Home Office: Mise à disposition du matériel
Jeannine Dehmelt
Jeannine Dehmelt est avocate dans le groupe spécialisé en droit du travail du cabinet VISCHER à Zurich. Elle conseille et représente des clients nationaux et internationaux dans différents domaines de droit du travail.
Marc Ph. Prinz
Marc Ph. Prinz, LL.M. est responsable de l’équipe de droit du travail de l’étude Vischer. Il dispose de longues années de pratique dans toutes les questions portant sur le droit du travail. Il conseille les entreprises et les représente en cas de procès, notamment dans le domaine des rétributions et des bonus.
Aides de travail appropriées
Introduction
En principe, le lieu de travail convenu par contrat est considéré comme celui où l'obligation de travailler doit être remplie. Tant l'employeur que l'employé ont le droit et l'obligation d'obtenir ou de fournir la prestation de travail au lieu convenu. D'un commun accord, ce dernier peut être déplacé, par exemple dans un bureau à domicile. Aujourd'hui, plusieurs contrats de travail ou avenants prévoient déjà le home office comme lieu de travail principal. Les employeurs devraient toutefois, dans un tel cas, vérifier au préalable si le transfert du lieu de travail du collaborateur vers son domicile ne crée pas un droit pérenne. La loi ne confère toutefois pas au collaborateur le droit d'exercer (partiellement) son travail depuis son domicile.
On peut en revanche se demander si le lieu de travail peut également être déplacé unilatéralement, c'est-à-dire sur instruction de l'employeur, vers le home office. Le home office ordonné par l'employeur (home office obligatoire) était autorisé, à tout le moins à l'époque du confinement lié au Covid 19. Cela était parfois justifié par les directives de l'Office fédéral de la santé publique (OFSP) et par le respect des recommandations émises par le Conseil fédéral. Hormis ce genre de situations exceptionnelles, l'imposition unilatérale du home office ne devrait en principe pas être autorisée, à moins que l'employeur ne se soit réservé un droit correspondant par contrat.
Il est donc important de bien distinguer entre le home office volontaire, c'est-à-dire que le travail (partiel) à domicile a été effectué à la demande du collaborateur, et le home office (obligatoire) ordonné par l’employeur. Ces deux éléments sont particulièrement décisifs pour ce qui est de la prise en charge des coûts de ce genre de travail.
Qui fournit les outils de travail et le matériel?
Selon l'article 327 du CO, l'employeur met à la disposition du collaborateur les appareils et le matériel dont il a besoin pour accomplir son travail. Si le collaborateur, avec l'accord de l'employeur, met lui-même à disposition les appareils ou le matériel pour accomplir son travail, il doit être indemnisé de manière appropriée, sauf s’il en a été convenu autrement. Pour ce qui est de l'obligation d'indemnisation de la part de l'employeur, celui-ci ne doit rembourser que les frais effectivement encourus pour les outils et le matériel en rapport direct avec la prestation de travail. Si des appareils privés sont utilisés, on versera une indemnisation proportionnelle.
Pour le personnel de bureau, la notion d'outils et de matériel de travail comprend notamment l'ordinateur (fixe et/ou portable), le clavier, l'imprimante, les cartouches d'encre, le matériel de bureau tel que le papier, les blocs-notes et les classeurs, ainsi que la table de travail, la chaise de bureau et les outils ergonomiques. Il incombe donc à l'employeur de fournir ces outils et ce matériel ou, si l'employé les fournit lui-même, de l'indemniser de manière appropriée. Les parties concernées peuvent toutefois en convenir autrement par contrat.
Cette règle s'applique en principe aussi au home office. Pour satisfaire à cette obligation dans le cadre du détachement volontaire, il doit toutefois suffire que l'employeur mette à disposition, sur le lieu de travail convenu contractuellement, un poste entièrement équipé auquel le collaborateur peut avoir recours pendant les heures de travail. L'employeur n'a donc pas l'obligation d'équiper le collaborateur qui travaille volontairement et à temps partiel à domicile d'outils et de matériel sur son lieu de travail, ni de le dédommager dans ce contexte. Il est toutefois recommandé de le préciser expressément, par exemple dans le cadre d'une convention spécifique (voir également ci-après). Il en va autrement en cas de home office ordonné (obligation de travailler à domicile). Si l'employeur ordonne au collaborateur de le faire, il doit également mettre à disposition les outils de travail et le matériel nécessaire ou indemniser de manière appropriée le collaborateur pour l'utilisation de ses propres outils de travail et du matériel (à moins qu'il n'en soit convenu autrement dans le contrat).
Qui prend en charge les dépenses?
L'employeur doit rembourser au collaborateur tous les frais occasionnés par l'exécution du travail. Un accord écrit, un contrat-type de travail ou une convention collective de travail peut prévoir une indemnité fixe, notamment une indemnité journalière ou une indemnité forfaitaire hebdomadaire ou mensuelle, à titre de remboursement des frais, mais celle-ci doit couvrir tous les frais nécessaires. Les accords selon lesquels le collaborateur doit supporter lui-même tout ou partie des dépenses nécessaires sont nuls (art. 327a al. CO).
La notion de frais, en particulier dans le cadre d'une activité (partielle) de bureau à domicile, peut inclure les frais d'électricité, de connexion Internet, de chauffage, de loyer et d'eau (voir ci-dessous).
Recommandations de produits
Y a-t-il des exceptions à l'obligation de rembourser les frais?
Comme nous l'avons vu précédemment, l'employé a droit à ce que l'employeur lui rembourse tous les frais nécessairement occasionnés par l'exécution du travail. Cela suppose que les dépenses en question soient effectivement nécessaires pour accomplir le travail. Dans ce contexte et dans le cadre d’un travail à domicile (à temps partiel), il est crucial de savoir qui y a intérêt.
Si, en effet, c’est l'employeur qui y est intéressé au premier chef, c'est à lui qu'incombe en principe l'obligation de rembourser les frais. Le travail à domicile est généralement dans l'intérêt de l'employeur lorsque celui-ci ne met pas à disposition un poste de travail ou un poste approprié sur le lieu de travail convenu contractuellement.
En revanche, l'obligation de rembourser les frais n'est pas applicable si ce type de travail est effectué à la demande de l'employé et si l'employeur continue à mettre à disposition un poste de travail entièrement équipé.
Ces règles s'appliquent même si le contrat prévoit également une activité de home office. Il est donc important de préciser dans le contrat dans l'intérêt de qui l'activité (partielle) de home office a lieu. Cela vaut en particulier pour le cas où le home office (partiel) a lieu à la demande du collaborateur, bien que l'employeur mette un poste de travail à sa disposition.
Que sont les dépenses nécessaires?
La question se pose de savoir quels frais doivent être remboursés par l'employeur en lien avec l'activité de home office exercée dans son intérêt. Il est évident que tous les frais engagés par le collaborateur à son domicile ne peuvent pas être couverts par cette disposition. Si, par exemple, le collaborateur n'a pas besoin de passer des appels téléphoniques, les frais y relatifs sont inexistants. En revanche, l’installation d’une connexion Internet plus rapide, par exemple pour garantir des appels vidéo (professionnels) ininterrompus, doit être considérée comme une dépense nécessaire. Selon un arrêt du Tribunal fédéral de 2019, l'employeur est toutefois tenu de participer proportionnellement aux frais de locaux, c'est-à-dire au loyer, à l'électricité et au chauffage, ainsi qu'aux autres dépenses, par exemple Internet, dans la mesure où ces services sont utilisés.
La question de savoir si une dépense est nécessaire ou non doit donc être examinée au cas par cas et ne peut pas faire l'objet d'une réponse générale. Il convient de noter qu’il est difficile de déterminer et de ventiler les différentes dépenses nécessaires. Il est donc recommandé de convenir d'un forfait pour les frais occasionnés. Cela est autorisé dans la mesure où l'accord correspondant est conclu par écrit et que le forfait couvre tous les frais nécessaires.
Questions de preuve et prescription pour les dépenses non indemnisées
Si les frais nécessaires et remboursables n'ont pas été indemnisés, le collaborateur peut encore les faire valoir pendant cinq ans (art. 128 al. 3 CO). Il est donc tout à fait possible qu'un collaborateur ne fasse valoir ses frais que des années plus tard, ce qui ne manquera pas de soulever des difficultés au niveau des preuves. Le collaborateur doit en effet, le cas échéant, prouver à la fois la nécessité et le montant des dépenses. Les frais doivent être justifiés de manière détaillée, quoique le Tribunal fédéral n'est pas trop exigeant quant à l'obligation de fournir des justificatifs. Une estimation peut en effet suffire, dans la mesure où le calcul concret ne peut être effectué qu'au prix d'efforts disproportionnés.
A cela s’ajoute le fait qu’attendre longtemps pour faire valoir ses droits pourrait être contraire aux règles de la bonne foi, ce qui pourrait conduire à rejeter la prétention. La question du début du délai de prescription fait l’objet d’une controverse doctrinale sur laquelle nous ne reviendrons pas ici. Dans tous les cas, le délai de prescription commence à courir au plus tôt à partir de l'échéance du salaire. Concrètement, cela signifie que le délai de prescription commence en général à la fin du mois au cours duquel les dépenses ont été effectuées.
Convention de travail à domicile
Afin d'éviter d'éventuels litiges, notamment en ce qui concerne le remboursement des frais liés à l'activité (partielle) de home office, il est recommandé de conclure une convention spécifique.
Un élément central de la convention est la réglementation relative à la prise en charge des coûts ou à la mise à disposition d'outils de travail et de matériel (indemnisation pour les outils de travail, le matériel et le remboursement des frais). Pour ce faire, et dans la mesure où les dépenses doivent être indemnisées par l'employeur, on choisit souvent dans la pratique le remboursement sous la forme d'un montant forfaitaire périodique (par exemple mensuel) (voir également ci-dessus). Cela permet notamment de faciliter le décompte et la revendication. La convention de home office devrait en outre aborder les points suivants: l'étendue de l'activité de home office (en particulier aussi si cela se passe dans un autre canton ou pays), la durée de l'accord ou la possibilité pour l'employeur de convoquer les collaborateurs au bureau, le temps de travail et les dispositions relatives à la protection du temps de travail, les dispositions relatives à la protection de la santé, ainsi qu'au secret et à la protection des données et l'applicabilité du droit suisse.
Conclusion
Les outils et le matériel de travail doivent en principe être fournis par l'employeur. Si le collaborateur les met à disposition avec l'accord de ce dernier, celui-ci doit verser une indemnité proportionnelle. Dans ce contexte, les parties peuvent toutefois convenir sans problème d'autres dispositions.
En ce qui concerne les frais, l'employeur doit rembourser au collaborateur tous les frais nécessaires occasionnés par l'exécution du travail. Dans le cadre du home office (partiel), le remboursement des frais est toujours dû si le home office est réalisé dans l'intérêt de l'employeur. En principe, il n'y a donc pas d'obligation de remboursement des frais pour le home-office volontaire, à savoir lorsque celui-ci est choisi dans l'intérêt du collaborateur.
