Retardataires: Quelques astuces pour les gérer
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On les trouve partout, les retardataires notoires, qui savent d’emblée qu'ils seront en retard à la séance. Certains esquissent un sourire gêné lorsqu’ils entrent dans la salle, se tassent sur une chaise en se gardant de dire un mot, d'autres s'assoient bruyamment et ostensiblement, d'autres encore regardent tout auteur d’eux et cherchent une place libre en saluant le cercle des personnes présentes et en formulant de vagues excuses pour être une fois de plus en retard.
Les retardataires, cause d’inefficacité
Résultat: celui qui est en train de parler est interrompu et le responsable de la séance se croit obligé de répéter brièvement ce qui a été discuté et dit jusqu'ici. Pour la plus grande joie du retardataire et au détriment des collaborateurs ponctuels. Ces derniers se sentent en effet "punis" pour avoir respecté l’heure fixée. En revanche, les retardataires chroniques se voient gratifier d’une attention supplémentaire pour leur comportement peu respectueux de leurs collègues et n'ont aucune raison de changer et de respecter les règles de courtoisie et celles de l'entreprise.
Derrière ce genre de comportement se cache souvent le besoin de montrer aux autres combien le "coupable" se sent important à ses yeux et quel pouvoir il a. Surtout s’il s’agit du patron et que les autres ne peuvent pas commencer une séance sans lui.
On oublie souvent que les collaborateurs et les collègues peuvent voir les choses différemment. Celui ou celle qui arrive systématiquement en retard à une séance, que ce soit intentionnellement ou parce qu'il ne peut et ne veut pas mieux s'organiser, n’est plus considéré aujourd’hui comme étant sûr de lui, mais arrogant et incompétent. Il est considéré comme quelqu'un qui est indifférent à ses collègues et qui ne tient guère compte de leur opinion. Et de donner en sus l'impression d'être aussi peu fiable qu’impoli. Voilà qui n'est pas un bon point de départ pour une coopération constructive.
Dans de nombreuses entreprises, il est désormais courant de commencer et de terminer les séances à l'heure fixée, de discuter des sujets les plus importants au début et de mener les débats même s’il y a des retardataires. Nombreux sont ceux qui ont ainsi appris à être ponctuels et à montrer à quel point leurs connaissances et leur expérience sont importantes pour l'entreprise au niveau de la discussion plutôt qu’en s’affichant en retardataire systématique.
Il est désagréable de voir des gens arriver en retard à des entretiens, séances ou tables rondes. Ça l’est encore davantage s’il s’agit toujours des mêmes personnes qui le font.
Et que se passe-t-il alors souvent? La séance est interrompue brièvement, la personne en retard s'excuse, on lui donne un bref résumé de ce qui a déjà été discuté, puis les débats se poursuivent.
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Comment gérer les retardataires (compulsifs)
Les conseils suivants ne s’appliquent évidemment pas à toutes les situations ni à tous les groupes cibles. Cela dépendra bien sûr de la personne qui arrive en retard: des collègues, le chef ou un client important. Vous devez donc réagir différemment, par exemple avec les conseils suivants.
- Ponctualité: La ponctualité fait en principe partie intégrante des règles de toute séance.
- Exigez la ponctualité: La nécessité d’être ponctuel doit être mentionnée déjà dans l’invitation à la séance.
- Prévoir une période tampon: Invitez les retardataires systématiques 15 minutes avec le début de la séance. S’ils sont étonnés d’être sur place aussi tôt, dites-leur ouvertement pourquoi vous leur avez dit de venir à cette heure précise.
- Commencez toujours à l’heure prévue: Commencez toujours l’entretien et/ou la séance à l’heure fixée. Les retardataires savent en effet très bien si vous commencez toujours en retard et en profitent.
- Demander un entretien: Ne perdez pas de temps à appeler ou à aller chercher ceux qui sont en retard. Ne les attendez pas non plus. Adressez-vous au retardataire peu de temps après son arrivée et demandez-lui un entretien pour après la séance. Parlez-lui de son comportement et demandez-lui de respecter les règles de ponctualité.
- Horaires inhabituels: Il peut également être utile de définir des horaires inhabituels. Ça marche à merveille. Comme par exemple tôt le matin, à 7h30 ou à la fin de la journée, à 17h. Essayez et vous verrez.
- Commencer par les points les plus importants: Commencez la discussion par les points les plus importants ou par ceux qui concernent les retardataires chroniques. Cela leur suffira souvent pour être à l’heure, car ils ne veulent pas rater le plus important. L’ordre du jour et la chronologie doivent bien évidemment être stipulés dans l’invitation à la séance.
- Heures inhabituelles pour commencer: Dans un projet avec des réunions régulières, il est également possible d'introduire des heures de début de séance qui ne sont pas toujours les mêmes et qui peuvent être inhabituelles, comme 8h39 ou 15h11, par exemple. Une méthode qui incite les participants à une plus grande attention et, surtout, à la ponctualité.
- Aller chercher le chef: Si c’est votre chef qui a tendance à arriver souvent en retard, alors allez le chercher cinq minutes avant la séance.
- Le regard pénétrant: Regardez brièvement mais avec insistance les retardataires, et n’interrompez pas la séance.
- S’adresser directement au retardataire: En tant qu’animateur, vous pouvez saluer les participants qui arrivent en retard et qui contreviennent ainsi aux règles convenues: "Je salue également la présence de M. Müller, qui vient juste de nous rejoindre."
- La solution radicale: fermer la porte. Une possibilité de sanctionner les retardataires, mais qui n'est certainement pas possible partout, est de fermer à clé la salle de séance après le début de la session. Elle ne sera rouverte que pendant la pause et les retardataires pourront se joindre à l’assemblée. Vous annoncerez le cas échéant cette mesure à l'avance ou la mentionnerez sur l'invitation.
- La caisse des retardataires: Tout participant qui arrive trop tard doit verser dans la caisse un montant fixé à l’avance, et ce, quels que soient les motifs du retard. Ce montant devrait être suffisamment élevé pour "faire mal". Une somme de CHF 5.– fera réfléchir les personnes qui songent à traîner les pieds. L’utilisation du montant récolté sera convenue à l’avance et pourra servir pour payer un repas ou une nouvelle machine à café. Tous ceux qui sont à l’heure ne pourront que se réjouir des payeurs!
- Supprimer de la liste: Les retardaires compulsifs volent votre temps et ceux de vos collègues. Ce qui est agaçant et improductif. Vous pouvez donc, en dernière analyse, simplement décider de les supprimer de la liste des personnes à convoquer. Après les en avoir dûment informées, donnez-leur un avertissement et ne les laissez pas participer à la discussion. Il ne s'agit pas ici d'éduquer des adultes, maisw plutôt de préserver une collégialité que des retardataires mettent en péril. De plus, un tel comportement suscite de la colère et est gage d’inefficacité. Vous ne devez pas trop aimer cela.
Organisation d’un agenda
Une organisation exemplaire de l’agenda
| Agenda Thème: Réduire la paperasse. Date: 29 novembre 20XX. Participants: Mme Abel, Mme Jungwirt, M. Klose, Mme Ruge, M. Schäfer, M. Dr Schnellig. Ordre du jour: | |||||||
| N° | Points à l’ordre du jour | I | R | D | Heure | Décision/plan d’action | Liquidé |
| qui/quoi/jusqu’à quand | |||||||
| I | Retour sur la séance précédente/revue du procès-verbal | 09.00–09.15 | |||||
| II | Présentation des résultats | 09.15–10.00 | |||||
| III | Développement de nouvelles propositions | 10.00–10.30 | |||||
| IV | Autres points | 10.30–10.45 | |||||
| V | Convenir du suivi | 10.45–10.50 | |||||
I, R, D = information, résolution de problèmes, décision
