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Toutefois, de nombreux bureaux sont encore construits selon l’«ancien principe» qui consiste à arranger des tables individuelles sur lesquelles on peut travailler. En outre, des salles de réunion sont à disposition sous la forme – selon la taille de l’entreprise – d’une grande pièce et d’autres plus petites. Toutefois, la tendance actuelle est de diviser les bureaux en zones déterminées qui doivent assister au mieux les collaborateurs dans leur travail. L’hypothèse sous-jacente est qu’il y a de moins en moins de travail pour lequel on fait la même chose toute la journée, cinq jours par semaine. On peut se représenter la situation comme un gâteau dans lequel le collaborateur moderne va picorer: une portion par jour est consacrée au travail conceptuel, une autre est passée en réunion, d’autres parties de la journée sont consacrées aux appels téléphoniques et, finalement, le travail proprement dit est effectué, par exemple à l’ordinateur, en traitant les courriels et en produisant des contenus. Pour chacune de ces parts de gâteau, une zone différente peut être utile dans les concepts de lieu de travail modernes afin de soutenir au mieux la tâche visée (voir illustration).

Commentaire sur l'illustration: Les deux quadrants de gauche représentent le travail interactif, tandis que les deux quadrants de droite représentent plutôt le travail que l’on effectue seul. Les deux quadrants supérieurs constituent l’élément collaboratif, les deux quadrants inférieurs sont généralement aménagés sous forme individuelle. Dans le concept d’espace, il existe généralement des «zones hybrides» entre les deux quadrants supérieurs et les deux quadrants inférieurs. Zone hybride de gauche: ici, des boîtiers téléphoniques pour deux servent aussi bien à se retirer individuellement qu’à organiser des réunions spontanées entre deux collègues. Il s’agit donc d’un espace hybride composé d’une zone de réunion et d’une zone de retrait. Zone hybride de droite: une partie de la surface de l’Open Space peut être définie comme une zone de repos, ce qui signifie que de nombreux postes de travail sont mis à disposition, mais que l’interaction est limitée. Il s’agit alors d’un hybride entre zone de collaboration et zone de repos. Pour simplifier, tous les quadrants sont représentés avec la même taille, soit 25% chacun. Dans la vie professionnelle, il arrive toutefois que le poids de l’une ou l’autre forme de travail soit réparti différemment.

Pour les séances, on se retire dans l’une des salles de réunion, le travail conceptuel est effectué dans le coin canapé isolé près de la fenêtre où l’on peut laisser son regard vagabonder et bien réfléchir. Les appels téléphoniques se font dans une boîte insonorisée et le travail sur ordinateur se fait plus facilement si l’on est assis à côté des collègues dans la grande salle, ce qui permet de poser une question de temps en temps. Mais si l’on souhaite traiter ses courriels en toute tranquillité, l’idéal est de disposer d’une zone de repos dans laquelle le concept d’Open Space prévaut, mais où l’on ne téléphone pas et où l’on ne mène pas de longues conversations.

Si les zones sont conçues de cette manière, il n’est pas nécessaire de disposer de beaucoup d’espace pour mettre en oeuvre un tel concept de poste flexible de travail. Cela semble d’abord coûteux, surtout en ce qui concerne les mètres carrés disponibles pour diviser un bureau en différentes zones. Dans la réalité, il s’avère qu’un concept moderne d’espace ne nécessite guère plus de place que le modèle classique du «bureau à côté d’un autre bureau». Les cabines téléphoniques, par exemple, peuvent être judicieusement placées à des endroits qui, sinon, seraient des espaces «perdus».