Certificat de salaire: Composantes salariales à déclarer
Thomas Wachter
Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.
Aides de travail appropriées
Points clés relatifs au certificat de salaire
Le formulaire est uniformisé au niveau de la Suisse. Dans les langues a/f/i ou a/f/e. Il est possible d’établir le certificat à partir de données définies au moyen du programme informatique de gestion des salaires. Il est nécessaire de déclarer également les salaires d’un montant minime vis-à-vis de l’administration fiscale (pas de plafond pour salaires minimes). Le salaire soumis à l’AVS ne correspond pas à celui qui doit être déclaré auprès de l’administration fiscale. Les revenus issus d’activités accessoires sont eux aussi imposables (l’employé peut faire valoir une déduction forfaitaire dans la déclaration d’impôt). Seuls les cadeaux, dans la mesure où ils ne dépassent pas la mesure courante, sont exonérés d’impôt.
Que faut-il déclarer et où ?
| Lettre A | Cochez cette case si vous utilisez le formulaire pour attester des prestations versées en vertu d’un contrat de travail (activité dépendante). Il peut notamment s’agir du salaire rémunérant une activité principale ou accessoire (cas le plus fréquent) ou des rémunérations versées à un membre de l’administration. |
| Lettre C | Numero AVS |
| Lettre D | Annee civile determinate |
| Lettre E | Période de salaire (du 01.01, respectivement date du début de la première mission, jusqu’au 31.12, respectivement fin de la dernière mission dans l’année civile considérée) |
| Lettre F | Transport gratuit entre le domicile et le lieu de travail. Cette case doit être cochée si l’employé n’a pas de frais de transport pour se rendre sur son lieu de travail:
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| Lettre G | Repas dans une cantine/chèques-repas. Cette case doit être cochée si
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| Chiffre 1 | Le salaire en numéraire, excepté les indemnités uniques (celles-ci sont déclarées dans la rubrique du chiffre 3)
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| Chiffre 2 | Prestations salariales accessoires. Ce sont toutes les prestations que l’employeur ne verse pas en numéraire (prestation en nature, fringe benefits). Les prestations accessoires doivent être déclarées dans les rubriques 2.1 à 2.3 à la valeur estimée par l’employeur. L’estimation s’effectue en principe sur la base de la valeur marchande ou de la valeur vénale. |
| Chiffre 2.1 | Pension et logement (chambre). Exemple: employée dans la gastronomie |
| Chiffre 2.2 | Part privée du véhicule d’entreprise. Par mois, 0,9%, resp., par année, 10,8% du prix d’achat hors TVA,1 mais au moins CHF 150.– par mois. Exemple: prix d’achat de CHF 50 000.– hors TVA, montant à déclarer = CHF 5400.–. |
| Chiffre 2.3 | Autres avantages salariaux: Autres avantages salariaux que l’employeur peut évaluer. Exemples: Abonnement général à usage privé, logement à prix réduit pour le concierge, logement gratuit. Les frais professionnels particuliers des expatriés remboursés sous forme de forfait doivent être attestés ici avec la remarque «Frais forfaitaires pour expatriés» (art. 2 al. 3 let. b OExpa). |
| Chiffre 3 | Prestations non périodiques. Exemples:
En cas de rapport de travail sur une année entière, ces prestations peuvent aussi être déclarées dans la rubrique au chiffre 1. |
| Chiffre 4 | Prestations en capital. Ces prestations peuvent en partie être imposées à taux réduit. Exemples:
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| Chiffre 5 | Droits de participation de collaborateurs selon la feuille annexe (actions, options etc.). Le revenu est calculé en fonction de la différence entre la valeur vénale et le prix de cession à l’employé ou bien de souscription. Il est nécessaire de porter toutes les indications détaillées dans une annexe du certificat de salaire pour tous les cas de participation de collaborateurs. |
| Chiffre 6 | Indemnités des membres du conseil d’administration |
| Chiffre 7 | Autres prestations. Exemples:
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| Chiffre 8 | Salaire brut |
| Chiffre 9 | Part de l’employé aux cotisations AVS/AI/APG, AC et AANP (pas les cotisations d’assurance pour indemnités journalières) |
| Chiffre 10 | Prévoyance professionnelle (2e pilier) |
| Chiffre 10.1 | Cotisations ordinaires de l’employé à la prévoyance professionnelle |
| Chiffre 10.2 | Cotisations pour le rachat dans la prévoyance professionnelle. Il faut déclarer en plus les cotisations de l’employé que l’employeur a prises à sa charge et qui ont été déclarées sous le chiffre 7. |
| Chiffre 11 | Salaire net |
| Chiffre 12 | Retenue de l’impôt à la source |
Les frais doivent etre declares de la facon suivante:
| Chiffre 13 | Allocations pour frais |
| Chiffre 13.1.1 | Si les frais ne dépassent pas le montant maximal ou si l’entreprise dispose d’un règlement de frais agrée, il suffit de cocher la petite case. En cas contraire, il est nécessaire de déclarer le montant des frais de voyage, de repas et de nuitée qui ont été effectivement rémunérés. |
| Chiffre 13.1.2 | Autres frais effectifs. Ceci concerne notamment les indemnités payées par l’employeur pour les dépenses professionnelles particulières (déductibles) des expatriés. |
| Chiffre 13.2 | Frais forfaitaires. Ils doivent être déclarés, y compris lorsque l’entreprise dispose d’un règlement de frais agrée. |
| Chiffre 13.2.1 | Frais forfaitaires de représentation |
| Chiffre 13.2.2 | Frais forfaitaires de voiture |
| Chiffre 13.2.3 | Autres frais forfaitaires. Les frais professionnels particuliers des expatriés, qui sont remboursés sous forme de forfait, ne doivent plus être ajoutés au salaire ici, mais sous le chiffre 2.3 (Cm 60). |
| Chiffre 13.3 | Contributions au perfectionnement:
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Les elements suivants sont a declarer sous les deux derniers chiffres du certificat de travail:
| Chiffre 14 | Autres prestations salariales accessoires: prestations de l’employeur dont il ne connaît pas la valeur et qui par conséquent ne sont pas à déclarer sous le chiffre 2 |
| Chiffre 15 | Observations:
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Recommandations de produits
Il faut mentionner le lieu, la date, le nom et l’adresse en bas du certificat. Les certificats de salaire doivent etre signes sauf en cas de certificat de travail etablit de maniere electronique.
Il n’existe pas de prescriptions de forme pour l’annexe, toutefois elle doit contenir le nom, l’adresse et le numéro de sécurité sociale.
Les indications suivantes sont facultatives:
Indications détaillées par rubrique, en cas de place insuffisante dans le formulaire:
- Lieu de travail;
- Jours de travail en équipe (l’employé peut faire valoir des déductions pour les repas);
- Prestations non périodiques ou autre prestations salariales accessoires imposables;
- Indemnités en faveur d’une tierce société;
- Indications portant sur la formation continue et de perfectionnement;
- Remboursement de frais de déménagement;
- Participations de collaborateur.
En ce qui concerne les participations de collaborateurs, il convient de respecter les obligations d’attestation conformément à l’ordonnance sur les attestations de participation (OAP).
Eléments de salaire à présenter
Il faut indiquer les composantes salariales suivantes dans l’attestation de salaire:
Bonifications en especes a declarer
- Salaire mensuel, salaire horaire;
- Allocations familiales (ne sont pas soumises à l’AVS);
- 13e salaire, gratification, boni, commissions, etc.;
- Indemnités d’heures supplémentaires, etc.;
- Toutes les allocations telles que les allocations de nuit et du dimanche, les allocations de vêtements pour les vêtements civils, les primes de reconnaissance pour les propositions d’amélioration, etc.;
- Les cadeaux d’années de service et de jubilés, les cadeaux en espèces lors de la réussite d’examens professionnels;
- Les contributions au salaire pour les repas de midi;
- Les indemnisations en espèces pour le chemin au travail (cocher uniquement le champ F);
- Les cadeaux en espèces (mais pas les cadeaux en nature ou les bons jusqu’à CHF 500.– par évènement);
- Les frais forfaitaires (toujours à déclarer, ne sont assujettis que si ceux-ci ne sont pas considérés sous forme avérée en tant que remboursement de frais professionnels);
- Frais de perfectionnement professionnel payés à toute collaboratrice ou collaborateur (peut – si lié au métier – être de nouveau déduit dans la déclaration fiscale);
- Toutes les indemnités de perte de gain qui sont versées par l’employeur;
- Les pourboires pour autant qu’ils constituent une part considérable du salaire.
Prestations en nature et prestations non payee par l’employeur
- Nourriture et logement, par exemple repas au lieu de travail, logement au lieu de travail;
- Appartement d’entreprise à prix réduit ou gratuit;
- Chèques repas jusqu’à CHF 180.– par mois (cocher uniquement le champ G);
- Chèques repas de plus de CHF 180.– par mois;
- Prestations gratuites de l’employeur telles que obtention de marchandises de plus de CHF 500.– par année environ;
- Abonnement pour le chemin au travail, abonnement général (dans la mesure où cela n’est pas requis pour les déplacements professionnels);
- Utilisation d’un véhicule d’entreprise également pour des trajets privés (p. ex. illimité ou uniquement pour les déplacements entre le lieu de travail et d’habitation);
- Prise en charge de frais pour le véhicule privé (par exemple mensualités de crédit-bail);
- Chèques Reka remis gratuitement plus que CHF 500.– ou fortement réduits (mais pas de réductions jusqu’à CHF 600.– par année);
- Actions données gratuitement aux collaborateurs;
- Frais de perfectionnement professionnel payés au fournisseur de perfectionnement tant que la facture est adressée à l’employeur;
- Reprise des coûts complets pour une crèche (cela ne s’applique pas à la simple réduction des frais, respectivement en cas de crèche d’entreprise).
Prestations non soumises à déclaration
- Cadeaux en nature ou bons jusqu’à CHF 500.– par évènement;
- Réductions sur marchandises pour besoins propres dans le cadre usuel au secteur (en général de 10 à 30%);
- Chèques Reka remis sous forme subventionnée jusqu’à 20% et CHF 600.– de réduction par année;
- Utilisation privée du téléphone portable ou de l’ordinateur portable dans un cadre limité;
- Prestations en nature non régulières telles que des invitations à déjeuner, etc.;
- Repas intermédiaires au lieu de travail;
- Parking d’entreprise;
- Vêtements et uniformes gratuits;
- Abonnement demi-tarif;
- Miles d’avion;
- Indemnités pour frais en relation avec des perfectionnements professionnels;
- Places dans la crèche de l’entreprise, places de crèche à prix réduit.
Déclaration des salaires en fin d'année
A la fin de l’année, respectivement au début de l’année suivante, il convient de procéder aux activités administratives suivantes:
Le décompte définitif avec la caisse de compensation s’effectue au début de l’année suivante sur la base de l’attestation des salaires annuels (déclaration à terme échu). Le formulaire relatif à l’attestation des salaires annuels est envoyé à l’employeur.
Une prime provisoire devant être versée par l’employeur est également fixée pour l’assurance accidents. Le décompte définitif de prime pour l’année échue est ensuite établi sur la base de la déclaration annuelle des salaires.
Les caisses de pension reconnaissent comme seule assurance sociale la déclaration préalable, ce qui implique qu’en règle générale les futurs salaires sont déjà déterminés en début d’année et que les cotisations mensuelles sont fixées de manière définitive sur la base de cette déclaration.
Caisse de compensation
Le décompte définitif indiquant la somme des salaires réellement versée s’effectue au début de l’année suivante sur la base de l’attestation des salaires annuels (déclaration à terme échu). Le formulaire (formulaire papier, électronique ou ELM, site Internet SUVA) est remis à l’employeur pour l’attestation annuelle de salaire. Celle-ci est généralement à remettre à la fin janvier. Dans la plupart des cas, il est possible d’imprimer directement la liste à partir du programme des salaires ou du système de gestion des ressources humaines. Il s’agit d’une liste globale par année civile qui indique la plupart du temps, outre les informations relatives à l’entreprise, y compris les numéros de décompte, les informations suivantes pour chaque collaborateur/collaboratrice:
- Numéro de sécurité sociale, nom et prénom;
- Mois d’embauche (de/à, par exemple 3 à 10);
- Somme facturée des salaires assujettis à l’AVS par embauche
- Allocations familiales versées par embauche
- Total de la somme de salaire soumise à l’AVS, l’AI, l’APG aux AF, à l’AC
- Total des allocations familiales versées
De plus, il faut également indiquer la caisse de pension et l’assurance accidents puisque la caisse de compensation vérifie l’exécution des obligations à la LPP et à la LAA.
Cette procédure ne se heurte à aucun problème si l’effectif du personnel est constant. Si toutefois ce dernier augmente, cela peut entraîner une très grande créance en fin d’année. Le cas échéant, il faut déjà informer en cours d’année la caisse de pension que la cotisation trimestrielle doit être augmentée.
L’assureur accidents
Une prime provisoire devant être versée par l’employeur est également fixée pour l’assurance accidents.
Le décompte définitif de la prime pour l’année échue est ensuite établi sur la base de la déclaration annuelle des salaires. Le formulaire (formulaire papier, électronique ou ELM, site Internet SUVA) est remis à l’employeur pour l’attestation annuelle de salaire. Celle-ci est généralement à remettre à la fin janvier.
Prévoyance professionnelle: déclaration préalable
Les caisses de pension reconnaissent comme seule assurance sociale la déclaration préalable, ce qui implique qu’en règle générale les futurs salaires sont déjà déterminés en début d’année et que les cotisations mensuelles sont fixées de manière définitive sur la base de cette déclaration.
Les cotisations mensuelles sont uniquement adaptées en cas de modifications très importantes (modification du salaire de 10 ou 20% selon le règlement, adaptations très importantes du volume horaire). Les arrivées, départs et congés non payés doivent par ailleurs faire l’objet d’une mutation.
Les éléments de salaire non définis au préalable ou exceptionnels ne sont souvent pas pris en considération (allocations, bonus, gratification volontaire, etc.) à condition que le règlement de l’institution de prévoyance ne le stipule.
Procédure simplifiée de communication des salaires
L’association swissdec a été créée dans ce but par la Confédération, l’AVS/AI, l’Association Suisse d’Assurances (ASA), la Suva et d’autres partenaires. Swissdec permet de certifier les programmes des salaires et de mettre en oeuvre une procédure simplifiée de communication des salaires. La norme suisse en matière de salaire (ELM) a été conçue à cet effet. ELM signifie «déclaration unifiée des salaires». Le système semble désormais avoir surmonté les problèmes dus à sa jeunesse; il est mis à disposition de manière productive. Les programmes de salaires certifiés Swissdec préparent de manière autonome les données pour les caisses de compensation (AVS), les assureurs (LAA, LAAC, IJM), l'OFPS pour l'enquête sur la structure des salaires, ainsi que les administrations des contributions.
