Reporting avec Excel: Gagnez du temps grâce à ces techniques Excel
Rainer Pollmann
Rainer Pollmann (dipl. commerce), associé gérant de Pollmann & Rühm Training (Augsbourg), membre de l'International Controller Association, chargé de cours sur le contrôle de la communication à la HWZ (Zurich), publications spécialisées régulières, dont récemment «Professionally Designing Controlling Reports» (Haufe).
Aides de travail appropriées
Niveau de sortie
Au niveau de la sortie, les chiffres les plus importants sont représentés, en tant que frontend du modèle (la figure 1 montre un exemple possible d’un tel frontend). Le frontend peut se composer de plusieurs feuilles de calcul contenant des diagrammes, des tableaux, des arborescences d’indicateurs, des tableaux croisés dynamiques. Ces feuilles devraient donc être conçues de manière optimale selon les principes du design d’information, de la psychologie de l’information et du pilotage de l’utilisateur. Elles devraient permettre de consulter rapidement les informations essentielles et de prendre ainsi les bonnes décisions de gestion. La présentation de ces pages dépend de la tâche que le modèle Excel doit remplir:
- S'il s'agit d'un fichier pour le reporting avec Excel, le besoin d'information des destinataires est primordial et est couvert par des tableaux et des diagrammes. Si le reporting est conçu comme un tableau de bord, l'interface est interactive. La sélection (et la présentation) des données se fait alors de manière dynamique à l'aide de boutons, le pilotage de l'utilisateur à l'aide d'hyperliens.
- Si le modèle doit permettre la planification et la simulation ou le rolling forecasting, on trouve ici de nombreux boutons qui simulent la modification des pilotes dans un modèle global à structure mathématique. Les résultats de la simulation sont affichés dans des tableaux et éventuellement des diagrammes.
- S'il s'agit d'un fichier d'analyse de données, l'accent est mis sur l'obtention d'informations plutôt que sur la transmission.
Selon l'expérience de l'auteur, les techniques de reporting avec Excel suivantes ont fait leurs preuves pour la conception d'un frontend (en fonction de la tâche à accomplir) (voir tableau).
| Reporting | Planification et simulation | Analyse | |
|---|---|---|---|
| Tâche |
|
|
|
Pour la conception de l’interface, l’auteur conseille de se mettre d’accord dans un premier temps sur les besoins en informations des destinataires et les idées concernant l’utilisabilité. Pour ce faire, dans le cadre d’un reporting avec Excel, on peut déjà présenter quelques diagrammes dynamiques, tableaux, arborescences d’indicateurs, et recueillir les réactions. La réaction à de tels exemples (sans données réelles et sans connexion avec les systèmes Life) permet de savoir ce que les destinataires veulent et ce dont ils ont réellement besoin. La plupart du temps, ils n’en sont pas conscients eux-mêmes, mais de tels exemples permettent de les mettre en évidence.
Éléments de commande (boutons)
Les éléments de commande sont des objets graphiques que l’on peut utiliser dans le reporting avec Excel pour gérer des modèles en utilisant des boutons intuitifs. Il faut pour ce faire l’onglet Outils de développement. Lorsque l’on clique sur un élément de commande, une valeur est générée dans une cellule de sortie. Cette valeur permet de contrôler les calculs, à condition que les fonctions accèdent à la cellule de sortie.
Les fonctions des catégories «Consulter et faire référence» (anciennement: matrice) et «Logique» peuvent notamment être utilisées ici. L’auteur utilise souvent la fonction INDEX(), qui permet de restituer des informations à partir d’une plage de cellules.
Reporting avec Excel: Hyperliens dans les modèles Excel
Les hyperliens sont suffisamment connus de tous les utilisateurs dans les applications les plus diverses, notamment sur le web et les médias sociaux. Il s’agit de renvois dont le clic déclenche un mouvement vers une destination et donc l’appel d’un site web. Dans le cas des hyperliens dans les modèles Excel, la cible peut être un fichier, une feuille de calcul, une cellule, une plage de cellules, un site web, mais aussi une image, une adresse électronique ou un fichier d’une autre application. Cela est utile, car on peut ainsi utiliser les hyperliens dans les fichiers Excel pour différentes tâches:
- une navigation à l’intérieur du fichier vers une autre feuille de calcul, une autre cellule, une plage de cellules nommée
- une navigation vers un fichier ou une page web dans un réseau, un intranet ou sur Internet contenant des informations complémentaires (par ex. ControllingWiki de l’InternationaleController Verein)
- Navigation vers un fichier multimédia (par ex. sur YouTube) contenant par exemple des informations complémentaires. Une image en dit plus que mille mots!
- Envoi d’un e-mail avec un feedback/des questions sur le modèle au service de contrôle, à l’initiateur, au responsable, etc.
Cette propriété rend les hyperliens utiles, car cette technique permet de créer des menus dans le modèle Excel à l’aide des formes géométriques (menu Ajouter), que les utilisateurs reconnaissent intuitivement comme des boutons et cliquent dessus. Le clic déclenche alors la navigation décrite ci-dessus.
Au lieu des hyperliens, de nombreux utilisateurs d’Excel utilisent des macros Excel. Du point de vue de l’auteur, ces derniers ont un inconvénient: ils doivent être activés par l’utilisateur du fichier lors de l’ouverture. Si ce n’est pas le cas, ils ne sont pas exécutés et il n’y a pas de pilotage de l’utilisateur!
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