Agilité: Introduire avec succès des pratiques agiles dans les entreprises
Slavica Sovilj
Slavica Sovilj, lic. phil. I, MAS Coaching, IAP. Propriétaire de l'entreprise de conseil Potenzial Plus GmbH. 25 ans d'expérience en matière de conseil, de direction et de gestion de projets dans un environnement international, avec une spécialisation dans le développement des organisations et des équipes, le coaching et le développement du leadership.
Les grands principes de l’agilité
L'agilité est une façon de penser et une approche de la gestion d'entreprise basée sur la flexibilité, la collaboration et l'amélioration continue. L'agilité se réfère à la capacité d'une entreprise à s'adapter rapidement à des conditions changeantes et à réagir avec souplesse aux nouveaux défis qui se présentent. Être agile, pour répondre aux exigences du marché. Voici les grands principes de l'agilité, tirés du «Manifeste agile»:
- Orientation clients: Les entreprises agiles se concentrent sur les besoins et les exigences de leurs clients et adaptent leurs produits et services en conséquence.
- Equipes auto-organisées: Les équipes agiles sont autonomes et sont en mesure de prendre des décisions pour atteindre leurs objectifs.
- Amélioration constante: La méthodologie agile favorise l'apprentissage continu et le développement permanent des processus et des produits.
- Flexibilité: L'agilité consiste à s'adapter rapidement à l'évolution des conditions du marché et à redéfinir les priorités.
Comment introduire des pratiques agiles
Voici quelques approches qui peuvent aider les entreprises à adopter des pratiques agiles:
- Soutien top-down: Les cadres devraient donner l'exemple de ce qu’est un état d'esprit agile et promouvoir activement l'introduction de pratiques éponymes. C’est là un signal clair indiquant que l'agilité est prise au sérieux dans l'entreprise.
- Cours et formation continue: Les dirigeants, les collaborateurs et les équipes devraient être formés aux pratiques et méthodes agiles afin de développer les connaissances et les compétences nécessaires.
- Projets pilotes: Commencez par des projets pilotes à petite échelle pour tester et optimiser les pratiques agiles dans un cadre restreint avant de les étendre à toute l'entreprise.
- Communication et transparence: Une communication ouverte est de toute première importance. Partagez les objectifs, les avantages et les progrès de l'agilité avec tous les collaborateurs.
- Feedback et adaptation: Il est important d'avoir des retours réguliers de la part des équipes et des collaborateurs afin d'adapter le processus et de l'améliorer en permanence.
Des pratiques agiles qui peuvent également être appliquées dans des environnements traditionnels
processus rigides et viser une plus grande agilité. Cela peut se faire de manière pragmatique dans de nombreux domaines, sans annoncer à grande pompe des projets de transformation mirobolants. On évitera également de crier haut et fort: «C’est fait, nous sommes désormais agiles!» Certes, il arrive souvent que l’on puisse démarrer le processus à partir de pratiques déjà établies. Prenons par exemple le processus d’amélioration continue (PAC) qui est courant dans la gestion de la qualité ou encore l'enquête annuelle auprès des collaborateurs, qui est classique en matière de développement du personnel. Ce sont des structures qui offrent une base solide sur laquelle on peut s'appuyer.
Il s’agit donc d'examiner attentivement ces bases existantes et de tester des pratiques qui vont dans le sens de l'agilité, bien qu’elles peuvent parfois adopter une approche légèrement différente. L'objectif reste inchangé: promouvoir une manière de travailler et de penser qui soit plus agile.
Voici quelques pratiques agiles qui se prêtent particulièrement bien à une introduction progressive dans des entreprises établies et qui peuvent être testées dans différents domaines de tâches au sein d'une équipe ou d'un département:
- Meetings stand-up quotidiens: De courtes réunions d'équipe quotidiennes pour coordonner les tâches et les priorités afin de favoriser la communication et l'échange d'informations.
- Tableaux kanban: La visualisation des tâches sur un tableau kanban facilite l'organisation du travail et le suivi de l'avancement.
- Cross-functional Teams: La constitution d'équipes couvrant différentes aptitudes et compétences favorise la collaboration et accélère la prise de décision.
- Expériences et prototypage: L'introduction de pratiques agiles, telle que la démarche design, encourage l'expérimentation et le prototypage rapide pour développer des solutions innovantes.
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Le rôle des cadres
L'agilité et la recherche de l'innovation nécessitent des collaborateurs vraiment motivés et qui donnent le meilleur d’eux-mêmes, et ce, avec spontanéité et enthousiasme. Dans ce contexte, les dirigeants doivent impérativement créer des conditions cadres qui permettent aux collaborateurs de se développer en fonction. Ces mêmes dirigeants jouent ainsi un rôle décisif dans le développement d'une culture d'entreprise agile:
- Être un modèle: Les cadres doivent montrer ce qu’est un état d'esprit agile et démontrer par leur comportement qu'ils soutiennent et encouragent le changement.
- Créer la confiance: La confiance dans les capacités des équipes est primordiale. Les dirigeants devraient donc déléguer le pouvoir de décision et donner aux équipes la possibilité de s’auto-organiser dans une certaine mesure.
- Communiquer une vision claire: La vision et les objectifs de l'entreprise doivent être communiqués de manière claire et compréhensible afin que toutes les équipes concernées puissent adhérer au projet.
- Ecarter les obstacles: Les dirigeants devraient identifier et éliminer sans attendre les obstacles et les résistances aux pratiques agiles.
- Feedback et soutien: Le soutien et le feedback régulier sont de toute première importance pour permettre l'amélioration continue de la méthode de travail agile.
Un tel changement de paradigme est un énorme défi pour la direction, les cadres et les collaborateurs, car il nécessite le passage du contrôle à la confiance, là où la responsabilité est transférée et acceptée.
EXEMPLE PRATIQUE: AMELIORER LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT DES CANDIDATS
1) Attribuer la 1ère tâche - Optimiser le parcours client
Commencez par définir des objectifs et des attentes clairs pour votre équipe dans le cadre de l'optimisation du processus de recrutement RH. On pourrait essayer d'optimiser le parcours client pour les candidats et d’imaginer quel serait le parcours idéal.
2) Encourager la responsabilisation et l'auto-organisation - concevoir le parcours client
Donnez à votre équipe la liberté d'agir de manière autonome et de prendre des décisions. Oubliez les instructions détaillées et encouragez-la à utiliser de manière autonome des méthodes agiles telles que Kanban, pour une bonne organisation de l'équipe et une gestion autonome du processus de développement.
3) Communication transparente et culture du feedback - solliciter la réaction des clients.
Organisez régulièrement des stand-up meetings ou des rétrospectives pour discuter des progrès et identifier les défis. Oeuvrez ici comme un coach qui offre de l'aide pour s'aider soi-même.
4) Expérimenter et apprendre - créer des prototypes
Encouragez votre équipe à expérimenter de nouvelles approches. L’équipe pourrait utiliser par exemple la démarche design pour développer de nouvelles idées créatives pour un processus de recrutement orienté vers les différents groupes cibles. Ces idées pourraient ensuite être testées et évaluées dans des groupes spécifiques. On pourra ensuite, sur la base des feedbacks reçus, ajuster le processus de recrutement et l’améliorer en conséquence.
5) Orientation client - optimiser le parcours client
Montrez l'importance de l'orientation client. Utilisez les résultats des expériences et le feedback pour optimiser en permanence le parcours client et offrir une expérience positive aux candidats.
La culture de la confiance comme base de l’agilité
L'agilité ne peut fonctionner que sur la base de la confiance, elle n’aime pas le contrôle excessif. Cela signifie donc moins de bureaucratie et pas de planification à long terme, mais une culture qui considère les erreurs comme des opportunités de s’améliorer et qui travaille par touches successives, riches en feedback.
Le défi est de taille, car c’est la direction de l'entreprise, en collaboration avec les cadres, qui doit être le moteur de ce changement. Cette tâche ne peut être déléguée, elle doit être impérativement incarnée et convaincante. La condition essentielle de la compétitivité future est donc la capacité à modifier personnellement le comportement des dirigeants, en se basant sur une image valorisante de l'être humain. Ce n’est en effet qu'en confiant des responsabilités et en faisant ostensiblement confiance à ceux qui les acceptent que l'on renforcera l'agilité au sein de l'entreprise, une agilité qui repose sur le sens, l'autonomie et la transparence.
Résumé
L'introduction de pratiques agiles dans des entreprises établies est indubitablement une tâche exigeante et qui nécessite une vision claire, le soutien de la direction, une communication ouverte et la création d'une culture de la confiance. On a souvent constaté qu'une approche pragmatique et progressive est bien plus efficace que des grands projets de transformation.
Sources et remarques:
1 Travail agile: Le grand guide pour le développement agile dans les entreprises («Manifeste Agile» inclus).
2 Armbruster, Judith (2023): Praxishandbuch Agile Organisationsentwicklung. München, Tübingen: UVK Verlag; Narr Francke Attempto Verlag GmbH + Co. KG.
3 Diel, Andreas: 30+ agile Praktiken und Techniken für deinen Berufsalltag – #DNO (digitaleneuordnung.de).
4 Häusling, André (Hg.) (2017): Agile Organisationen. Transformationen erfolgreich gestalten – Beispiele agiler Pioniere. 1e édition. Freiburg, München, Stuttgart: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Haufe Fachbuch, v. 10251).
5 Hofert, Svenja (2019): Der Agile Kulturwandel. 33 Lösungen für Veränderungen in Organisationen. En collaboration avec Claudia Thonet. Wiesbaden: Gabler.
6 Puckett, Stefanie (2018): Agiles Führen. Führungskompetenzen für die agile Transformation. En collaboration avec Rainer M. Neubauer. 1e édition. Göttingen: Business Village GmbH.
