Bureau du futur: Le bureau du futur sera-t-il encore un bureau?
Nada Endrissat
Nada Endrissat est chargée de cours à l'Institut New Work de la Haute école spécialisée bernoise. Dans les domaines de la recherche, de l'enseignement et de la formation continue, elle s'occupe des effets de la numérisation sur les nouvelles formes de travail et d'organisation.
Sabrina Schell
Sabrina Schell enseigne les nouvelles formes de travail et d'organisation à l'Institut New Work de la Haute école spécialisée bernoise. Ces recherches et son enseignement portent principalement sur les nouvelles formes d'organisation, de leadership et les dynamiques interpersonnelles.
Aides de travail appropriées
L'autonomie au niveau du temps et du lieu de travail est une nécessité pour les travailleurs qui veulent donner un sens à leur activité professionnelle et favoriser un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Alors qu'au début des années 90, la table de baby-foot et les post-it multicolores sur les murs ont fait leur entrée dans les bureaux modernes et devaient en faire des lieux plus agréables, le bureau est devenu superflu pour certains groupes de personnes, à tout le moins pour répondre à certains besoins spécifiques. C'est ainsi que Spotify a présenté en 2021 le concept de «travailler de n’importe où». L'un des principes de Spotify est que «le travail n'est pas quelque chose pour lequel on vient au bureau, mais ce que l'on fait». L'entreprise suédoise n'est pas la seule dans ce cas. De plus en plus d'entreprises permettent en effet à leurs collaborateurs de choisir quand, où et comment ils veulent travailler. Actuellement, environ 75% des employés en Suisse pratiquent au moins partiellement le télétravail (Statista 2022).
Une nouvelle manière de travailler s’est ainsi imposée peu à peu. Au vu de cette évolution, les entreprises ont commencé à se poser la question de l’utilité de leurs espaces de bureaux et des possibilités d'économiser sur les coûts immobiliers. Tout comme la tendance actuelle est à la réduction des hiérarchies, les bureaux individuels ont été remis en question et l'obligation des collaborateurs d’être présents sur place a fait l’objet d’une réévaluation. La nouvelle tendance est aux open offices et autre hotdesking, autrement dit, à l'utilisation flexible de postes de travail dont l’affectation n’est pas définie a priori. Difficile toutefois de savoir à ce stade si de telles configuration permettent effectivement de fonctionner comme dans un bureau classique.
Les conditions-cadres pour un travail réussi
Un bureau est un lieu qui crée les conditions nécessaires à l'accomplissement d'un travail. Celui-ci devrait apporter aux gens davantage qu'il ne leur prend et être organisé de manière à ce que les travailleurs restent en bonne santé et soient en mesure d'accomplir leurs tâches de manière durable. Un bureau devrait donc être un lieu sûr et rendre tout cela possible. Des études montrent que la configuration des espaces de bureaux a une influence sur les employés. Des chercheurs norvégiens ont montré par exemple que les effets négatifs induits par les bureaux ouverts, notamment la distraction due au bruit, incitent les employés de s'isoler encore plus et à partager moins de connaissances. Le bruit peut en effet conduire les collaborateurs à éprouver une plus grande pression, à se fatiguer plus rapidement et à réduire leur bien-être général. Le fait qu'ils doivent développer leurs propres mesures pour faire abstraction du bruit et se concentrer augmente également la «charge mentale», ce qui peut entraîner une baisse de la productivité. Une étude de 2018 a même conclu que les employés qui travaillent dans des bureaux ouverts tentent de s'isoler le plus possible, en prétendant par exemple se concentrer pour gérer la pression qu'un tel environnement leur fait subir.
Individualisation et flexibilisation – «Tous les bureaux ne se valent pas»
Pendant la pandémie de COVID, de nombreux employés ont appris à apprécier les avantages du travail à domicile. Cela n’était toutefois pas le cas de tout le monde (Statista 2022). Les raisons invoquées étaient par exemple des enfants en bas âge, des animaux domestiques ou les nuisances dues à des travaux, qui rendaient le travail à domicile très difficile. Certains ressentent également le besoin de séparer sciemment leur vie professionnelle de leur vie privée. Enfin, le télétravail peut, dans certaines circonstances, conduire à l'isolement si le bureau perd sa fonction sociale de lieu de rencontre. Ce que représente un bureau, les travaux qu'il rend possibles et ceux qu'il empêche, sont en fin de compte une expérience subjective marquée par les besoins de tout un chacun. Les collaborateurs des équipes veulent ressentir une cohésion et s'identifier au groupe et à l'organisation. Cela passe aussi par des lieux communs et des activités communes. La personnalisation du poste de travail, qui souligne l'individualité et crée un espace de rencontre, peut également en faire partie. Un bureau peut en outre être un lieu de rencontre en général s'il offre des espaces ouverts qui favorisent l'interaction et la collaboration. La collaboration et la créativité naissent en effet des relations qui se nouent par exemple spontanément en passant devant la machine à café ou, plus généralement, dans des environnements ouverts qui offrent des espaces de liberté.
Les entreprises doivent donc se décider: non pas contre, mais pour un bureau qui correspond aux collaborateurs et au travail qui doit y être effectué. Voilà qui requiert d'évaluer le travail à accomplir: s’agit-il surtout d’un travail de connaissance, qui exige assiduité et concentration, ou est-ce la créativité et la collaboration qui sont au premier plan, ce qui nécessiterait plutôt des espaces ouverts où l'on peut parler à voix haute? Il faut également évaluer les besoins des collaborateurs: souhaitent-ils plutôt le calme et l'intimité ou des environnements ouverts dans lesquels on collabore à voix haute? Il se peut que les deux soient nécessaires, auquel cas il faudra prévoir des zones spécifiques permettant de répondre aux différents besoins.
Bureau du futur: Take-Aways
One size does not fit all
Les différents collaborateurs ont des besoins différents qui doivent être satisfaits pour pouvoir bien travailler. Un travail qui exige beaucoup de concentration peut requérir un calme absolu. Les personnes introverties ont davantage besoin de lieux où se retirer que celles qui sont plutôt extraverties. La collaboration et les processus créatifs ont plus de chances de réussir dans un espace ouvert ou des terrains de jeu où il est parfois possible de faire du bruit. Les équipes devraient disposer de zones dans lesquelles elles peuvent se retrouver et expérimenter en groupe. L’aménagement des bureaux devrait avoir comme point de départ les besoins des collaborateurs, afin de favoriser leur individualité.
Le bureau comme espace sûr
Les gens veulent se sentir en sécurité, même au bureau du futur. Ils ont besoin pour ce faire de certaines conditions spécifiques. Si un collaborateur estime important d’avoir toujours suffisamment de café à disposition, un autre aura besoin d'un bureau au fond à droite, dans un coin, où il peut se cacher, bien protégé. Ce dont les gens ont besoin pour se sentir en sécurité varie considérablement d'une personne à l'autre. Les endroits calmes et discrets en font indubitablement partie.
Le bureau comme espace de création
La tendance est au maintien du télétravail pour certains domaines d'activité, ce que souhaitent précisément de nombreuses personnes. Le bureau devient ainsi une sorte d’«outil de gestion» dans le sens d'un espace aménagé qui peut être utilisé pour rassembler les gens et favoriser la créativité et la collaboration. L'architecture, mais aussi les règles qui prévalent, comme par exemple le volume sonore ou l'utilisation des bureaux, sont alors de toute première importance. Les zones qui permettent des rencontres, les lieux de bien-être où des entretiens confidentiels peuvent avoir lieu et les lieux de retrait pour le «deep work» doivent être aménagés de manière à influencer positivement la productivité des collaborateurs.
