = FIN.MOIS(date de départ; mois)

Jours de la semaine 

Les jours de la semaine peuvent souvent poser problème. Plusieurs options sont disponibles:

La fonction JOURSEM() renvoie à un jour de la semaine sous la forme d’un nombre entier compris entre 0 et 7. La syntaxe est la suivante: JOURSEM(Date, Type de retour)

ArgumentDescription
DateDate à traiter.
Type de retour

Détermine la valeur à renvoyer pour chaque jour de la semaine :

1 ou omis : Semaine dont le dimanche = 1 et samedi = 7

2 : Semaine dont le lundi = 1 et dimanche = 7

Pour extraire le jour de la semaine en lettres, utilisez la fonction TEXTE() qui convertit un nombre en texte en appliquant le format «jjjj» (voir illustration 1).

Calcul des intervalles de temps 

Pour Excel ressources humaines, une date est un nombre. Les professionnels RH utilisant Excel pour les RH peuvent soustraire ou ajouter à une date un nombre de jours. Notez que pour calculer un temps de travail, il faut inclure le premier et le dernier jour de la période; il faut donc ajouter un au calcul (+1) (voir illustration 2). 

Excel ressources humaines: Calculs selon la méthode des 30 jours 

La fonction JOURS360, essentielle dans Excel pour les RH, renvoie au nombre de jours compris entre deux dates, sur la base d'une année de 360 jours (12 mois de 30 jours) utilisée dans certains calculs comptables. La fonction JOURS360 renvoie au nombre de jours compris entre deux dates, sur la base d’une année de 360 jours (12 mois de 30 jour) utilisée dans certains calculs comptables. La syntaxe est la suivante: JOURS360(date de départ; date de fin; méthode)

ArgumentDescription
Date de départ et de finLa date de départ doit être antérieure ou égale à la date de fin.
 

Définit l’utilisation de la méthode européenne ou américaine dans la méthode de calcul:

VRAI: Méthode européenne. Les dates de début et de fin qui correspondent au 31e jour d’un mois deviennent le 30e jour du même mois.

FAUX: Méthode américaine

Notez le comportement de cette fonction lorsque la date de fin se termine le dernier jour du mois. En règle générale, il est préférable que la date de fin corresponde à un début de mois (voir illustration 3).

Calculs avec des jours ouvrables 

Fonction NB.JOURS.OUVRES.INTL

La fonction NB.JOURS.OUVRES.INT retourne le nombre de jours ouvrés entiers entre deux dates, à l’aide de paramètres qui déterminent les jours de week-end et les jours fériés. La syntaxe est la suivante: NB.JOURS.OUVRES.INTL(date de départ; date de fin;[week-end];[jours_de_libre])

ArgumentDescription
Date de départ et de finObligatoire: dates de début et de fin indiquant la période à traiter.
Week-end

Facultatif: affiche les jours de la semaine qui représentent les jours de fin de semaine et qui ne sont pas inclus dans le nombre de jours de travail compris entre la date de début et la date de fin: 

1 ou omis : samedi, dimanche 

2 : dimanche, lundi 

3 : lundi, mardi, etc.

Jours fériésFacultatif: ensemble d’une ou de plusieurs dates à exclure du calendrier des jours ouvrables

Voir, à ce sujet, l’exemple de l’illustration 4.

Fonction SERIE.JOUR.OUVRE.INTL

Dans excel ressources huamines, la fonction SERIE.JOUR.OUVRE.INTL Renvoie une date située à un nombre de jours ouvrés avant ou après une date donnée avec des paramètres identifiant les jours week-end et les jours fériés. La syntaxe est la suivante: SERIE.JOUR.OUVRE.INTL(date de départ; date de fin;[week-end];[jours fériés])

ArgumentDescription
Date de départObligatoire: date initiale à partir de laquelle l’argument «jours» doit être ajouté.
JoursObligatoire: nombre de jours ouvrables avant ou après la date de sortie.
Week-ends

Facultatif: indique les jours de la semaine qui représentent les jours du week-end et qui ne sont pas inclus dans le nombre de jours ouvrables entiers compris entre la date de départ et la date de fin: 

1 ou absent: samedi, dimanche 

2 : dimanche, lundi 

3:  lundi, mardi, etc.

Jours fériésFacultatif: ensemble d’une ou de plusieurs dates à exclure du calendrier des jours ouvrables

Voir, à ce sujet, l’exemple de l’illustration 5.

Age et années de travail 

La colonne «âge» est calculée sur la base de la différence entre l’année de naissance et l’année de la date actuelle (voir illustration 6).

La fonction FRACTION.ANNEE calcule la fraction d’année entre deux dates. La syntaxe est la suivante: FRACTION.ANNEE(date de départ; date de fin; [base])

ArgumentDescription
Date de départ et de finLes dates de début et de fin, qui indiquent la période à traiter
Base

Représente le type de base de comptage pour les jours à utiliser:

0 ou manquant:Méthode américaine (NASD), 12 mois de 30 jours chacun
1 :Nombre exact de jours dans le mois, nombre exact de jours dans l›année. jours dans l›année
2 :Nombre exact de jours dans le mois, année de 360 jours
3 :Nombre exact de jours dans le mois, année de 360 jours
4 :Méthode européenne, 12 mois de 30 jours

Exemples:

Calcul de l'âge avec une fraction d'année (voir illustration 7).

Années d'engagement à une échéance donnée (voir illustration 8).

L'utilisation d'Excel ressources humaines permet ainsi d'automatiser de nombreux calculs essentiels à la gestion des ressources humaines, de la gestion des congés au suivi de l'ancienneté des collaborateurs.

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