Politique du personnel: Créer de la clarté pour les collaborateurs et l’entreprise
Gery Bruederlin
Gery Bruederlin est chargé de cours et professeur de gestion des ressources humaines à la Haute Ecole d'Economie de la Haute école spécialisée du Nord-Ouest de la Suisse (FHNW) et directeur des études du Master of Advanced Studies Human Resource Management (MAS HRM).
Aides de travail appropriées
Politique du personnel
En Suisse, si de nombreuses entreprises disposent d'une politique du personnel stipulée par écrit, un très grand nombre d'entre elles n'en ont tout simplement pas. Celles-ci renoncent ainsi, premièrement, à définir des valeurs, des convictions et des principes qui guident les décisions en matière de gestion des ressources humaines; elles font, deuxièmement, l’économie d’une base qui définit l'organisation permanente des relations et l'entretien des responsabilités sociales au sein d'une entreprise; elles font, troisièmement, l’impasse sur des règles concernant la manière dont les collaborateurs et l'entreprise interagissent au quotidien. L'établissement des valeurs, la gestion des décisions et l'organisation des relations au niveau de la direction des RH sont toutefois déterminants, au même titre que la stratégie et la culture d'entreprise, lorsqu'il s'agit de déterminer la direction à suivre et donc l'orientation stratégique de la politique du personnel que l’entreprise entend suivre. En d'autres termes, la politique du personnel définit les attitudes fondamentales et les conditions cadres nécessaires à une stratégie du personnel.
Comment la politique du personnel est-elle définie?
Dans la pratique, la conception d'une politique du personnel ne dépend pas de règles très précises. On a en effet recours à des formats les plus divers. Tout est possible: cela peut aller de quelques puces publiées sur l'Intranet à de documents de plusieurs pages contenant des commentaires détaillés sur différents thèmes, distribués à tous les collaborateurs et rendus accessibles à l'extérieur via le site web de l'entreprise. La structure et le degré de détail des contenus pourront donc varier fortement, mais tourneront toujours autour des valeurs fondamentales de la gestion des ressources humaines que nous avons mentionnées plus haut.
Si une politique du personnel n'est pas disponible par écrit, cela ne signifie pas pour autant que l'entreprise ne dispose pas d'une orientation spécifique en la matière. Souvent, on trouve dans une charte détaillée de nombreuses déclarations qui relèvent d'une politique du personnel, par exemple sur le style de gestion souhaité, la cogestion ou la politique sociale. Cela n'est pas surprenant, car une politique du personnel efficace puise en fin de compte dans les contenus de la charte de l’entreprise, ou dans son quotidien, puisque des comportements, des règles implicites ou des lois non écrites se sont développés, qui ne sont formulés nulle part, mais dont la prégnance équivaut à une solide politique du personnel. Nous sommes donc déjà très proches de la culture d'entreprise, qui est également étroitement liée aux contenus d'une telle politique. Ces liens entre modèle, culture d'entreprise et politique du personnel se manifestent en outre par le fait que des caractéristiques importantes s'appliquent à ces trois concepts:
- orientation: transmission d'un sens et d'une orientation et donc gestion du comportement dans un monde complexe
- motivation: effet stabilisateur et donc effets positifs sur la motivation et l'engagement
- obligation: validité pour tous les collaborateurs d'une entreprise
- pertinence relationnelle: déclaration sur la manière dont les collaborateurs se comportent les uns envers les autres
- dynamique: évolution et changement lents mais constants
Politique du personnel vs règlement du personnel
Même si les politiques du personnel existantes contiennent parfois des instructions opérationnelles, on se gardera de les confondre avec les règlements du personnel. Ces derniers sont en effet beaucoup plus détaillés et contiennent de manière exhaustive les normes et les règles applicables à tous les collaborateurs. Ils font donc souvent partie intégrante du contrat de travail.
Le positionnement le plus clair possible situé entre l'abstraction d'une charte générale et la concrétisation spécifique à l'entreprise d'un règlement du personnel est toutefois une caractéristique déterminante d'une politique du personnel. Outre cette caractéristique, une politique du personnel se définit également par différents indicateurs spécifiques de la culture d'entreprise. Ce positionnement se caractérise à une extrémité par une focalisation sur la flexibilité (orientation à court terme) et à l'autre extrémité par une focalisation sur la stabilité (orientation à long terme). Dans ce contexte, la stabilité signifie par exemple une identité d'entreprise cohérente ou la durabilité des objectifs et des valeurs de référence, tandis que la flexibilité représente entre autres la disposition au changement ou la décentralisation des responsabilités. En d'autres termes, l'orientation vers la stabilité et l'orientation vers la flexibilité constituent les orientations opposées d'un spectre plus large dans lequel les contenus de la politique du personnel peuvent s'exprimer.
Alors que les options de positionnement qui en résultent dans le cadre de ces deux dimensions peuvent être très variées pour une politique du personnel, les contenus thématiques proprement dits d'une telle politique sont relativement bien définis:
- politique salariale et sociale
- aménagement du travail et du temps de travail
- participation et possibilités d'influence des collaborateurs
- embauches, promotions, licenciements
- politique de formation et de perfectionnement
- politique de communication
- compréhension de la direction
- relations
- diversité
Afin de déterminer lesquels de ces contenus (tous ou seulement une partie de ceux-ci) doivent constituer la politique du personnel spécifique, avec quelle priorité (pondération forte ou faible), quelle longueur (une ou plusieurs pages), quelle orientation (formulation générale et abstraite ou spécifique à l'entreprise et concrète) et quel positionnement (focalisation sur la stabilité ou sur la flexibilité), une procédure en six étapes s'impose aussi bien pour la conception d'une nouvelle politique du personnel que pour sa révision:
- positionnement «général» vs «spécifique à l'entreprise»
- positionnement «abstrait» vs «concret»
- positionnement «orienté vers la stabilité» vs «orienté vers la flexibilité»
- sélection et hiérarchisation des contenus pertinents
- pondération des contenus définis
- formulation de la politique du personnel sur la base des points 1 à 5.
De par leur caractère directif, les priorités de contenu d'une politique du personnel peuvent exprimer avec précision quelle est la valeur des collaborateurs dans une entreprise, et donc exprimer également que ces derniers représentent un facteur important, voire le plus important, pour atteindre les objectifs commerciaux stratégiques et opérationnels.
D'une part, une politique du personnel formulée et vécue en conséquence peut clarifier la manière dont les ressources humaines doivent être gérées. Cela peut également, d’autre part, marquer le tournant d'une gestion administrative des ressources humaines vers une gestion stratégique et contributive.
