Le règlement du personnel: Contenus et limites
Marco S. Meier
Marco S. Meier, avocat, MLaw, CIPP/E est conseiller chez THOUVENIN Rechtsanwälte KLG. Son activité est centrée sur le droit de la protection des données, le droit des technologies de l'information ainsi que sur les questions de conformité d'ordre technologique.
Anna Neukom Chaney
Anna Neukom Chaney, lic. iur., est avocate auprès de l’étude Altenburger Ltd legal + tax. Elle conseille divers clients dans tous les domaines du droit du travail et est en outre spécialisée dans les procès nationaux et internationaux portés devant les tribunaux étatiques et les tribunaux d’arbitrage.
Aides de travail appropriées
Toute entreprise doit-elle avoir un règlement du personnel?
La réponse à cette question est simple, c'est "non". En Suisse, aucune disposition légale n'impose l'introduction d'un règlement du personnel1 . En d'autres termes, chaque entreprise est libre de concevoir son règlement du personnel comme elle l'entend, pour autant qu'il n'y ait pas violation du droit impératif (par exemple, les dispositions contraignantes du Code suisse des obligations relatives au contrat de travail). Néanmoins, certaines règles de base s'appliquent.
Les employeurs ont le droit de donner des instructions à leurs collaborateurs. Cela leur permet de prendre certaines dispositions contraignantes pour les collaborateurs (par exemple pour le début du travail, la gestion des absences, la réglementation des pauses, la prise en compte des souhaits en matière de vacances, etc.) Les collaborateurs doivent prendre connaissance de ces dispositions et les respecter. Afin que les règles correspondantes ne perdent pas leur caractère de directives (parce qu'elles font partie d'un document lié au contrat de travail), il est toutefois recommandé soit d'indiquer clairement que les différentes dispositions des directives peuvent être modifiées, soit d'édicter de telles directives séparément - et non en tant que partie d'un règlement du personnel faisant partie intégrante du contrat de travail que l’on a signé.
S'agissant de certains sujets relevant du droit du travail, la loi prévoit toutefois qu'un accord écrit est nécessaire pour les régler, les modifier ou déroger à la loi. Il s'agit par exemple:
- de la réglementation et rétribution des heures supplémentaires (Art. 321c OR)
- de délais de congé dérogeant à la loi (art. 335c CO)
- d’accords portant sur un temps d'essai plus long (art. 335b CO)
- de la fixation de règles équivalentes pour le paiement du salaire en cas de maladie (art. 324a/b CO)
- de la réglementation des frais forfaitaires (art. 327a CO)
- de la conclusion d'une prohibition de faire concurrence
A l'exception du dernier point mentionné, les règles concernant les thèmes abordés ci-dessus peuvent être intégrées dans le règlement du personnel, pour autant qu'elles prétendent à une validité générale. Pour qu'elles soient considérées comme contraignantes, elles doivent toutefois être valablement intégrées dans les différents contrats de travail. Dans la pratique, cela se fait par un renvoi clair au règlement du personnel dans le contrat de travail (au mieux en énumérant les thèmes qui font l'objet d'une réglementation) ou en apposant soi-même sa signature en bas du règlement en question. Comme nous l'avons déjà expliqué plus haut, cela n'est pas nécessaire uniquement lorsque certaines instructions ou réglementations purement organisationnelles, pour lesquelles la loi ne requiert pas la forme écrite, sont contenues dans le règlement du personnel.
Nous sommes d’avis qu’il n'est ni judicieux ni conseillé de convenir d'une clause de non-concurrence en l'intégrant à un règlement du personnel, d'abord parce qu'il est nécessaire de l'aménager individuellement et ensuite parce qu'il n'y a pas de reprise globale d'un règlement du personnel ( en tant que "partie intégrante" du contrat) si la réglementation dont il fait état est réputée inhabituelle ou inusuelle.
Quels sont les objectifs d'un règlement du personnel?
Un règlement du personnel comporte plusieurs objectifs. En premier lieu, il permet à l'employeur de fixer dans un document certaines règles ou conditions de base applicables à tous les collaborateurs. Le règlement du personnel a donc pour objectif premier d'établir un cadre clair et transparent.
Par ailleurs, le règlement du personnel peut servir à se positionner en tant qu'employeur attractif sur le marché du travail, notamment lorsque certaines conditions particulièrement favorables aux employés sont mises en avant et que le document est présenté de manière attrayante.
| Thèmes possibles dans le règlement du personnel | Thèmes possibles pour des documents spécifiques |
|---|---|
| Concrétisation du devoir de diligence et de loyauté | Directives en matière de protection des données |
| Réglementation du temps de travail et des absences | Obligations d'informer en matière de protection des données |
| Réglementation des vacances et des jours fériés | Normes applicables aux mots-de-passe |
| Protection de la personnalité et de la santé | Lignes directrices en matière de médias sociaux |
| Frais | Directives relatives à l'utilisation du matériel informatique |
| Questions relatives aux assurances | Prohibition de faire concurrence |
| Dispositions de résiliation | Règles spécifiques pour certains groupes de collaborateurs (par exemple destinées aux cadres) |
| Possibilités de formations continues | Réglementation sur les formations continues |
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Pourquoi faut-il éviter comme la peste les règlements du personnel trop longs?
Les documents longs, détaillés et compliqués ne sont souvent pas lus. S'ils le sont, ce n'est que de manière superficielle et les collaborateurs ne les comprennent pas, en règle générale. De nombreux thèmes s'y entremêlent sans nécessité. Il s'agit notamment des directives relatives à l'utilisation de l'informatique et des médias sociaux, de consignes touchant aux mots de passe, du traitement des données personnelles dans l'entreprise ou des différents devoirs d'information en matière de protection des données.
Pour cette raison, le règlement du personnel devrait être formulé aussi simplement que possible. Dans l'idéal, les documents spécifiques (p. ex. directives sur l'utilisation de l'informatique, directives sur les médias sociaux, consignes sur les mots de passe, directives sur la protection des données, devoirs d'information en matière de protection des données, etc.) doivent être rédigés séparément. Si nécessaire, le règlement du personnel peut renvoyer à ces documents spécifiques. Le règlement en question est ainsi plus concis, plus facile à comprendre et à assimiler pour les collaborateurs.
La mise en œuvre de directives très spécifiques (par exemple dans les domaines de l'informatique, de la protection des données, des médias sociaux, etc) se révèle extrêmement exigeante pour les entreprises. Ces thèmes importants devraient donc être réglés dans des documents dédiés et séparés.
L'exemple de la protection des données, qui a pris de l'importance depuis l'entrée en vigueur de la révision totale de la LPD le 1er septembre 2023, est particulièrement éloquent. Jusqu'à présent, les règlements du personnel contenaient tout au plus une phrase générique enjoignant les collaborateurs à respecter le droit applicable en matière de protection des données. Or, pour répondre aux exigences de la LPD, il faut notamment mettre en œuvre différentes mesures organisationnelles appropriées. L'une de ces principales mesures est justement une directive sur la protection des données. Habituellement, les collaborateurs se familiarisent avec les principes de la législation sur la protection des données par le biais de cette directive: le comportement à adopter dans certaines situations est expliqué aux collaborateurs (par exemple lors de la réception de demandes de renseignements de la part de clients, lors de l'introduction de nouvelles activités de traitement, lors de la découverte d'incidents de sécurité des données, etc.) La diversité des thèmes abordés dans une directive de ce type montre à elle seule que leur traitement rallonge considérablement le règlement du personnel et en dilue l'objectif. Il vaut donc la peine de régler certains sujets très spécifiques dans des documents séparés. En les réglant de la sorte, les sujets que l'on souhaite mettre en évidence gagnent en importance et sont plus faciles à comprendre pour les collaborateurs, tout en s'ancrant dans la culture d'entreprise.
A quoi faut-il faire attention lors de l'élaboration du règlement du personnel?
Une fois introduit, le règlement du personnel est un document interne important et sert d'"ouvrage de référence" s'agissant des conditions de travail. Il est désormais utilisé par de nombreuses entreprises comme moyen de se présenter en tant qu'employeur attractif sur le marché du travail. Pour ce faire, le règlement du personnel est publié sur le site Internet de l'entreprise. Les candidats sont ainsi à même de se faire une première idée de la collaboration envisagée, de son organisation. L'entreprise a de la sorte tout à loisir de faire valoir qu'elle est particulièrement généreuse dans certains domaines. Cela peut par exemple se traduire par certaines conditions de travail particulièrement attrayantes ou favorisant la vie de famille, par des réglementations avantageuses en matière de formations continues ou dans d'autres domaines d'importance stratégique pour l'entreprise.
CONSEIL PRATIQUE
Top 3 des conseils de mise en oeuvre:
- Utilisez un langage simple et clair.
- Limitez le contenu aux thèmes importants pour l'entreprise et renvoyez à des documents séparés pour ce qui touche à des domaines spécifiques (p. ex. protection des données, informatique, médias sociaux, etc.).
- Utilisez le règlement du personnel pour vous positionner en tant qu'employeur attractif sur le marché du travail.
Comment modifier le règlement du personnel?
Si le règlement du personnel contient uniquement des instructions et des thèmes organisationnels pour lesquels la forme écrite n'est pas requise, il peut être modifié sans autre. Dans ce cas, le règlement modifié doit simplement être porté à nouveau à la connaissance des collaborateurs.
En revanche, si le règlement du personnel contient des règles soumises à une exigence légale de forme écrite, le fait que les employés en aient simplement pris connaissance ne suffit pas. Dans certaines limites, il est admissible qu'un employeur s'octroie le droit de modifier unilatéralement le règlement du personnel. Une telle disposition doit toutefois être considérée comme inhabituelle, raison pour laquelle les collaborateurs doivent être expressément informés d'une telle clause. Dans le cas contraire, toute modification du règlement du personnel - en tant que complément de la modification du contrat de travail lui-même - requiert l'accord des collaborateurs.
NOTES DE BAS DE PAGE
1 Aussi appelé "Manuel du personnel", "Conditions d'engagement" ou encore "Règlement d'entreprise".
