Reporting et KPI: Comment réussir la mise en œuvre
Isabelle Weber
est CEO et fondatrice de Weber CFO Consulting GmbH, elle est active dans le domaine du Digital CFO as a Service et dispose de plus de 15 ans d'expérience dans divers domaines financiers, notamment l'implémentation d'instruments financiers et la modernisation des structures et processus financiers.
Aides de travail appropriées
Aide à la planification et vue d’ensemble
Le reporting est une aide centrale à la décision et à la planification. A fortiori pour les entreprises composées de plusieurs sociétés. Une présentation structurée du bilan et du compte de résultat permet d’extraire des informations pertinentes l’amas de chiffres qui nous est proposé. Mais, pour ce faire, il faut également des directives afin de pouvoir traiter de manière uniforme des opérations comptables, autrement dit, une politique comptable. Il faut également avoir une vue d’ensemble des liquidités dans les différentes entreprises, car, si tel n’est pas le cas, on court le risque que les paiements ne soient pas effectués faute de couverture suffisante du compte, sans parler des intérêts qui peuvent être dus.
Étape 1: Aperçu des parties prenantes
Pour démarrer un projet, il est utile d’établir une vue d’ensemble de tous les services et personnes auxquels le reporting est destiné. Je recommande à cet effet d’interroger les différents groupes de parties prenantes sur leurs besoins et leurs attentes vis-à-vis du reporting et KPIs. Cela permet d’éviter les mauvaises surprises par la suite et d’impliquer les milieux concernés.
L’implication de ces derniers permet de créer un climat de confiance et offre une excellente plateforme pour les suggestions. En tant que responsable de projet, je recommande de consulter brièvement la direction après certaines phases, comme par exemple un output prédéfini, un modèle de centre de coûts ou des chiffres clés définis, afin de s’assurer que toutes les attentes sont satisfaites.
Étape 2: Définition exacte de l’output
La définition exacte de l’output porte sur les chiffres clés qui doivent être tirés du reporting. On organise à cette fin un brainstorming concernant les différents points de vue sur lesquels le reporting et les KPI doivent fournir des informations. La fréquence à laquelle ce reporting doit être effectué est également déterminée à ce stade. La question centrale est de savoir à quelle fréquence le système de reporting doit être alimenté par les données brutes ou les données des différentes entreprises. La fréquence ne peut être qu’aussi élevée que les nouvelles données sont disponibles.
La définition de l’output est une étape importante, car si elle est modifiée après coup, il peut y avoir rapidement de la confusion. Il est recommandé de se mettre d’accord sur une structure qui pourra être utilisée pendant des années. Pour définir clairement l’output, il faut encore tenir compte des objectifs stratégiques des prochaines années et du modèle d’entreprise, afin que la direction puisse réagir en conséquence.
Étape 3: Nettoyage des données
Le nettoyage des données a une très grande influence sur la qualité du reporting final, car ce dernier n’est jamais aussi bon que les données brutes. Les données comptables constituent la base, il faut donc prévoir suffisamment de temps à cette fin. La comptabilité doit fournir un plan comptable propre et précis. Les écritures devraient être comptabilisées selon le principe «détail par coût» et ne pas être regroupées au niveau «high level».
C’est la seule façon de procéder à une analyse vraiment détaillée des coûts à partir du système comptable, sans avoir à extraire péniblement les données étendues des factures classées. Si les données ne sont pas nettoyées proprement, il est certes encore possible de le faire par la suite, mais souvent au prix d’une perte de temps et d’un potentiel risque d’erreur. En bref, les données comptables devraient être dans un état aussi irréprochable que possible sur le plan comptable et toutes les charges anciennes devraient être éliminées.
Étape 4: Conception des centres de coûts et définition d’autres attributs.
Il s’agit ici de définir selon quels points de vue les données seront structurées pour le reporting et, bien plus encore, pour les indicateurs. Tous les attributs nécessaires, tels que les centres de coûts et les segments qui seront comptabilisés pour une analyse pertinente, doivent être définis à ce stade du projet. Dans la plupart des cas, il est judicieux de procéder à un regroupement par segment en plus des centres de coûts.
Exemple: Les coûts des logiciels devraient être répartis par fournisseur et par logiciel et ne pas être comptabilisés dans une seule écriture comme «coûts des logiciels divers».
Pour les centres de coûts et la définition d’autres attributs, il est également important de tenir compte des projets stratégiques de l’entreprise, de manière à ce que les données évaluées puissent être utilisées à bon escient et offrir à la direction une bonne base de décision. La question suivante est importante: les informations sur la nature comptable, le centre de coûts et le segment constituent-elles la bonne base pour prendre des décisions commerciales importantes?
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Étape 5: Définition des ratios
Les ratios dépendent de la branche et du modèle d’entreprise respectif, c’est pourquoi ils doivent être définis spécifiquement pour chaque entreprise. Il convient de tenir compte des aspects stratégiques et de clarifier quels chiffres sont nécessaires.
Les centres de coûts et les attributs définis à l’étape 4 constituent la base de l’élaboration des chiffres clés. Il est donc très important de vérifier au préalable si et comment les ratios peuvent être calculés avec les affectations définies. Je recommande de calculer manuellement les ratios une seule fois avant l’implémentation finale. Pour ce faire, les données brutes sont importées dans un tableau Excel et les attributs souhaités (SECT, segments, etc.) sont ajoutés. Le calcul des ratios peut ensuite être effectué sur cette base et le concept peut être vérifié. Les chiffres clés calculés permettent de voir clairement s’ils fournissent l’output souhaité.
Étape 6: Des données brutes à l’output
C’est sans doute la partie la plus difficile de toute la mise en oeuvre, car il s’agit maintenant de faire le lien entre les données brutes et l’output. Pour cette étape, il convient d’établir une vue d’ensemble de toutes les sources de données nécessaires afin de générer le lien correct entre les données et l’output. Il faut également définir le format dans lequel le reporting et les chiffres clés seront préparés, car chaque système a ses propres exigences. Il convient également de vérifier les éventuelles interfaces existantes afin de faciliter la mise en place du reporting. Afin de clarifier ces questions, il convient maintenant de déterminer l’outil pour le reporting et les indicateurs. Pour que les données soient correctement organisées dans l’outil de reporting et que les chiffres soient représentés dans la bonne structure, le concept de centre de coûts et les attributs supplémentaires ont été définis à l’étape précédente.
Sur la base des attributions, ces chiffres peuvent maintenant être représentés dans le système en un compte de résultat interne selon des aspects élargis et définis par l’équipe de projet, et des ratios spécifiques à l’entreprise peuvent être calculés.
Trouver le bon système de reporting et KPIs
Comme mentionné dans l’introduction, cet article n’aborde pas les différents systèmes, mais explique comment choisir l’outil adéquat pour votre reporting. Il n’est pas toujours nécessaire de disposer d’un système très complexe, il suffit souvent d’Excel ou d’une application similaire qui peut être connectée à moindre coût.
Conseil pratique: Si un logiciel de reporting spécifique est envisagé, un aperçu aussi détaillé que possible des exigences du système souhaité doit être établi avant de demander une offre, afin d’éviter des coûts ultérieurs inutiles liés à des adaptations du système.
Résumé
Les rapports et les chiffres clés sont des instruments importants pour le management. Ils renseignent sur la rentabilité et fournissent des informations essentielles à la direction. Il est donc recommandé de mettre en oeuvre avec soin les différentes étapes du projet. La qualité élevée des données comptables est tout aussi importante que l’élaboration d’un concept avec les attributs (SEC, segments, etc.) afin d’éviter les coûts et les désagréments liés aux modifications ultérieures. Un reporting propre est essentiel pour une gestion pérenne de l’entreprise et offre en outre un grand avantage concurrentiel. Profitez donc dès aujourd’hui des connaissances de demain et demandez conseil à un spécialiste.
