Entrepreneur individuel: Conseils pour une gestion optimale et correcte des frais

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Les frais ou le remboursement des dépenses sont déclarés séparément dans le certificat de salaire d'un employé et ne sont donc pas soumis à l'impôt sur le revenu ni aux déductions des assurances sociales. Pour les salariés, la question se pose donc de savoir si les frais constituent réellement un remboursement des dépenses professionnels ou s'ils doivent être compensés en tant qu'élément du salaire. En revanche, l'entrepreneur individuel déduit directement ses frais comme poste de dépenses dans sa comptabilité commerciale. Le résultat commercial optimisé par la déduction signifie automatiquement qu’il n’y a en l’occurrence aucune pertinence fiscale et sociale. Pour que l'entrepreneur individuel puisse qualifier correctement ses dépenses, il doit donc décider s'il s'agit de dépenses professionnelles ou de frais de vie privés et donc non déductibles.

La question de savoir si et dans quelle mesure les dépenses de l'entrepreneur individuel sont acceptées comme dépenses professionnelles par les autorités fiscales et donc aussi par les assurances sociales a des conséquences financières importantes. Chaque entrepreneur individuel a donc intérêt à augmenter le plus possible la part de ces charges dans sa comptabilité et, si possible, de l'optimiser.

Possibilité d'optimisation avec des frais forfaitaires approuvés

La meilleure optimisation financière ainsi qu'une réduction de la charge administrative sont obtenues lorsqu'il est possible de convenir avec l’administration fiscale d'un montant forfaitaire pour les frais, soit par le biais d'un règlement spécifique, soit par le biais d'un accord personnel. Les frais forfaitaires doivent dans ce cas impérativement être convenus par écrit, faute de quoi ils ne sont pas déductibles et l'entrepreneur concerné doit s'attendre à une radiation complète et à une correction dans sa comptabilité.

Selon les directives de la Conférence suisse des impôts (CSI), les frais forfaitaires devraient correspondre à peu près aux frais effectifs. C’est pourtant un secret de polichinelle que, sur une longue période, les frais forfaitaires dépassent souvent nettement les dépenses effectives dans la plupart des cas. Pour justifier le montant des frais forfaitaires demandés, un entrepreneur individuel doit généralement prouver les frais effectivement encourus sur une certaine période. Si ce justificatif fait apparaître un montant de frais très élevé, l'expérience montre que l'autorité fiscale approuve un montant de frais forfaitaires plus élevé, qui s'appliquera à l'avenir et donc également aux mois où les frais effectifs sont moins élevés.

Les autorités fiscales de nombreux cantons exigent désormais un nombre minimum de collaborateurs concernés par les frais dans une entreprise pour pouvoir approuver un règlement des frais. A première vue, les entrepreneurs individuels n'ont donc aucune chance de faire approuver de tels frais. Il vaut toutefois la peine, comme nous l'avons dit, de prendre contact avec le responsable de la taxation afin de négocier un accord succinct sur les montants forfaitaires des frais, adapté à l'entrepreneur individuel. Même si cet accord ne porte que sur certains domaines particulièrement difficiles à délimiter sur le plan administratif, comme par exemple les frais de représentation, il n’en permet pas moins d'obtenir des avantages financiers ainsi qu'une simplification des procédures.