Format hybride synchrone: L'avenir du développement du personnel?
Prof. Dr. Anne Jansen
Prof. Dr Anne Jansen enseigne la GRH à l'Institut pour la gestion du personnel et l'organisation (PMO) de la Haute école spécialisée du Nord-Ouest de la Suisse et dirige la filière GRH & Change.
Timna Rother
Timna Rother est collaboratrice scientifique à l'Institut pour la gestion du personnel et l'organisation (PMO) à la Haute école spécialisée du Nord-Ouest de la Suisse.
Aides de travail appropriées
Le format hybride synchrone permet aux participants d'une réunion, d’un enseignement ou d'un cours de formation continue de choisir s'ils veulent participer physiquement sur place ou en ligne. Les cadres hybrides ont donc constitué une solution judicieuse pour de nombreux prestataires de formation continue au cours de la deuxième phase de la pandémie: pendant qu'une partie du groupe participait aux cours sur place, tous ceux qui ne pouvaient ou ne voulaient pas le faire pour des raisons liées au Covid (p. ex. quarantaine, absence de certificat, souci de contagion) pouvaient y participer virtuellement.
L'enseignement hybride synchrone est techniquement possible grâce à un système de vidéoconférence (par exemple Zoom, Webex ou MS Teams) combiné à une ou plusieurs caméras et un ou plusieurs microphones qui transmettent le son et l'image de la salle locale à la salle virtuelle et vice versa. Le groupe sur place n'a pas nécessairement besoin d'un accès à la vidéoconférence, mais les participants virtuels participent à la vidéoconférence depuis différents endroits via un ordinateur.
Potentiel pour le développement du personnel et prise en compte des différentes préférences
Ce format est utilisé depuis quelques années déjà, surtout par les grandes entreprises, pour des réunions réunissant des participants de différents sites. En raison de la généralisation des modèles de travail flexibles, qui permettent aux employés d'être autonomes dans le choix de leur lieu de travail, il est de plus en plus difficile de réunir tous les participants sur place. Cette pratique de réunion hybride s'impose de plus en plus, notamment grâce à l'équipement technique toujours plus performant dont disposent les entreprises. Ce format est également intéressant pour les mesures internes engagées en matière de développement du personnel. Ainsi, des formations ou des exercices peuvent être organisés de manière hybride avec des collaborateurs de différents sites ou avec des collaborateurs au bureau et au home-office. Cela simplifie la recherche de dates et permet de réduire le nombre de sessions de formation. Il est également possible d'intégrer des invités aux formations sans avoir à se déplacer de leur bureau, par exemple pour expliquer la pertinence du sujet pour l'entreprise ou un exemple d'application spécifique interne à cette dernière.
Dans le contexte du monde du travail post-coronavirus, le format hybride synchrone offre un grand potentiel pour le développement du personnel.
Parallèlement, l'organisation hybride synchrone de réunions et de formations permet aux collaborateurs de mieux concilier leur vie professionnelle et leur vie privée, car ils peuvent économiser ainsi du temps de déplacement et organiser leurs rendez-vous de manière plus flexible. D'autre part, ce format répond à l'exigence d'un échange sur place: de nombreuses personnes aspirent à revenir aux réunions en présentiel, car les réunions purement virtuelles entraînent souvent des problèmes de concentration et une fatigue spécifique, appelée «fatigue zoom». En outre, la communication informelle et l'échange social se déroulent mieux en présentiel qu'en ligne. Les formats hybrides synchrones semblent offrir les avantages des deux mondes, y compris une option de choix.
Recommandations de séminaires
Une technique qui fonctionne, une condition sine qua non
Cependant, la mise en œuvre pratique montre souvent que certains défis doivent être surmontés pour que les deux groupes puissent réellement vivre une expérience équivalente. Quelle que soit la forme de participation, les participants devraient avoir accès à tout le matériel, avoir la possibilité de poser des questions, de contribuer à la discussion et de prendre part à toutes les missions du groupe. Cela suppose que les salles et les participants soient équipés de la technologie appropriée. Les premiers résultats d'un projet de recherche en cours montrent que c'est surtout une bonne qualité de son qui est décisive et plus importante que la qualité de l'image. Pour les participants qui se connectent virtuellement, il y a sinon le risque de ne pas comprendre suffisamment les voix dans la salle et de ne pas pouvoir participer pleinement à la discussion. Pour les personnes qui sont sur place, il peut être désagréable de devoir faire attention à la caméra et au microphone pour dire quelque chose ou de devoir répéter ce qui est dit dans la salle pour les participants virtuels en raison de la mauvaise qualité du son. Le format hybride ne doit pas représenter un streaming «en direct», dans lequel les participants virtuels n'ont qu'un rôle passif de spectateurs, ni être conçu de telle sorte que les participants sur place soient assis seuls derrière leur ordinateur portable avec un casque et que la manifestation en présentiel ressemble à une manifestation purement en ligne. Si la mise en œuvre est réussie, le format hybride synchrone est inclusif et ne fait pas des deux groupes des participants de seconde classe.
Un défi, surtout pour les animatrices et les animateurs
La technique n'est pas la seule à jouer un rôle décisif dans la réussite de la formation. Ce sont souvent les formatrices et les formateurs qui préfèrent un format purement en présentiel ou en ligne à un format hybride, car les exigences auxquelles ils sont soumis sont plus élevées dans une configuration hybride synchrone. Il ne s'agit pas seulement de maîtriser la technique supplémentaire qui exige une plus grande interaction, mais aussi de garder un œil sur deux groupes différents et de les servir. L'action situationnelle et spontanée est ainsi rendue plus difficile, et les styles d'enseignement qui se caractérisent par l'improvisation et beaucoup de mouvements dans l'espace comportent plutôt le risque que la mise en œuvre ne fonctionne pas de la même manière pour les deux groupes. En particulier lorsque la discussion et l'échange entre les participants doivent être au premier plan, les animateurs qui dirigent seuls ce setting sans soutien supplémentaire atteignent rapidement leurs limites. La taille du groupe, le nombre de participants sur place et le nombre de participants virtuels, le degré de connaissance du groupe et le niveau de ses compétences numériques jouent également un rôle.
Enfin, les premières évaluations de ce setting montrent également que la culture (d'apprentissage) joue un rôle décisif.
Tant du côté des animateurs que du côté des participants, il faut être prêt à s'engager dans ce genre de configuration, à s'impliquer et à accepter les différentes préférences. Le risque existe que le groupe se désagrège parce que les participants sur place préféreraient que toutes les personnes soient physiquement présentes, tandis que les participants virtuels souhaiteraient que l'événement se déroule uniquement en ligne.
Format hybride synchrone: Résumé
Le monde du travail a changé et les besoins de flexibilité dans les lieux de travail et d'apprentissage ont augmenté. Pour les offres internes de développement du personnel, le format hybride synchrone offre une série d'avantages et répond aux besoins des collaborateurs. Une mise en œuvre réussie d’un tel format nécessite toutefois une technique qui fonctionne, des compétences communicatives et numériques des animateurs et des participants ainsi qu'une culture (d'apprentissage) correspondante.
