Documentation des opérations de TVA: Éléments centraux au sein de l'entreprise
Susanne Gantenbein
avocate et experte fiscale avec dipl. fédéral, travaille chez T+R SA à Gümlingen/BZ. Son domaine de base est le droit de la TVA et douanier. Elle est en outre l’auteure de plusieurs publications et donne des conférences techniques dans le domaine de la taxe sur la valeur ajoutée.
Aides de travail appropriées
Processus TVA – Sans grande focalisation – à tort
Dans de nombreuses entreprises, la TVA fait figure de parent pauvre. Ce n'est qu'à l'annonce d'un contrôle TVA que l'on tente souvent, à la dernière minute, de réparer en peu de temps les omissions des années précédentes: il faut par exemple établir des concordances entre le chiffre d'affaires et l'impôt préalable pour toute la période de contrôle ou élaborer une vue d'ensemble des risques TVA existant dans l'entreprise. De telles mesures sont peu adaptées à la réduction des risques TVA. De même, d'autres «mesures uniques» telles qu'une revue ponctuelle de la TVA ne sont que peu d’utilité. Il est en effet préférable de définir différents processus de surveillance et d'amélioration continues du traitement de la TVA. L'entreprise doit être consciente du fait que les choix décisifs ne se font pas seulement lorsqu'une facture de fournisseur est comptabilisée ou qu'une facture de client est établie. Le personnel de vente doit par exemple savoir si une offre doit être établie avec ou sans TVA et si, en cas d'activités commerciales à l'étranger, un assujettissement à la TVA est éventuellement justifié hors de nos frontières. Lors des négociations contractuelles, la prise en compte précoce des conséquences en matière de TVA est tout aussi importante que lors de l'organisation de la chaîne de création de valeur interne ou des restructurations.
Pour le choix et l'étendue des mesures visant à minimiser les risques, il faut tenir compte de la complexité de la TVA dans chaque entreprise. Cet article présente brièvement différentes mesures.
Désignation d’une personne responsable de la TVA
Dans toute entreprise assujettie à la TVA, il est indispensable de régler et de fixer clairement les compétences et les responsabilités dans ce domaine. La nomination d'une personne responsable de la TVA est donc essentielle. Son rôle est:
- d'élaborer, de documenter et de mettre régulièrement à jour les directives internes en matière de TVA, les processus et les instructions de travail;
- de contrôler la bonne application des directives TVA;
- de former les collaborateurs;
- de constituer un point de contact central pour toutes les questions relatives à la TVA et
- d'être informé des développements actuels en matière de TVA qui concernent l'entreprise, par exemple via le site Internet de l'AFC, les newsletters de sociétés de conseil externes ainsi que la participation à des cours de formation continue;
- d'assurer la coordination avec les conseillers TVA externes.
La nomination d'une personne responsable ne suffit toutefois pas. Dans la pratique, il n'est pas rare que la personne désignée n'exerce pas cette fonction «à plein temps», mais qu'elle assume ce rôle dans le cadre d'autres tâches, par exemple dans les finances ou la comptabilité. Rien à objecter à cela, en principe, pour autant que l'entreprise prévoie les capacités temporelles nécessaires pour l'exercice de cette fonction. On a en effet encore tendance à sous-estimer la complexité de la TVA, notamment au niveau de la direction. Tel est effectivement le cas pour de nombreuses entreprises, à condition toutefois que la TVA soit correctement gérée. Une erreur d'appréciation peut rapidement s'avérer coûteuse lors d'un contrôle, car ces erreurs apparaissent souvent dans le cadre de transactions commerciales de routine.
Documentation TVA nécessaire
L'établissement d'une documentation TVA présuppose que la personne qui en est responsable connaisse ou se familiarise avec l'activité commerciale de l'entreprise ou les différentes transactions, les compétences existantes, les processus de travail et les aspects fonctionnels du système ERP.
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