Outsourcing du recrutement: Quelles sont les conséquences pour une entreprise?
Daniel Cerf
Daniel Cerf publie différents ouvrages destinés aux praticiens dans la fonction RH, anime des conférences et formations, et conduit des activités de conseil en Management et Organisation RH dans le cadre de la société DC Management, créée et développée depuis 2004. Au bénéfice d’une riche expérience de praticien à tous les niveaux de responsabilités dans la fonction RH jusqu’à celui de DRH dans de très grands environnements, Daniel Cerf met son expérience, son savoir et des outils de gestion RH qu’il a développés au service des entreprises.
Eric Gerini
Eric Gerini est au bénéfice d’une formation pluridisciplinaire (Marketing, Coaching, RH, Economiste) et d’une expérience professionnelle affirmée dans la direction d’entreprise. A ce jour, il occupe la direction générale de la société PEMSA Human Resources, société qu’il a lui-même fondée en 1993 à Lugano. Pour commémorer les 15 ans d’activités de la société et l’ouverture de la première agence outre-Sarine (Bâle) après celles de Genève, Lausanne, Martigny, Fribourg, Locarno et Lugano, Eric Gerini met son expertise au service de WEKA Business Media pour cet ouvrage dédié au recrutement.
Aides de travail appropriées
Comment développer une politique de recrutement?
Définition
Insourcing: l’entreprise traite une fonction en interne, ce qui implique la mise en place d’un département qualifié ou une charge de gestion RH importante supportée par la ligne hiérarchique.
Outsourcing: l’entreprise transfère une fonction vers un partenaire externe. Elle sous-traite généralement des activités qu’elle estime être non stratégiques et les moins productrices de revenus. L’outsourcing implique une restructuration des activités au sein de l’entreprise.
Pourquoi outsourcer le processus de recrutement? Le recrutement constitue un des domaines de la fonction RH où l’on observe une des plus grandes proportions d’outsourcing.
L’outsourcing devient une option lorsque certaines activités peuvent être exécutées plus rapidement, mieux et à moindre coûts par une organisation externe. Il présente notamment les avantages suivants:
- Stratégie: le recrutement n’est pas toujours considéré comme une fonction stratégique du département RH. En externalisant le processus, l’entreprise peut profiter d’une vision plus large du marché dont disposent les sociétés de recrutement.
- Professionnalisation: certaines sociétés de recrutement sont de véritables professionnels travaillant avec des outils pointus permettant de rechercher les meilleures compétences que le marché peut offrir en fonction des besoins de l’entreprise.
- Flexibilité: les fluctuations des besoins sont plus facilement supportées par une entreprise externe.
- Coûts: en sous-traitant le processus, les coûts peuvent être sensiblement réduits grâce aux économies d’échelle permettant d’absorber la marge de l’agent.
- Réduction des effectifs: selon le nombre de nouveaux employés engagés par année, il peut être plus avantageux de mandater une agence pour combler les besoins de l’entreprise plutôt que d’employer une personne à l’année.
Définition
Les inconvénients de l’outsourcing:
Si l’outsourcing présente des avantages, il reste toutefois quelques points auxquels l’entreprise doit rester sensible:
- Perte de contrôle: les démarches entreprises par la société mandatée ne sont pas toujours connues. Le contrôle et l’évaluation de l’activité ne peut avoir lieu qu’après son exécution.
- Perte d’expertise et de connaissances: l’externalisation de certaines activités peut mener l’entreprise à ne plus disposer d’aucune expertise liée à ces fonctions.
- Coûts cachés: lorsque des fonctions sont sous-traitées, certains coûts (de recherche, liés à la gestion de la relation avec le prestataire externe) sont parfois oubliés.
- Conflits et différences de culture: il n’est pas évident de partager la culture de l’entreprise avec une agence externe. La culture est pourtant un des éléments clés du recrutement.
- Risques d’indiscrétions: bien que ce risque soit très limité, l’entreprise doit s’assurer que la protection des données échangées au sujet des candidats ou des collaborateurs au service de l’entreprise soit préservée.
- La gestion de la relation: même si la fonction de recrutement est externalisée, il est nécessaire de désigner un responsable interne qui sera en relation avec l’agence. Cette relation prend du temps et peut parfois être conflictuelle. Un gain de temps et d’efficacité d’un côté est partiellement perdu par l’effort de coordination nécessaire de l’autre côté.
Pourquoi insourcer le processus de recrutement? L’évaluation du seuil critique entre la taille de l’entreprise et le nombre d’engagements prévus est importante. En cas d’engagement d’un grand nombre d’employés, un poste de recruteur au sein du département de ressources humaines est envisageable. Si, au contraire, le nombre d’engagements est faible, une personne de l’entreprise peut se charger du recrutement. Ce sera soit le rôle du responsable RH d’une petite structure ou encore celui du directeur de la société dans le cadre d’une TPE ou d’une petite PME.
Garder la fonction de recrutement au sein de l’entreprise permet de s’assurer que là où les personnes qui en ont la charge, de fait, connaissent bien l’entreprise, sa structure, sa culture et sa philosophie. En revanche, l’inconvénient principal de la gestion interne du recrutement, en particulier dans les PME, tient au manque d’outils de recrutement et de sélection performants dont peut se doter une PME. Ces outils ont un coût élevé et demandent un investissement important qui ne pourra véritablement être rentabilisé qu’une fois atteint un seuil critique de nombre d’engagements minimums par année.
Vers une solution mixte? Beaucoup d’entreprises optent pour une solution mixte. Une personne au sein des ressources humaines ou de l’équipe administrative est chargée de coordonner le recrutement en faisant appel à des sociétés externes pour trouver un profil sur le marché.
Cette méthode a l’avantage d’être flexible et permet de faire appel à une agence de placement par exemple dans les cas suivants:
- Surcharge de travail: le responsable du recrutement est occupé par d’autres activités, il peut momentanément sous-traiter le recrutement de ses candidats.
- Délais courts: une agence sera plus à même de trouver certains bons candidats très rapidement.
- Profils pointus ou spécialisés: une agence trouvera des dossiers plus facilement grâce à des outils de recherche performants.
Les coûts d’une politique de recrutement et son impact sur la structure organisationnelle La politique de recrutement déployée a des conséquences sur la structure de l’entreprise ainsi que sur les coûts du processus. Sur le plan interne, parmi les différents acteurs impliqués dans le processus de sélection, service RH, service chargé entre autres responsabilités de la gestion RH, directeur et responsable hiérarchique, la répartition des rôles et la coordination entre ces acteurs peuvent être à l’origine de différentiels de coûts de gestion importants.
Pour optimiser le processus sur le plan économique, les rôles de gestion du processus seront déterminés principalement en fonction de la taille de l’entreprise, du nombre d’engagements moyens et de la forme d’organisation centralisée ou non de l’entreprise. La culture de l’entreprise et le profil des managers seront également pris en compte.
En cas d’outsourcing du recrutement, le gain d’efficacité grâce notamment à des outils et des moyens de recrutement plus pointus sera en partie compensé par une perte de lien avec l’identité de l’entreprise, de même qu’une partie du gain de temps de gestion sera perdu par l’effort de coordination nécessaire entre l’entreprise et la société chargée du recrutement. Les responsables hiérarchiques seront dans ce cas en contact direct avec l’agence externe et à ce titre plus fortement impliqués dans le processus de recrutement en qualité de représentants de la société.
Une solution intermédiaire consistant à sous-traiter ponctuellement des activités de recrutement permet de maintenir une structure légère de gestion RH dans l’entreprise en cas de fluctuations temporaires des activités de recrutement sans recourir à un ajustement des ressources internes.
