Entretiens de licenciement: Passer par les mauvaises nouvelles
Aides de travail appropriées
Les entretiens de licenciement constituent une exigence spécifique que la plupart des cadres dirigeants trouvent particulièrement désagréable. Il est donc indispensable de bien préparer les responsables à des entretiens difficiles. Les supérieurs hiérarchiques doivent fournir à leurs collaborateurs une justification cohérente à leur licenciement. En particulier, la manière dont le licenciement est annoncé contribue à maintenir la motivation du personnel restant. Une bonne culture de séparation repose sur une communication ouverte et précise, sur la transparence et l’honnêteté, sur la loyauté, le respect, l'estime et la sensibilité. Les conseils suivants doivent aider les cadres dirigeants à gérer avec plus d'assurance ce processus de séparation généralement éprouvant.
Une bonne préparation est obligatoire
Dans un premier temps, rassemblez l’ensemble des documents pertinents et examinez-les attentivement. Vous pourrez très probablement compter sur la collaboration du responsable RH compétent. En tant que supérieur hiérarchique, vous êtes généralement chargé de mener l’entretien de licenciement en tête-à-tête. Toutefois, selon les circonstances, il peut être judicieux de faire appel à une tierce personne. Celle-ci peut jouer le rôle de témoin lors de l’entretien ou apporter un soutien à la personne concernée. Il peut s’agir, par exemple, du responsable des ressources humaines ou d’un membre de la direction.
Fixez un rendez-vous approprié pour l’entretien de licenciement. Il est recommandé de le planifier en début de semaine, idéalement un lundi, mardi ou mercredi, afin de pouvoir organiser un entretien de suivi dans les jours qui suivent. Le début de l’après-midi constitue généralement le moment le plus propice, car il laisse au collaborateur le temps de contacter, en soirée, une personne de confiance avec qui échanger. L’entretien doit être annoncé selon les usages internes habituels, avec une formulation neutre telle que : « Je souhaiterais vous parler ».
Assurez-vous de ne pas être interrompu pendant la rencontre. Bien que l’entretien ne dure souvent que 10 à 20 minutes, prévoyez une marge de temps suffisante pour répondre à d’éventuelles questions ou gérer une situation émotionnellement difficile. Il est important de pouvoir accompagner le collaborateur avec calme, voire de lui permettre de quitter votre bureau dans des conditions dignes. Prévoyez également un verre d’eau et des mouchoirs, si nécessaire.
Les phases de l’entretien de licenciement
Un entretien de licenciement se déroule généralement en six phases. Pour vous y préparer efficacement, élaborez une check-list regroupant les formulations clés correspondant à chaque étape. Il est essentiel de préformuler les phrases les plus importantes et de les répéter à plusieurs reprises. Cela vous permettra de les exprimer avec aisance, même dans un contexte émotionnellement chargé.
1. Ouverture de l’entretien
L’ouverture de l’entretien constitue un moment clé. Elle doit rester brève et aller rapidement à l’essentiel, sans s’attarder sur une phase d’échauffement prolongée. Commencez par une question simple sur l’état d’esprit de votre interlocuteur, puis annoncez clairement et sans détour le sujet de la rencontre. Par exemple : « Madame Meier, merci d’être venue. Je souhaite vous parler de notre relation contractuelle de travail. »
2. Annonce du licenciement
L’annonce du licenciement doit être formulée de manière claire et sans ambiguïté dans les cinq premières phrases. Venez-en directement aux faits et ne tournez pas autour du pot. La phrase centrale doit toujours être la suivante : « Madame Meier, vous êtes licenciée, en respectant les délais, pour la date du… »Le message doit être concis, explicite et exprimé avec sérieux. Utilisez des termes clairs comme licenciement, séparation ou suspension. Il est également essentiel d’exprimer votre compassion de manière sincère, par exemple : « Je suis vraiment désolé. »
3. Accepter les réactions émotionnelles et le comportement du collaborateur
Les collaborateurs réagissent de manière très diverse à l’annonce d’un licenciement : certains sont sous le choc, d’autres restent calmes, d’autres encore manifestent de l’irritation. Il est essentiel de leur laisser la possibilité d’exprimer librement leurs émotions. Montrez-vous compréhensif et accordez-leur le temps nécessaire pour reprendre leurs esprits. Si la personne semble paralysée par la nouvelle, laissez-lui un moment pour se ressaisir. Une phrase simple et empathique comme :« Je vois bien que cette annonce vous bouleverse profondément » ou « Je comprends que cette information puisse vous surprendre » peut contribuer à apaiser la situation.
Si le collaborateur a besoin d’une pause, versez-lui un verre d’eau, observez un temps d’attente, puis assurez-vous qu’il a bien saisi le message. Il est crucial, dans ces moments, d’avancer avec prudence et de vérifier régulièrement qu’il comprend non seulement vos paroles, mais aussi les conséquences concrètes de cette décision. Même si la personne pleure, ne précipitez pas les choses. Remettez-lui un mouchoir, exprimez votre compassion, et attendez qu’elle parvienne à se calmer. Après quelques instants, une reprise du dialogue est souvent possible, tout en continuant à faire preuve de respect et de délicatesse.
Ne laissez pas le collaborateur quitter l’entretien tant que vous n’êtes pas convaincu que son état émotionnel est suffisamment stabilisé. Si ce n’est pas le cas, proposez qu’une personne de confiance l'accompagne – par exemple un collègue proche.
4. Justification du licenciement
Une fois que votre interlocuteur a retrouvé un certain équilibre émotionnel, vous pouvez lui exposer les raisons qui ont conduit à la décision de licenciement. Commencez par expliquer les fondements juridiques, en veillant à les présenter de manière compréhensible. Ensuite, retracez les étapes et les éléments concrets qui ont mené à cette conclusion.
Il est essentiel de faire comprendre, avec tact mais fermeté, que la décision de licenciement est définitive et qu’elle n’est plus sujette à discussion sur le fond. Votre objectif n’est pas de débattre à nouveau de cette décision, mais d’en expliquer les raisons de manière transparente et respectueuse.
5. Accord sur la suite de la procédure
Une fois que le collaborateur a compris que la décision de licenciement est irrévocable, il s’interrogera naturellement sur la suite des événements. Il est alors important de lui proposer un accompagnement. Offrez-lui votre soutien dans sa recherche d’un nouvel emploi, proposez de servir de personne de référence et assurez-lui la rédaction d’un certificat de travail bienveillant. Évoquez également la possibilité d’une libération de l’obligation de travailler, si cela est envisageable.
Dans certains cas, il peut être nécessaire de prendre immédiatement des mesures de sécurité, en restreignant par exemple l’accès à des données sensibles telles que les fichiers clients. En cas de licenciement avec effet immédiat, accompagnez le collaborateur à son poste de travail, laissez-lui le temps de rassembler ses affaires, puis raccompagnez-le avec discrétion et respect à la sortie de l’entreprise.
Enfin, à l’issue de cette phase consacrée aux modalités pratiques, discutez avec le collaborateur de la manière dont l’annonce du licenciement sera communiquée aux collègues. Il est important de convenir d’un message commun et clair. Notez ensemble les éléments de cette communication, afin d’assurer une cohérence dans la diffusion de l’information.
6. Fin de l’entretien
Lorsque toutes les informations auront été communiquées et que vous aurez répondu aux questions du collaborateur, vous pourrez conclure l’entretien. Indiquez que vous restez disponible pour toute demande ultérieure et proposez, dès cette phase de clôture, la tenue d’un second entretien de suivi.
Remettez ensuite en main propre la lettre de licenciement et demandez au collaborateur ce qu’il envisage de faire immédiatement après l’entretien. Quelle que soit sa décision – rentrer chez lui, appeler un proche ou se rendre auprès du service des ressources humaines – offrez-lui votre soutien dans tous les cas.
Phase de suivi
Immédiatement après l’entretien de licenciement, il est tout à fait normal que vous ressentiez encore une certaine tension émotionnelle. Ce type de situation peut laisser une empreinte forte, même pour le responsable qui la conduit. Il est donc recommandé d’en parler rapidement avec une personne de confiance – un membre du service des ressources humaines, par exemple – afin de partager vos impressions et de prendre du recul.
Par ailleurs, il est essentiel de communiquer rapidement aux autres membres de l’équipe le changement de personnel intervenu. Organisez une réunion de travail pour informer vos collaborateurs du départ du collègue concerné, en précisant le moment de son départ ainsi que les raisons de cette décision, dans le respect de la version convenue avec la personne licenciée.
Ainsi, vous aurez accompli les principales étapes qui suivent un entretien de licenciement. L’essentiel est que ce processus de séparation se déroule de manière respectueuse et loyale, tout en permettant de préserver un climat de confiance au sein de l’équipe et de poser les bases d’une dynamique positive pour l’avenir avec les collaborateurs restants.
