Gestion numérique des documents: Utiliser le potentiel
Andreas Bünter
Andreas Bünter est expert en gestion des coûts et des recettes des entreprises moyennes. Il conseille des clients de l’industrie, du commerce et de la santé. Il est analyste financier avec dipl. féd. et auteur du livre «Transformation numérique pour accroître sa compétitivité».
Aides de travail appropriées
Des solutions systématiques accroissent la sécurité
Que ce soit avec des partenaires, des clients ou des employeurs – les documents, les conventions, les contrats constituent les fondements de tout déroulement économique au niveau de l’entreprise. Même dans le cadre de projets, il existe une multitude de conventions qui doivent représenter votre entreprise sous forme transparente. De nos jours, il arrive souvent que le nombre de contrats gérés avec les partenaires commerciaux soit plus élevé que par le passé.
Au lieu d’un contrat à long terme négocié en termes de principes avec un partenaire externe fixe, les entreprises passent de plus en plus souvent de petites commandes aux fournisseurs les moins onéreux. Vient s’y rajouter le fait que les contrats sont régulièrement ajustés, notamment dans le cadre des relations avec les fournisseurs, et qu’ils doivent suivre les évolutions récentes.
Une gestion numérique des contrats crée les bases afin de conserver une vue d’ensemble. Ce qui soutient les achats lors de l’évaluation des offres afin de gagner du temps et de faire des économies. Que les achats soient réalisés par du personnel interne ou par des spécialistes «outsourcés», l’accès rapide aux informations par le donneur d’ordre est encore plus important que lorsque cela survient sous forme interne. Viennent s’y ajouter les domaines du traitement des factures, de la gestion administrative du personnel et de l’archivage.
Une solution numérique systématique permet le traitement, la surveillance et l’évaluation complets des factures, des documents et des contrats ainsi que leur sauvegarde et leur archivage sûrs. La gestion des documents peut par ailleurs être organisée sous forme active afin de traiter les libérations de factures, de créer des contrats ou de les résilier. Ce qui représente l’intégralité du spectre d’un processus d’achat resp. contractuel.
Avantages d’une gestion numérique des documents
L’importance économique des contrats pour une entreprise est incontestée. Il est d’autant plus étonnant que certaines grandes entreprises ne disposent pas encore des supports techniques nécessaires entre les départements et les différents lieux afin de créer une gestion solide des contrats qui, en même temps, reste simple à utiliser. Indépendamment des exigences posées par la Compliance qui ne sont pas satisfaites. Il n’est pas rare qu’un petit nombre de développements internes efficaces ou des disques sur des serveurs soient utilisés pour «ranger» les documents.
La gestion électronique de documents est également utile dans les domaines suivants: en matière d’archivage (stockage et récupération faciles), dans la gestion des courriels (cela ne vous surprendra pas), dans le traitement des factures et dans la communication au sein des équipes. Ce dernier champ concerne, par exemple, les domaines de la vente, du service clients en relation avec la production et les prestations de services. Une administration plus efficace du personnel est également possible via une gestion numérique des documents et des workflows.
Parfois, les contrats, les procès-verbaux d’entretiens et d’autres informations pertinentes en termes juridiques se trouvent sur des disques durs locaux, dans le pire des cas, sur des appareils mobiles susceptibles d’être volés comme les ordinateurs portables. De temps à autre, la gestion des contrats archivés se fait sous forme de documents papier, bien que les avantages d’une numérisation des contrats devraient convaincre tout un chacun.
Les entreprises qui se décident à gérer leurs documents et leurs contrats sous forme numérique travaillent de manière plus efficace, moins chère et plus sûre. Car la gestion de documents garantit que toutes les informations seront enregistrées sous forme parfaitement structurée et centralisée. Ce qui fait qu’elles seront identifiables en permanence. Ce qui, à son tour, permettra une meilleure planification pour la direction et offrira un aperçu transparent sur toutes les factures, contrats et relations commerciales.
Collaboration efficace interdépartementale quel que soit le lieu
La gestion numérique des documents peut soutenir la coopération entre les départements individuels. Des processus transdépartementaux vont de la création des offres et la rédaction des contrats aux processus consécutifs de contrôle et de libération pour les offres, les factures, les candidatures et jusqu’à la prolongation des contrats ou leur résiliation en passant par la gestion des modèles correspondants. À l’aide des déroulements définis au préalable, la concordance et la libération des contrats surviennent sous forme électronique entre les départements techniques, juridique, mais aussi de vente, de production et le management. Les dossiers des contrats et les offres peuvent ainsi être mis à disposition d’externes en cas de besoin.
Hausse des bénéfices par gain de temps
Grâce à la gestion numérique des documents, une entreprise peut non seulement travailler de manière plus efficace en termes économiques, mais aussi accroître sa rentabilité étant donné que de nombreux déroulements automatisés et la gestion centralisée de tous les documents importants promettent un gain de temps important.
Capacité concurrentielle
C’est en particulier dans les périodes de grande incertitude économique que les grandes entreprises et celles qui sont actives sur le plan international font confiance aux avantages de la gestion numérique de documents, ce qui leur permet de mieux s’imposer contre des concurrents puissants, dynamiques et à croissance toujours plus rapide.
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