Données des collaborateurs: Qu'est-ce qui change avec la LPD révisée?

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Premières étapes à la réception d'une demande d'information

Les employés ont uniquement le droit d'accéder à leurs données personnelles. Le droit d'accès est ce que l'on appelle un «droit strictement personnel», raison pour laquelle l'information ne peut être fournie qu'à la personne concernée elle-même ou à un représentant juridique agissant en son nom, qui doit disposer de la procuration nécessaire.

Si la personne qui fait la demande n'est pas connue, ce qui peut tout à fait être le cas pour les grandes entreprises, il convient d'abord de l'identifier avant toute chose. Cela peut se faire au moyen d'une copie d'une pièce d'identité officielle. Dans le domaine du travail, on peut également procéder à l’identification sur la base d'autres justificatifs. Il peut notamment s’agir de cartes d'identité internes à l'entreprise, que cette dernière attribue selon un processus standardisé, ou de l'indication du numéro de personnel, éventuellement associée à d'autres informations personnelles, comme la date de naissance. Dès la réception d'une demande de renseignements, il convient en outre de vérifier si les renseignements doivent être refusés, limités ou reportés en raison d'obligations légales contraires ou d'intérêts prépondérants de l'employeur ou de tiers. Conformément à la LPD révisée, les demandes de renseignements manifestement infondées ou quérulentes ne doivent pas non plus être traitées.

Comme les demandes de renseignements doivent être traitées dans un délai de 30 jours, il est recommandé de régler clairement les compétences en la matière ainsi que les processus. Si le délai ne peut pas être respecté ou si les renseignements ne peuvent pas être fournis en partie ou dans leur intégralité, l'employeur doit en informer la personne concernée dans le délai de 30 jours et lui indiquer quand elle peut s'attendre à obtenir les renseignements demandés.

Dans la pratique, il s'est avéré utile de demander, dans le cas d'une demande d'accès, si la personne concernée souhaite réellement obtenir des informations sur toutes les données qui sont traitées à son sujet. Souvent, les personnes qui déposent de telles demandes en vertu de la LPD souhaitent uniquement obtenir des informations sur des données personnelles en rapport avec certains incidents ou certains traitements de données spécifiques. On pourrait par exemple imaginer qu'un collaborateur souhaite uniquement savoir quelles données sont gérées dans son dossier personnel. Le message relatif à la révision de la LPD indique expressément que la personne tenue de fournir des renseignements qui traite une grande quantité de données personnelles peut exiger de l'ayant droit qu'il précise à quoi se rapporte exactement sa demande de renseignements.

Contenu et forme du renseignement

Si la demande de renseignements porte sur toutes les données des collaborateurs que l'employeur traite ou sur toutes les données qui figurent dans le dossier personnel, l'information doit effectivement être fournie de manière exhaustive.