Descriptif de poste: Les étapes de la construction

Les étapes de la construction d’un descriptif de poste

Pour réussir la descriptif de poste, il convient de procéder selon les étapes suivantes:

1. Définir les caractéristiques du poste avec la personne compétente (responsable de service), ainsi que les missions principales et l’environnement
2. Définir des compétences générales et spécifiques, une durée d’expérience professionnelle, les qualifications nécessaires (formation, expérience, langues, compétences informatiques, permis de conduire, habilitations, etc.)
3. Définir le rôle du ou des responsable(s) hiérarchique(s) par rapport au candidat
4. Identifier si le poste nécessite ou non de travailler en équipe
5. Identifier les contraintes particulières du poste (environnement, déplacements, etc.)
6. Définir quels sont les interlocuteurs réguliers de la personne qui occupera le poste
7. Hiérarchiser les critères (rédhibitoires ou non) recherchés dans l’expérience et/ou les qualifications de la personne qui occupera le poste
8. Etudier la nécessité ou la pertinence d’embaucher à long terme (en fonction du potentiel de la personne) ou à court terme (uniquement pour un poste donné)
9. Définir le nombre d’entretiens qui seront nécessaires, l’identité des interlocuteurs rencontrée, les tests à faire passer, etc.

Contexte

Définir les caractéristiques du poste avec la personne compétente (supérieur hiérarchique), ainsi que les missions principales et l’environnement 

Le supérieur hiérarchique connaît parfaitement l’environnement dans lequel son futur collaborateur va évoluer et va donc piloter la construction du descriptif de poste. La vision d’un poste donné ne sera pas la même en fonction du service, du responsable, du contexte, du reste de l’équipe, etc. 

La confrontation d’idées peut néanmoins être intéressante (avec le service du personnel notamment) pour faire en sorte de n’omettre aucun aspect important du poste. Enfin, un consultant externe, en cas de création de poste, peut aider à définir ce poste.

Définir des compétences générales et spécifiques, une durée d’expérience professionnelle nécessaire, les qualifications nécessaires 

Pour un poste de directeur des ressources humaines, une compétence générale est, par exemple, la capacité à écouter et communiquer et une compétence spécifique est, par exemple, la connaissance d’un logiciel très particulier.

Définir le rôle du ou des responsable(s) hiérarchique(s)/Identifier si le poste nécessite ou non de travailler en équipe/Définir quels sont les interlocuteurs réguliers de la personne qui occupera le poste 

Il est important de positionner le futur salarié par rapport à son responsable, ses collègues, ses subordonnés et de définir les interactions et la chaîne des responsabilités des uns et des autres. Cet exercice aide d’ailleurs à déterminer objectivement le niveau réel de responsabilité d’un poste.

Identifier les contraintes particulières du poste 

Les contraintes physiques (travail de nuit, dans le froid, etc.), les déplacements fréquents, les horaires particuliers doivent être identifiés. Il est nécessaire de «vendre» un poste au candidat, tout en restant transparent pour éviter toute mauvaise surprise qui mènerait à l’échec.

Hiérarchiser les critères (rédhibitoires ou non) recherchés dans l’expérience et/ou les qualifications de la personne qui occupera le poste 

Il faut réaliser que le candidat «idéal» a peu de chances d’exister. Il sera donc peut-être nécessaire de faire l’impasse sur certains critères, qu’il faut définir à partir d’une hiérarchisation.

Etudier la nécessité ou la pertinence d’embaucher à long terme (en fonction du potentiel de la personne) ou à court terme (uniquement pour un poste donné) 

La notion de «potentiel», soit la capacité d’un salarié de prendre à terme de larges responsabilités, peut être décelée au sein d’un candidat qui ne sera peut-être pas le meilleur candidat sur le poste donné, en terme d’expérience par exemple, mais qui pourra évoluer à terme.

Astuces de la pratique:

1. Le descriptif de poste est un document vivant et donc adaptable. La remise à jour régulière, en fonction des évolutions technologiques, de l’environnement, des besoins de l’activité, s’impose de manière à réussir au mieux ses recrutements.
2. Le descriptif de poste est un document particulièrement important, notamment en cas de diffusion, puisqu’il va déterminer la qualification et la catégorie requise de la personne, et donc souvent son coefficient, sa rémunération de base, etc. La précision et l’objectivité s’imposent d’autant plus.
3. Le descriptif de poste servira souvent à construire l’annonce qui pourra être passée pour recruter un candidat. Ceci implique de nouveau que toute mention doit être bannie. La présentation et la formulation sont d’autant plus importantes que le descriptif, à travers l’annonce, va aider à «vendre» le poste au futur candidat.
4. Un descriptif de poste pourra difficilement prendre en compte l’intégralité des tâches d’un poste, sauf à entrer dans un détail trop important. Ne perdez pas de vue les responsabilités essentielles et gardez en mémoire qu’un descriptif de poste doit rester suffisamment ouvert pour permettre l’adaptation.