Destinataires du certificat de salaire: TVA et certificat de salaire
Sibylle Merki
Sibylle Merki, EXPERTA GmbH, LL.M. UZH in International Tax Law, experte fiscale diplômée, MAS FH en TVA. Elle est spécialisée en droit du travail et travaille depuis de nombreuses années dans le conseil aux entreprises. Elle est et a toujours été fascinée par les questions fiscales complexes, en particulier dans le domaine de la TVA.
Aides de travail appropriées
Nouvelle information TVA sur le personnel
Même s’il est toujours difficile de rester informé sur les nouveautés, le temps qui lui est consacré s’avère souvent utile. Cela permet d’éviter des redressements désagréables. Si une entreprise est soumise au contrôle de l’administration de la taxe sur la valeur ajoutée, des redressements peuvent être effectués sur les cinq années précédentes. Cela peut entraîner non seulement une augmentation de la charge fiscale, mais aussi des intérêts moratoires. Dans le pire des cas, une pénalité fiscale et/ou une amende est également possible.
Le 17 septembre 2022, l'Administration fédérale des contributions a publié l'Info TVA 08 Parts privées entièrement remaniée. Des modifications matérielles relativement importantes ont été apportées à cette occasion suite à un examen de la pratique.
Mais en général, la question se pose de savoir quels points doivent être pris en compte dans le cas du destinataire d’un certificat de salaire. Cet article ne peut revenir que sur certains points de l’information TVA 08 (état de la législation au 31.12.2023). L’objectif de ces remarques est de sensibiliser à nouveau les responsables du personnel à l’importance de la taxe sur la valeur ajoutée dans le certificat de salaire.
Parts privées et personnel (anciennement bénéficiaires de certificats de salaire) ainsi que conséquences fiscales (base de calcul)
Dans un premier temps, il convient de déterminer quelles personnes ou quels groupes de personnes entrent dans la notion de «personnel» et quand nous parlons de parts privées. Ce n'est qu'alors que l'on pourra, dans un deuxième temps, s'attaquer à la déclaration dans le décompte de la TVA.
Dès qu’un certain groupe de personnes reçoit des prestations gratuites ou à prix réduit, on parle de parts privées dans un souci de simplicité. Si de telles prestations sont fournies, elles peuvent donner lieu à des corrections de l’impôt préalable ou à l’imposition d’une rétribution, selon le groupe de personnes.
«Sont considérées comme faisant partie du personnel au sens de l'art. 47 OTVA les personnes qui reçoivent ou devraient recevoir un certificat de salaire ou une attestation de rente pour leur activité. En font également partie les membres de conseils d'administration et de fondations, les anciens employés et les retraités».
Pour le personnel, la base de calcul est la contrepartie effectivement reçue par le prestataire (art. 47 al. 1 OTVA), la valeur qui doit être déclarée dans le certificat de salaire (art. 47 al. 2 OTVA) ou les forfaits des impôts directs (art. 47 al. 4 OTVA).
En outre, les dispositions relatives aux prestations au personnel s'appliquent également aux expatriés.
Ne sont donc pas considérés comme personnel
- les partenaires collaborateurs des propriétaires d'entreprises individuelles qui ne reçoivent pas de salaire pour leur activité et donc pas de certificat de salaire; et
- les associés collaborateurs de sociétés de personnes (ne reçoivent pas de certificat de salaire, sauf le commanditaire collaborateur) ou leurs partenaires, dans la mesure où aucun certificat de salaire ne leur est délivré.
Cela signifie que les prélèvements effectués par des personnes proches qui ne travaillent pas dans l'entreprise et qui ne reçoivent pas et ne devraient pas recevoir de certificat de salaire pour cela sont attribués au propriétaire. Si des personnes proches travaillent dans l'entreprise et reçoivent ou devraient recevoir un certificat de salaire, elles sont considérées comme faisant partie du personnel.
Les associés de sociétés de personnes sont considérés comme des personnes étroitement liées au sens de l'art. 3, let. h, ch. 1, LTVA, pour autant que leur participation à la société de personnes atteigne au moins 20 %. Pour déterminer la base de calcul de l'impôt, il convient de tenir compte des éléments suivants:
- si les personnes étroitement liées travaillent dans l'entreprise, la base de calcul est la même que pour le personnel;
- si les personnes étroitement liées ne travaillent pas dans l'entreprise, la base de calcul est la valeur qui serait convenue entre des tiers indépendants (art. 24. ch. 2 LTVA).
En cas d'acquisition de prestations par des associés collaborateurs détenant moins de 20 % de la société, il s'agit d'une prestation à soi-même au sens de l'art. 31, al. 2, let. c, LTVA.
Il est important de déclarer les parts privées au moins une fois par an. Étant donné que le montant des parts privées à régler n’est pas toujours facile à déterminer selon la méthode effective, l’administration de la TVA fournit un calcul approximatif au moyen de barèmes dans de nombreuses circonstances. Celles-ci ressortent également de l’info TVA 08.
Une part privée peut être destinée à un usage propre ou à une partie d’un usage mixte (correction de l’impôt préalable). Il est également possible qu’il s’agisse d’une prestation (fourniture de biens ou de services).
Recommandations de séminaires
Si ces prestations sont fournies au personnel contre rémunération, la taxe doit être calculée sur la base de la rémunération effectivement perçue. Les prestations fournies par l’employeur au personnel qui doivent être précisées dans le certificat de salaire sont considérées comme ayant été rendues contre rémunération.
L’Administration fédérale des contributions distingue au total cinq groupes de personnes ayant des assiettes fiscales différentes:
| Groupe de personnes | Conséquences |
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Prestations en faveur du personnel | Le montant à déclarer sur le certificat de salaire est déterminant. Si les prestations ne figurent pas en termes de montant dans le certificat de salaire, elles ne sont pas versées à titre onéreux et ne relèvent donc pas de la taxe sur la valeur ajoutée (voir notamment la liste des prestations à ne pas déclarer; Info TVA 08). |
Personnes non-destinataires du certificat de salaire
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Prise en charge des frais de formation continue
La reprise des coûts de la formation professionnelle et de formation continue des salariés (Master, formation d’experts fiscaux, maturité professionnelle, etc.) par les employeurs n’est plus considérée comme un avantage monétaire pour les salariés et leur permet de déduire l’impôt préalable. Il est important d’avoir en sa possession une facture sur laquelle la taxe sur la valeur ajoutée est indiquée et émise par l’établissement d’enseignement si celle-ci est adressée à l’employé et si toute ou partie du montant lui est remboursée (l’original ou une copie).
Si la convention de formation convenue n’est pas respectée (par ex. abandon de la formation, non-respect de la période convenue de renonciation à une démission après la fin de la formation) et si les coûts ou au moins une partie de ceux-ci doivent être remboursés en conséquence, l’employeur peut les considérer comme neutres. Il n’y a pas de correction de l’impôt préalable versé antérieurement et aucune imposition des montants remboursables (partiels).
Il est essentiel de veiller à ce que les coûts du perfectionnement professionnel et de la formation continue, s’ils ne doivent pas être considérés comme des coûts professionnels, soient déclarés dans le certificat de salaire comme un paiement de salaire accessoire et considérés comme fournis contre rémunération. En conséquence, ils doivent être déclarés dans le décompte de la TVA conformément à leurs qualifications en matière de TVA.
Un point important dont il faut absolument tenir compte est le changement d'employeur après la fin d'une formation. Dans un tel cas, le nouvel employeur ne peut pas déduire l'impôt préalable sur la base des factures établies par l'institut de formation à l'intention du collaborateur. Il ne peut pas non plus le faire si le collaborateur rembourse les frais à son ancien employeur et que le nouvel employeur les prend en charge. Les changements d'emploi pendant la formation initiale et continue doivent être traités de la même manière, conformément à ce qui précède.
Par ailleurs, les personnes qui suivent des cours préparatoires aux examens professionnels fédéraux et aux examens professionnels fédéraux supérieurs bénéficient depuis le 1er janvier 2018 d'un soutien uniforme au niveau fédéral, conformément à l'article 56a de la loi sur la formation professionnelle. Dans un tel cas, l'employeur est autorisé à déduire l'impôt préalable sur la part des coûts qu'il prend en charge. Il n'a donc pas le droit de déduire l'impôt préalable sur la part supportée par le collaborateur lui-même, dont fait également partie la contribution fédérale demandée par le collaborateur et versée à ce dernier.
Autres avantages salariaux
La livraison gratuite de biens aux collaborateurs dont ils sont propriétaires ne doit pas nécessairement se situer en dehors de l'activité entrepreneuriale. C'est notamment le cas lorsqu'elle est liée à l'obligation de les porter ou de les utiliser pendant l'activité professionnelle (p. ex. vêtements professionnels ou port de ses propres pièces de collection dans un magasin de mode). Dans ce genre de circonstances, on peut supposer qu’il s’agit d’une nécessité au titre de la représentation, ce qui débouche sur un motif commercial. Dans ce cas, aucune taxe sur le chiffre d’affaires n’est due et l’impôt préalable peut être récupéré.
Déclaration d’un abonnement général dans le certificat de salaire
Lorsqu’un abonnement général financé par l’employeur est remis et qu’il est nécessaire à l’employé à des fins professionnelles, il n’y a pas de taxe sur la valeur ajoutée à déclarer. Toutefois, s’il n’est pas utilisé principalement à des fins professionnelles, mais surtout pour des déplacements privés, on est en présence d’une prestation accessoire au salaire qui est imposable.
Part privée des coûts de véhicules
La mise à disposition d’un véhicule d’entreprise par l’employeur est considérée comme une prestation accessoire à condition qu’il puisse être utilisé à des fins privées. Cette prestation est imposée au taux normal. Un ajustement forfaitaire des coûts du véhicule peut être effectué pour la détermination de la rémunération imposable. À partir de 2022, la part privée est passée de 0,8 % à 0,9 % par mois. L'augmentation du forfait doit tenir compte du trajet domicile-travail financé par les employeurs. Cette mesure profite surtout aux salariés qui effectuent de longs trajets (plus d'environ 4 300 km par an). Le taux s'élève donc par an à 10,8 % du prix de référence (hors TVA au taux normal) du véhicule. Toutefois, au moins CHF 150.– par mois doivent être décomptés. Le taux calculé comprend la taxe sur la valeur ajoutée.
Cette réglementation entraîne une simplification administrative. La charge fiscale est moins élevée pour les travailleurs ayant un long trajet ou peu de jours de service extérieur. Toutefois, pour les trajets plutôt courts ou les jours de service extérieur élevés, la charge fiscale peut être plus élevée que celle prévue par la réglementation jusqu'en 2021. Il est toutefois possible de recourir à la méthode de calcul effective. Pour cette méthode de calcul, il est recommandé de tenir un contrôle des trajets (carnet de bord). Le contenu recommandé de ce carnet de bord peut être consulté dans l'Info TVA 08 Parts privées, chiffre 1.5.1.
Si le véhicule est loué par l’employeur, le prix d’achat est remplacé par la valeur indiquée dans le contrat de crédit-bail (hors TVA).
Une autre précision pratique est à noter dans l'Info TVA 08 Parts privées révisée: si le collaborateur utilise son véhicule privé à des fins professionnelles et que l'entreprise prend en charge les frais d'exploitation courants (mais pas les frais d'acquisition) à titre de dédommagement, la part privée peut être calculée de manière forfaitaire à hauteur de 150 CHF par mois (TVA comprise), dans le sens d'une détermination approximative des frais d'exploitation pris en charge.
Conclusion
La façon dont les parts privées doivent être incluses dans le certificat de salaire s’avère très complexe et versatile. L’application correcte est un grand défi pour ceux qui doivent s’occuper de l’émission du certificat de salaire et de tout ce qui s’y rapporte. Mais un traitement exact de la taxe sur la valeur ajoutée en relation avec le certificat de salaire vaut la peine par rapport à d’éventuels contrôles par l’administration de la TVA. Car l’objectif de chaque responsable est de traiter correctement la préparation du certificat de salaire.
