Déductions salariales: Lors d'indemnités journalières en cas de maladie et d'accident
Hans Zeltner
Hans Zeltner est spécialiste en assurances sociales avec diplôme fédéral, il a été longtemps président de l’association suisse des spécialistes en assurances sociales de la région du Nord-Ouest de la Suisse et il est membre de la direction de PolyNetwork SA, Arlesheim.
Aides de travail appropriées
Droit aux indemnités journalières en cas de maladie
La plupart des employeurs en Suisse ont conclu une assurance collective indemnités journalières en cas de maladie en faveur de leurs employées et de leurs employés selon le droit des assurances privées. Celle-ci verse, en cas d’incapacité de travail d’une étendue déterminée (en général, au moins 25%), une indemnité journalière qui se monte habituellement à 80% du salaire soumis à l’AVS.
Cela n’a rien d’évident car, en Suisse, il n’existe aucune obligation légale dans ce domaine. Toujours est-il que, dans certains secteurs tels que le bâtiment et la gastronomie, il existe des conventions collectives de travail qui contraignent les employeurs à conclure des assurances collectives indemnités journalières en cas de maladie. En dehors de ces conventions collectives de travail, on trouve de temps en temps des entreprises qui renoncent à conclure de telles indemnités journalières, généralement au sein des petites et moyennes entreprises.
Les collaboratrices et les collaborateurs ont le droit de savoir auprès de quelle compagnie d’assurance l’employeur a conclu une police d’assurance collective et quelles sont les conditions d’assurance dans le détail.
Les employeurs ont l’obligation de leur fournir les informations requises et, sur demande, de leur remettre un exemplaire des conditions générales d’assurance (CGA) déterminantes.
Les «petits caractères» sont importants: par exemple, dans certains contrats, on voit que, en cas d’incapacité de travail qui serait à imputer à une maladie déjà existante au début des rapports de travail, l’indemnité journalière ne sera versée que pendant une période limitée.
Si l’employeur s’est engagé, dans le contrat de travail, à conclure une assurance collective indemnités journalières en cas de maladie (resp. s’il y est contraint du fait d’une convention collective de travail), mais qu’il n’y donne pas suite, l’employé peut obtenir des dommages- intérêts de la part de l’employeur pour la période pendant laquelle il était en incapacité de travail, et ce à hauteur de l’indemnité journalière perdue.
Exemple
Monsieur XY a conclu un contrat de travail dans lequel il est fait mention d’une assurance collective indemnités journalières en cas de maladie. Monsieur XY tombe malade et un cancer est diagnostiqué. Il passe en incapacité de travail. En plus de sa situation difficile, il apprend que l’assureur indemnités journalières a résilié le contrat d’assurance collective parce que l’employeur était en retard dans le paiement de ses primes. Toutefois, celui-ci retenait chaque mois les primes en faveur de l’assurance indemnités journalières en cas de maladie.
L’employeur est en infraction par rapport à ses engagements découlant du contrat de travail et il est donc astreint au paiement de dommages-intérêts. Monsieur XY peut exiger de sa part qu’il verse les prestations que l’assureur indemnités journalières aurait payées en cas de maladie.
Questions et réponses
Est-ce que des cotisations AVS/AI/ APG/AC doivent être versées sur les indemnités journalières en cas de maladie?
Non, les indemnités journalières en cas de maladie ne relèvent pas de l’AVS. L’employeur ne déduit aucune cotisation sociale sur ces montants et il ne mentionne donc pas ces revenus de remplacement du salaire dans le décompte annuel destiné à la caisse de compensation.
Existe-t-il encore, en cas de maladie, le droit à bénéficier des allocations familiales?
Quiconque est totalement empêché de travailler pour cause de maladie perçoit encore les allocations familiales pendant le mois en cours et pendant les trois mois consécutifs. Ensuite, n’ont droit aux prestations que ceux qui perçoivent un revenu soumis à l’AVS/AI/APG/AC. Les indemnités journalières en cas de maladie ne sont pas soumises à l’AVS. Quiconque perçoit des indemnités journalières en cas de maladie n’a donc plus aucun droit aux allocations familiales.
Dans les cas de maladie assurés, les collaborateurs perçoivent en partie leur salaire intégral: l’assurance verse 80 pour-cent, l’entreprise paye les 20 pour-cent restants. Comment intégrer cette situation dans le salaire et dans le décompte annuel de l’AVS?
La prestation d’assurance ne relève pas de l’AVS. Par contre, dans le décompte annuel de l’AVS, il ne faut décompter que 20 pour-cent du salaire AVS/AI/ APG effectif.
Le droit à l’assurance accident découle du salaire soumis à l’AVS lors du paiement des primes. Autrement dit, aucune prime pour les accidents non professionnels ne sera déduite des indemnités journalières en cas de maladie.
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Droit aux indemnités journalières de l’assurance accidents
Toutes les collaboratrices et tous les collaborateurs sont obligatoirement assurés contre les conséquences des accidents. Les accidents professionnels sont donc assurés dans tous les cas, même en cas d’engagement en travail horaire et en cas d’activité irrégulière.
Les accidents non professionnels ne sont par contre assurés que si le temps de travail d’une personne auprès d’un employeur atteint au moins 8 heures par semaine.
L’assurance accidents est conclue par l’employeur. Il peut conclure des assurances complémentaires en dehors de l’assurance obligatoire, notamment pour assurer la part de salaire qui dépasse le montant obligatoirement assuré de CHF 148 200.–. L’employé a le droit de savoir auprès de quelle assurance il est assuré contre les accidents.
En cas d’incapacité de travail par suite d’un accident, l’assurance accidents verse, à partir du 3e jour (le jour de l’accident et les deux jours consécutifs), une assurance indemnité journalière de 80% du salaire. C’est également le cas lors d’une activité à temps partiel, l’indemnité journalière est juste réduite corrélativement.
L’indemnité journalière est payée aussi longtemps qu’il existe une incapacité de travail du fait d’un accident et qu’une amélioration sensible de l’état de santé est escomptée par le biais d’un traitement médical. Lorsque cela n’est plus le cas, l’assureur accident doit valider l’existence d’un droit à la rente.
Si une indemnité journalière est payée par une assurance accidents, l’employeur est délié de son obligation de continuation de versement du salaire.
Des cotisations AVS doivent-elles être payées sur les indemnités journalières accident?
Non, les indemnités journalières ne sont pas soumises à l’AVS. L’employeur ne déduit donc aucune assurance sociale et ne la mentionne pas non plus à la caisse de compensation en tant que revenu de remplacement du salaire dans le décompte annuel.
Obligation de continuation de versement du salaire de l’employeur
Si une personne est en incapacité de travail et si elle ne dispose ni d’un droit à une indemnité journalière en cas de maladie ni à une indemnité journalière en cas d’accident, l’employeur doit verser le salaire pendant 3 semaines au cours de la 1ère année de service, puis pendant une «période appropriée » par la suite en cas d’incapacité de travail due à la maladie. C’est ce que mentionne la loi. Le régime légal est toutefois applicable:
- lorsque les rapports de travail ont duré plus de 3 mois ou ont été conclus pour plus de 3 mois
- lorsqu’aucune continuation de versement du salaire n’a été convenue dans le contrat individuel de travail
- et lorsqu’aucune obligation de continuation de versement du salaire plus longue n’est prescrite dans le cadre d’une convention collective de travail applicable
Que signifie une «durée appropriée»? Les tribunaux ont précisé cette disposition dans le cadre de plusieurs échelles différentes (échelle de Berne, de Zurich et de Bâle), celles-ci étant applicables dans les cantons individuels de Suisse. Cela signifie que la continuation de versement du salaire peut être différente en fonction du canton. L’échelle applicable au lieu de travail considéré parmi les 3 relève de la compétence des prud’hommes ou des tribunaux civil compétents sur place.
Prenons l’exemple de l’échelle zurichoise qui est souvent utilisée: au cours de la 1ère année de service, le salaire doit être payé encore pendant 3 semaines en cas d’incapacité de travail. Au cours de la 2e année de service, pendant 8 semaines, au cours de la 3e année de service, pendant 9 semaines et au cours de la 4e année de services pendant 10 semaines, puis pendant 11 semaines au cours de la 5e année de services.
Exemple
M. XX travaille pendant 7 années et 6 mois au sein de l’entreprise YY, puis subit une incapacité de travail de longue durée. La continuation de versement du salaire en cas de maladie n’est pas régie par le contrat de travail. Et il n’existe aucune convention collective applicable à ces rapports de travail. L’entreprise n’a conclu aucune assurance indemnité journalière en cas de maladie pour ses collaborateurs.
La continuation de versement du salaire découle, dans ces rapports de travail, des dispositions légales du CO. Etant donné que l’entreprise YY est domiciliée dans le canton de Zurich, c’est l’échelle zurichoise qui est déterminante. Celle-ci prescrit une obligation de continuation de versement du salaire de 12 semaines au cours de la 6e année de service.
Toutes les absences au cours de la même année de service seront additionnées. Ensuite, le droit à une continuation de versement du salaire repartira de nouveau à partir du début de la prochaine année de service en remettant ainsi les compteurs à zéro.
Exemple
Monsieur XY est en incapacité de travail pendant 9 semaines après 7 ans et 6 mois d’activité. Ensuite, il reprend son travail. Juste avant le début de la 8e année de service, il tombe de nouveau malade. Cette fois-ci, il reste en incapacité de travail pendant une période plus longue.
Monsieur XY a droit à la continuation de versement du salaire pendant une période encore relativement courte au cours de la 7e année de service. Dès qu’il atteint la 8e année de service, il bénéficie de nouveau du droit à une continuation de versement du salaire de 14 semaines.
En cas d’incapacité partielle de travail, le droit à la continuation de versement du salaire se prolonge sous forme correspondante selon la doctrine dominante. Le Tribunal fédéral n’a toutefois pas décidé sous forme définitive sur cette question.
Exemple
Madame UY est engagée depuis 10 mois et elle tombe malade. Son médecin la prescrit en incapacité de travail à 100% pendant 14 jours, puis à 50% pendant 4 semaines supplémentaires. Il n’existe aucune assurance indemnités journalières en cas de maladie.
Madame UY a droit, au cours de la 1ère année de service, à la continuation de versement du salaire légale d’un maximum de 3 semaines. Dans ce cas, elle perçoit son salaire dans son intégralité pendant 4 semaines au total (pendant 2 semaines en incapacité de travail à 100% et pendant 2 semaines en incapacité de travail à 50%). Pendant les 2 dernières semaines de son incapacité de travail à temps partiel, elle ne perçoit qu’un salaire à 50%.
Bon à savoir
Si un collaborateur perçoit des indemnités journalières pendant une longue période de temps (par exemple des indemnités journalières maladie ou accident), il ne satisfait pas, selon les circonstances, à son obligation de cotisation au cours de l’année en cours. Cette carence de cotisation sera éventuellement constatée avec l’âge et elle pourra déboucher sur une réduction des rentes. Recommandez aux collaborateurs concernés de s’annoncer à la caisse de compensation de leur canton de domicile afin de clarifier la situation. Les déductions de la caisse de compensation doivent être suspendues (rétroactivement) seulement après réception de la confirmation de libération des primes. En cas d’impôt à la source, les indemnités journalières constituent toutefois des éléments du calcul de l’impôt.
Pour finir
Employeur
Sans assurance, c’est l’employeur qui encourt lui-même le risque. Cela signifie le paiement du salaire complet même si aucune prestation n’est réalisée par le collaborateur. Un éventuel remplacement pour le collaborateur absent provoque des frais supplémentaires.
Employé
Si l’obligation de continuation de versement du salaire de l’employeur parvient à échéance, il ne perçoit plus de salaire de remplacement. L’employé doit conclure pour lui-même une assurance indemnités journalières en cas de maladie. En tant qu’assuré individuel auprès d’un assureur privé ou d’une caisse maladie, le coût de la prime est en général supérieur à celle d’un contrat collectif.
