Etablir un certificat de travail: Astuces pratiques
Rolf Müller
Depuis ses activités auprès de l’Office du personnel du canton de Zurich (1995–2000) ainsi qu’en tant que directeur du service juridique de la Société suisse des entrepreneurs (2000–2003), l’auteur s’intéresse principalement au droit du travail, en particulier au droit des conventions collectives et au droit du personnel du secteur public. En 2003, il devient partenaire du cabinet Küng & Vögeli (anciennement Engel & Küng) puis est nommé, en 2000, formateur et responsable de module dans différents cursus et formations complémentaires au centre de formation CAMPUS SURSEE Bau AG. Il a achevé avec succès, en 2009, la formation d'avocat FSA spécialisé en droit du travail.
Dr. Nicole Vögeli Galli, avocate spécialisée en droit du travail
Après une activité de plusieurs années au du Tribunal des prud’hommes de Zurich et au service juridique d’une grande banque, l’auteur travaille depuis l’année 2000 en tant qu’avocate. Elle est devenue en 2002 partenaire du cabinet Küng & Vögeli (anciennement Engel & Küng). En 2007, elle conclut avec succès sa formation d'avocate FSA spécialisée en droit du travail. WEKA Business Media l’engage depuis 2007 en tant que conseillère sur différents thèmes en lien avec le droit du travail.
Aides de travail appropriées
Droits du travailleur
En vertu de l'article 330a CO, l'employeur est tenu de délivrer en tout temps un certificat de travail au travailleur qui en fait la demande. L'employeur n'est donc pas tenu de le délivrer s’il n’a reçu aucune demande en ce sens. Il est toutefois recommandé d'en établir systématiquement un en cas de départ, de reprise d'entreprise, de changement interne ou autre. Il arrive souvent que le travailleur pense qu'il n'a pas besoin du certificat de travail lorsqu'il a déjà retrouvé un nouvel emploi. S'il perd son nouvel emploi ou s'il le quitte - ce qui est tôt ou tard le cas aujourd'hui -, il aura également besoin de ses certificats de travail antérieurs lors de sa recherche d'emploi. Du côté de l'employeur, il est toujours difficile et fastidieux d'établir un certificat de travail des années plus tard. En effet, selon la jurisprudence du Tribunal fédéral, tout travailleur peut exiger un certificat de travail jusqu'à dix ans après la fin des rapports de travail (ATF 147 III 78).
Si l'employeur établit un certificat de sa propre initiative, il délivrera en règle générale un certificat qualifié (certificat complet) décrivant les prestations et le comportement du travailleur. Les explications suivantes sont consacrées au certificat complet et s'appliquent en principe à toutes les autres formes. Les différences et les particularités des autres types de certificats, tels que l'attestation de travail (certificat simple), le certificat d'apprentissage et le certificat intermédiaire, seront abordées séparément sous le titre « Formes spéciales ».
Le certificat de travail est un document
Tout certificat de travail est un document consignant les connaissances de l'employeur relatives aux prestations et au comportement d'un travailleur donné. La rédaction incorrecte d'un certificat de travail peut donc avoir des conséquences pénales mais également des conséquences civiles (licenciement abusif, atteinte à la personnalité, etc.) si le contenu du certificat n'est pas correctement corrélé avec d'autres informations relatives aux rapports de travail. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet, notamment concernant les références, au chapitre « Mise en relation avec d'autres informations relatives aux rapports de travail » (cf. chiffre 9).
Obligation d’établir un certificat
L'obligation de délivrer un certificat incombe à l'employeur. Le travailleur n'a aucun droit à ce qu'une personne désignée par lui et travaillant pour l'employeur l’établisse.
Le certificat de travail doit être valablement signé. La signature d'un employé non habilité à signer ne suffit que s'il a reçu une procuration interne en vue de l'établissement dudit certificat.
Dans le cadre de la location de services, le bailleur de services est l'employeur. Ce dernier ne connaîtra les prestations et le comportement du travailleur sur le lieu de travail que par l'entremise de l'entreprise locataire de services qui lui fournira les informations nécessaires. Dans ce cas, la position juridique de l'employeur prévaut. Afin d'éviter que cette discordance ne porte préjudice au travailleur, il convient de mentionner cette relation particulière dans le certificat de travail.
En cas de reprise d'une entreprise, il est déterminant de savoir si le travailleur a refusé ou non le transfert des rapports de travail. Dans l'affirmative, les rapports de travail avec l'ancien propriétaire sont maintenus et il ne peut exiger un certificat de travail que de ce dernier. En revanche, si les rapports de travail sont transférés, le travailleur peut exiger un certificat de travail des deux parties pour la période allant jusqu'à la reprise de l'entreprise, mais uniquement du nouveau propriétaire pour la période ultérieure.
Le bénéficiaire du certificat
Tous les travailleurs ont droit à un certificat de travail. Ceci est valable indépendamment de la durée ou de l'étendue (temps partiel, intérimaires, etc.) de la relation de travail. Ce droit existe même si le contrat prend fin pendant le temps d'essai. Toutefois, si la durée de l'engagement est très courte, le certificat de travail sera plutôt succinct. Dans certains cas exceptionnels, aucun certificat complet n'est dû si aucune évaluation n’a pu être effectuée ou si la phase d'initiation de l'intéressé n'était pas encore arrivée à son terme. Si la phase d'initiation est courte et les tâches plutôt répétitives, un certificat complet peut dans ce cas être établi très rapidement.
Forme et langue
Le certificat de travail est établi
- par écrit,
- sur papier à en-tête de l‘employeur,
- avec une grammaire et une syntaxe correctes et
- avec une mise en page soignée et avenante.
Cela signifie concrètement : éliminer toute erreur de frappe, mentionner toujours de la même manière les dates (s’en tenir à la forme «1er janvier 2017» si c’est celle que l’on a choisie) et le nom de l’employé (écrire toujours «Monsieur Untel» par exemple), utiliser du papier A4 de bonne qualité, écrire le texte à l'ordinateur, bien structurer le certificat et délivrer le document non plié.
Cela signifie : pas de fautes de frappe, une orthographe uniforme des dates (exemple : écrire le mois en toutes lettres = 1er janvier 2020) et du nom du travailleur (exemple : après l'introduction toujours écrire «Monsieur Muster» et pas «M. Muster»), l'utilisation d'un papier A4 de bonne qualité, un texte dactylographié, une présentation claire ainsi qu'expédier le document non plié.
La langue du certificat de travail dépend de la région ou de l'État dans lequel le travailleur a poursuivi son activité et de l'endroit où le certificat est utilisé. Si, par exemple, un certificat de travail doit être établi pour un représentant ayant travaillé en Suisse alémanique et en Suisse romande, le travailleur a le droit de le faire établir aussi bien en allemand qu’en français. Il en va de même pour les travailleurs qui ont exercé une activité dans différents pays. Dans ce cas, l'employeur doit généralement rédiger le certificat de travail en français et en anglais. Le facteur décisif en sera la région linguistique ou l'emploi que le travailleur postulera. Les frais de traduction sont alors à la charge de l'employeur. Font exception les cas où l'on ne s'attend pas à ce qu'un employé ait besoin du certificat de travail dans une langue étrangère (exemple : un menuisier souhaite émigrer).
La longueur du certificat dépend de la relation de travail à évaluer (durée, tâches, changements internes, etc.) ; il devrait en règle générale occuper entre 0,75 et 2 pages.
