Prise de références: Comment effectuer une prise de références réussie

Les références représentent un moyen essentiel d'obtenir des informations lors d'un recrutement. Les supérieurs doivent toutefois respecter certaines règles pour les demander ou les donner. Le devoir de vérité est primordial, et les références peuvent approfondir le certificat de travail, sans en dépasser le cadre. La personne donnant une référence doit donc s'en tenir strictement au contenu du certificat. 

Accord préalable pour la prise de références  

Lors de la prise de références, les informations sont partagées en l'absence de la personne concernée. Son accord est donc nécessaire tant pour l'octroi que pour la demande de référence, et elle peut demander à connaître le contenu de l'échange. Cela lui permet d'apporter d'éventuelles corrections. La mention de personnes de référence dans un CV constitue un accord tacite pour leur consultation. 

Pour la démarche pratique, il est conseillé de fixer un rendez-vous pour l'entretien de référence, permettant aux deux parties une préparation optimale. 

Méthodologie de la prise de références 

Les références s'apparentent à un certificat de travail oral. Même sans base légale explicite, les employeurs sont tenus d'effectuer des prises de référence dans le cadre de leur devoir d'assistance. Une référence permet d'approfondir les aspects du certificat de travail, sans les élargir. 

La référence n'est pas un règlement de comptes  

L'évaluation doit s'appuyer sur des exemples concrets, sans devenir l'occasion d'exprimer des critiques retenues dans le certificat par principe de bienveillance. Les règles du certificat de travail s'appliquent (vérité, clarté, exhaustivité, bienveillance). La véracité est particulièrement importante, l'employeur étant responsable des conséquences de références inexactes et préjudiciables. 

Les références doivent couvrir l'ensemble de la relation professionnelle, sans se focaliser sur des incidents isolés. Elles doivent rester cohérentes avec le certificat de travail. Une prise de références rigoureuse est essentielle, permettant de réunir les documents pertinents et de préparer des exemples appropriés. 

Lors de changements hiérarchiques, certaines prises de référence peuvent se baser uniquement sur des documents (certificats intermédiaires, évaluations). Cette situation doit être clairement indiquée. 

Pour une simple attestation de travail, seul son contenu peut être repris lors d'une prise de référence. Les commentaires sur les performances ou le comportement sont exclus. Cette règle s'applique également aux aspects volontairement omis du certificat. Par exemple, si le comportement envers les supérieurs n'est pas mentionné, il ne peut être évoqué en référence. Un bref échange préalable avec l'employé est recommandé. 

Obtenir des références  

La demande de références est vivement conseillée pour leur richesse d'information. Il est pertinent d'obtenir des références sur le poste actuel et, si possible, plusieurs autres pour une perspective plus complète. Les références anciennes présentent un risque de distorsion. 

Ne pas solliciter les collègues  

Les références doivent être demandées uniquement aux responsables RH ou aux supérieurs hiérarchiques, jamais aux collègues. Il faut vérifier l'identité de l'interlocuteur et la source de ses informations. Une préparation minutieuse est nécessaire : établir un questionnaire avec les RH et informer l'interlocuteur du poste visé pour des réponses ciblées. Les questions doivent porter sur la relation de travail ou les compétences du candidat. 

Guide pratique pour les responsables RH 

Prérequis légaux : 

• Obtenir l'accord écrit explicite du candidat.
• Contacter uniquement les personnes de référence autorisées (supérieurs directs, RH).
• Ne prendre que 2-3 références, principalement récentes. 

Préparation de l'entretien : 

• Préparer un questionnaire basé strictement sur le certificat de travail.
• Identifier les points à approfondir dans la limite du certificat.
• Se limiter aux aspects professionnels documentés.

Questions conformes au cadre légal : 

• «Pouvez-vous illustrer par des exemples les compétences mentionnées dans le certificat ?»
• «Comment s'est manifestée la qualité de travail décrite dans le certificat ?»
• «Dans quels contextes les responsabilités mentionnées ont-elles été exercées ?»
• «Pouvez-vous préciser le cadre des projets évoqués dans le certificat ?»
• «Comment se sont concrétisées les aptitudes professionnelles citées ?» 

Précautions essentielles : 

• Ne pas dépasser le cadre du certificat.
• Respecter le principe de véracité.
• Maintenir le devoir de bienveillance.
• Protéger les données personnelles.
• S'abstenir de questions sur la sphère privée. 

Utilisation des références  

La prise de références permet d'abord d'acquérir des informations directes. Sollicitées entre deux phases de recrutement, elles peuvent aussi nourrir les questions du prochain entretien, notamment pour approfondir certains points ou explorer des aspects intéressants.