Excel Ressources Humaines: Travailler efficacement au quotidien
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Aides de travail appropriées
Excel pour les RH: Les fonctions essentielles pour les dates
Quelques fonctions de date dans Excel pour les RH:
Fonctions | Description |
JOUR(), MOIS(), ANNEE() | Ces trois fonctions ne contiennent qu’un seul argument (une date). Elles permettent d’extraire le jour, le mois ou l’année de la date sélectionnée. |
AUJOURDHUI() | La fonction AUJOURD’HUI(),très utilisée dans Excel pour les RH, affiche la date du jour (qui est automatiquement mise à jour chaque jour). Cette fonction ne contient pas d’arguments. Elle peut être utilisée pour calculer des intervalles. Par exemple, si une personne est née en 1990, vous pouvez utiliser la formule suivante pour déterminer son âge: = ANNEE(AUJOURD’HUI())-1990 |
MAINTENANT() | Renvoie la date et l'heure actuelles, une fonction couramment utilisée dans Excel ressources humaines pour le suivi en temps réel. |
DATE() | Permet, par la saisie de trois arguments, d’établir une date: année, mois et nombre de jours. La syntaxe est la suivante: =DATE(année; mois; jour) |
MOIS.DECALER() | Permet d’ajouter ou de soustraire rapidement un nombre de mois à une date de départ. Elle nécessite deux arguments: la date de départ et le nombre de mois que vous souhaitez ajouter ou soustraire. Pour soustraire des mois, saisissez un nombre négatif comme deuxième argument. La syntaxe est la suivante: = MOIS.DECALER(date de départ; nombre de mois à décaler) |
FIN.MOIS() | Les utilisateurs d'Excel ressources humaines apprécient cette fonction qui indique le dernier jour du mois à partir de la date sélectionnée (argument date de départ). L’argument mois indique le nombre de mois avant ou après la date sélectionnée. La syntaxe est la suivante: = FIN.MOIS(date de départ; mois) |
Jours de la semaine
Les jours de la semaine peuvent souvent poser problème. Plusieurs options sont disponibles:
La fonction JOURSEM() renvoie à un jour de la semaine sous la forme d’un nombre entier compris entre 0 et 7. La syntaxe est la suivante: JOURSEM(Date, Type de retour)
Argument | Description |
Date | Date à traiter. |
Type de retour | Détermine la valeur à renvoyer pour chaque jour de la semaine : 1 ou omis : Semaine dont le dimanche = 1 et samedi = 7 2 : Semaine dont le lundi = 1 et dimanche = 7 |
Pour extraire le jour de la semaine en lettres, utilisez la fonction TEXTE() qui convertit un nombre en texte en appliquant le format «jjjj» (voir illustration 1).
Calcul des intervalles de temps
Pour Excel ressources humaines, une date est un nombre. Les professionnels RH utilisant Excel pour les RH peuvent soustraire ou ajouter à une date un nombre de jours. Notez que pour calculer un temps de travail, il faut inclure le premier et le dernier jour de la période; il faut donc ajouter un au calcul (+1) (voir illustration 2).
Excel ressources humaines: Calculs selon la méthode des 30 jours
La fonction JOURS360, essentielle dans Excel pour les RH, renvoie au nombre de jours compris entre deux dates, sur la base d'une année de 360 jours (12 mois de 30 jours) utilisée dans certains calculs comptables. La fonction JOURS360 renvoie au nombre de jours compris entre deux dates, sur la base d’une année de 360 jours (12 mois de 30 jour) utilisée dans certains calculs comptables. La syntaxe est la suivante: JOURS360(date de départ; date de fin; méthode)
Argument | Description |
Date de départ et de fin | La date de départ doit être antérieure ou égale à la date de fin. |
Définit l’utilisation de la méthode européenne ou américaine dans la méthode de calcul: VRAI: Méthode européenne. Les dates de début et de fin qui correspondent au 31e jour d’un mois deviennent le 30e jour du même mois. FAUX: Méthode américaine |
Notez le comportement de cette fonction lorsque la date de fin se termine le dernier jour du mois. En règle générale, il est préférable que la date de fin corresponde à un début de mois (voir illustration 3).
Calculs avec des jours ouvrables
Fonction NB.JOURS.OUVRES.INTL
La fonction NB.JOURS.OUVRES.INT retourne le nombre de jours ouvrés entiers entre deux dates, à l’aide de paramètres qui déterminent les jours de week-end et les jours fériés. La syntaxe est la suivante: NB.JOURS.OUVRES.INTL(date de départ; date de fin;[week-end];[jours_de_libre])
Argument | Description |
Date de départ et de fin | Obligatoire: dates de début et de fin indiquant la période à traiter. |
Week-end | Facultatif: affiche les jours de la semaine qui représentent les jours de fin de semaine et qui ne sont pas inclus dans le nombre de jours de travail compris entre la date de début et la date de fin: 1 ou omis : samedi, dimanche 2 : dimanche, lundi 3 : lundi, mardi, etc. |
Jours fériés | Facultatif: ensemble d’une ou de plusieurs dates à exclure du calendrier des jours ouvrables |
Voir, à ce sujet, l’exemple de l’illustration 4.
Fonction SERIE.JOUR.OUVRE.INTL
Dans excel ressources huamines, la fonction SERIE.JOUR.OUVRE.INTL Renvoie une date située à un nombre de jours ouvrés avant ou après une date donnée avec des paramètres identifiant les jours week-end et les jours fériés. La syntaxe est la suivante: SERIE.JOUR.OUVRE.INTL(date de départ; date de fin;[week-end];[jours fériés])
Argument | Description |
Date de départ | Obligatoire: date initiale à partir de laquelle l’argument «jours» doit être ajouté. |
Jours | Obligatoire: nombre de jours ouvrables avant ou après la date de sortie. |
Week-ends | Facultatif: indique les jours de la semaine qui représentent les jours du week-end et qui ne sont pas inclus dans le nombre de jours ouvrables entiers compris entre la date de départ et la date de fin: 1 ou absent: samedi, dimanche 2 : dimanche, lundi 3: lundi, mardi, etc. |
Jours fériés | Facultatif: ensemble d’une ou de plusieurs dates à exclure du calendrier des jours ouvrables |
Voir, à ce sujet, l’exemple de l’illustration 5.
Age et années de travail
La colonne «âge» est calculée sur la base de la différence entre l’année de naissance et l’année de la date actuelle (voir illustration 6).
La fonction FRACTION.ANNEE calcule la fraction d’année entre deux dates. La syntaxe est la suivante: FRACTION.ANNEE(date de départ; date de fin; [base])
Argument | Description | ||||||||||
Date de départ et de fin | Les dates de début et de fin, qui indiquent la période à traiter | ||||||||||
Base | Représente le type de base de comptage pour les jours à utiliser:
|
Exemples:
Calcul de l'âge avec une fraction d'année (voir illustration 7).
Années d'engagement à une échéance donnée (voir illustration 8).
L'utilisation d'Excel ressources humaines permet ainsi d'automatiser de nombreux calculs essentiels à la gestion des ressources humaines, de la gestion des congés au suivi de l'ancienneté des collaborateurs.