Départ: Des formalités dans les règles de l’art

Travailleurs étrangers

Informer dans les huit jours à partir du départ de l’employé le contrôle des habitants de la commune de domicile de ce dernier (formulaire officiel).

Auprès de l’office cantonal de l’emploi

L’employeur est tenu d’annoncer tous les licenciements et fermetures d’entreprise qui concernent dix employés ou plus. Il doit le faire aussi tôt que possible, mais au plus tard au moment où les congés sont donnés. Lorsque la taille et les structures du marché de l’emploi local le requièrent, les cantons peuvent abaisser à six le nombre minimal d’employés obligeant à annoncer auprès de l’office cantonal de l’emploi les licenciements ou fermeture d’entreprise. L’employeur soumis à cette obligation doit fournir aux autorités compétentes les données suivantes:

• Nombre, sexe et nationalité (suisse ou étrangère) des employés concernés
• Motif de la fermeture
• Branche à laquelle appartient l’entreprise qui licencie
• Date à laquelle les licenciements seront effectifs (mois de référence ou autre date).

Assurances

• Informer la caisse d’allocations familiales du départ de l’employé.
• Informer l’assurance collective de l’entreprise du départ de l’employé.
• Transférer l’avoir de prévoyance professionnelle à la caisse du nouvel employeur ou sur un compte de libre passage.
• Informer par écrit l’employé de son obligation d’annoncer son départ à sa caisse maladie.
• Informer par écrit l’employé qu’il a la possibilité de prolonger de 180 jours son assurance accident pour autant qu’il en fasse la demande.
• Informer par écrit l’employé des conditions auxquelles son assurance perte de gains peut être maintenue, et des modalités de son droit aux prestations en cas d’empêchement de travailler.

Droits découlant du contrat de travail

Tous les droits découlant du contrat de travail peuvent être revendiqués, à l’exception des commissions dont l’échéance a été différée par un accord écrit.Un décompte final doit être établi. L’employeur ne peut compenser le salaire avec une créance contre le travailleur que dans la mesure où le salaire est saisissable; toutefois, les créances dérivant d’un dommage causé intentionnellement peuvent être compensées sans restriction. Un éventuel solde doit faire l’objet d’une reconnaissance de dette. La sûreté fournie par l’employé doit lui être restituée, comme le mentionne l’article 330 CO.

A nepas oublier lors du départ d'un collaborateur

• Convenir des tâches dont doit s’acquitter l’employé avant la fin du rapport de travail.
• Planifier la transmission du savoir-faire de l’employé qui quitte l’entreprise.
• Organiser la transmission des affaires en cours.
• Préparer tous les documents et données à l’intention du collaborateur qui succède au partant, vérifier que l’accès à tous les dossiers nécessaires soit garanti.
• Informer du départ les collaborateurs et les cadres.
• Informer du départ les clients et les partenaires externes.
• Etablir une description du poste et un profil d’exigences pour les successeurs.
• Planifier et lancer la recherche de personnel.
• S’accorder sur le règlement du travail supplémentaire tel qu’il apparaît dans le décompte ainsi que des heures supplémentaires et des vacances durant le délai de résiliation du contrat de travail.
• Fixer le dernier jour de travail.
• Clarifier les droits découlant de contrats de formation continue, résilier les prêts accordés, résilier le bail de l’appartement de fonction, établir le décompte des avances, des commissions, etc.
• Informer sur les questions d’assurance, en particulier celle sur les accidents non professionnels, la perte de gain et la caisse de pension.
• Annoncer le départ aux assurances sociales: caisse de pension, assurance d’indemnités journalières en cas de maladie, caisse maladie de l’entreprise.
• Régler le travail supplémentaire et les heures supplémentaires, les jours fériés.
• Entrer le départ dans le système de gestion du personnel. §  Etablir le décompte de salaire et payer le montant dû.
• Etablir un certificat de travail.
• Prévoir un entretien de départ et le mener.
• Organiser le départ (transmission du certificat de travail, fête de départ, cadeau).
• Demander en retour tout le matériel appartenant à l’entreprise (moyens de communication, ordinateur portable, matériel de travail, vêtements de travail, etc.).
• Se faire restituer les clés du vestiaire.
• Se faire restituer les clés et le badge d’entrée.
• Faire cesser les prestations accessoires telles que carte de crédit, assurance casco, droits à se procurer des biens produits par l’entreprise, etc.
• Annuler tous les droits d’accès informatiques.
• Annuler les droits de signature.
• Archiver le dossier personnel de l’employé.