Présentation des résultats: Gagnez du temps grâce à ces techniques Excel
Rainer Pollmann
Rainer Pollmann (dipl. commerce), associé gérant de Pollmann & Rühm Training (Augsbourg), membre de l'International Controller Association, chargé de cours sur le contrôle de la communication à la HWZ (Zurich), publications spécialisées régulières, dont récemment «Professionally Designing Controlling Reports» (Haufe).
Aides de travail appropriées
Le principe de modélisation comporte trois niveaux dans chaque fichier Excel:
- Entrée (importation des données, paramètres de contrôle pour le modèle, documentation).
- Traitement (calculs et analyses nécessaires)
- Sortie (présentation des résultats via des diagrammes et tableaux [dynamiques] bien conçus)
Niveau de sortie
Au niveau de la sortie, les chiffres les plus importants sont représentés, en tant que frontend du modèle (la figure 1 montre un exemple possible d'un tel frontend). Le frontend peut se composer de plusieurs feuilles de calcul contenant des diagrammes, des tableaux, des arborescences d’indicateurs, des tableaux croisés dynamiques. Ces feuilles devraient donc être conçues de manière optimale selon les principes du design d'information, de la psychologie de l'information et du pilotage de l'utilisateur. Elles devraient permettre de consulter rapidement les informations essentielles et de prendre ainsi les bonnes décisions de gestion. La présentation de ces pages dépend de la tâche que le modèle Excel doit remplir:
- S'il s'agit d'un fichier pour le reporting, le besoin d'information des destinataires est primordial et est couvert par des tableaux et des diagrammes. Si le reporting est conçu comme un tableau de bord, l'interface est interactive. La sélection (et la présentation) des données se fait alors de manière dynamique à l'aide de boutons, le pilotage de l'utilisateur à l'aide d'hyperliens.
- Si le modèle doit permettre la planification et la simulation ou le rolling forecasting, on trouve ici de nombreux boutons qui simulent la modification des pilotes dans un modèle global à structure mathématique. Les résultats de la simulation sont affichés dans des tableaux et éventuellement des diagrammes.
- S'il s'agit d'un fichier d'analyse de données, l'accent est mis sur l'obtention d'informations plutôt que sur la transmission.
Selon l'expérience de l'auteur, les techniques suivantes ont fait leurs preuves pour la conception d'un frontend (en fonction de la tâche à accomplir) (voir tableau).
| Reporting | Planification et simulation | Analyse | |
|---|---|---|---|
| Tâche |
|
|
|
Pour la conception de l'interface, l’auteur conseil de se mettre d'accord dans un premier temps sur les besoins en informations des destinataires et les idées concernant l'utilisabilité. Pour ce faire, on peut déjà présenter quelques diagrammes dynamiques, tableaux, arborescences d’indicateurs, et recueillir les réactions. La réaction à de tels exemples (sans données réelles et sans connexion avec les systèmes Life) permet de savoir ce que les destinataires veulent et ce dont ils ont réellement besoin. La plupart du temps, ils n'en sont pas conscients eux-mêmes, mais de tels exemples permettent de les mettre en évidence.
Éléments de commande (boutons)
Les éléments de commande sont des objets graphiques que l'on peut utiliser dans Excel pour gérer des modèles en utilisant des boutons intuitifs. Il faut pour ce faire l'onglet Outils de développement.
Lorsque l'on clique sur un élément de commande, une valeur est générée dans une cellule de sortie. Cette valeur permet de contrôler les calculs, à condition que les fonctions accèdent à la cellule de sortie.
Les fonctions des catégories «Consulter et faire référence» (anciennement: matrice) et «Logique» peuvent notamment être utilisées ici. L'auteur utilise souvent la fonction INDEX(), qui permet de restituer des informations à partir d'une plage de cellules.
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Hyperliens dans les modèles Excel
Les hyperliens sont suffisamment connus de tous les utilisateurs dans les applications les plus diverses, notamment sur le web et les médias sociaux. Il s'agit de renvois dont le clic déclenche un mouvement vers une destination et donc l'appel d'un site web. Dans le cas des hyperliens dans les modèles Excel, la cible peut être un fichier, une feuille de calcul, une cellule, une plage de cellules, un site web, mais aussi une image, une adresse électronique ou un fichier d'une autre application. Cela est utile, car on peut ainsi utiliser les hyperliens dans les fichiers Excel pour différentes tâches:
- une navigation à l'intérieur du fichier vers une autre feuille de calcul, une autre cellule, une plage de cellules nommée
- une navigation vers un fichier ou une page web dans un réseau, un intranet ou sur Internet contenant des informations complémentaires (par ex. ControllingWiki de l’InternationaleController Verein)
- Navigation vers un fichier multimédia (par ex. sur YouTube) contenant par exemple des informations complémentaires. Une image en dit plus que mille mots!
- Envoi d'un e-mail avec un feedback/des questions sur le modèle au service de contrôle, à l'initiateur, au responsable, etc.
Diagramme
Les diagrammes/graphiques doivent donner rapidement au destinataire de l'information une impression d'un fait/événement. Il est donc important de choisir un type de diagramme approprié et de concevoir le diagramme de manière efficace.
Selon l'auteur, les types de diagrammes standard d'Excel peuvent être optimisés. Le design n'est pas professionnel, les diagrammes sont très «ludiques» et les principes de la psychologie de l'information ne sont que partiellement pris en compte. Si l'utilisateur souhaite enrichir les diagrammes d'éléments dynamiques soulignant les messages, il est possible d'utiliser des fonctions et des éléments de commande à cet effet. Il en résulte une interaction qui implique les destinataires dans la génération d'informations et améliore ainsi l'assimilation de ces dernières (voir figure 2).
Formatage conditionnel
Le formatage conditionnelle est devenue indispensable pour la mise en évidence dynamique de cellules. Par dynamique, on entend ici que l'apparence d'une cellule change selon des conditions définies, et ce, dès que le contenu d'une cellule change. Pour ce faire, on peut utiliser des couleurs, des symboles ou des graphiques à barres. Une fonction de feu de signalisation permet ainsi de mettre en évidence les écarts. On connaît moins en revanche la possibilité de mettre en place un guidage visuel de l'utilisateur (par exemple) dans les tableaux. Cela signifie qu'une zone de cellule est mise en évidence par une couleur dès que l'utilisateur sélectionne un détail via un bouton. Cela facilite énormément la lecture de tableaux plus grands, car une seule cellule du tableau est mise en évidence visuellement, ce qui en facilite évidemment la lecture.
Tableau Pivot
Le tableau Pivot dynamique est un excellent outil pour calculer, résumer et analyser les données. L'analyse des données permet d'effectuer des comparaisons et d'identifier des modèles et des tendances dans les données. Les modèles identifiés peuvent être utilisés pour des modèles de prévision. Dans le processus de contrôle de gestion, l'analyse des données est donc un processus important en amont de la planification.
Grâce à l'intégration d'Excel, souvent présente dans les systèmes informatiques, le tableau croisé dynamique a également fait son entrée dans la plupart des systèmes ERP, BI et MIS. Lorsqu'il s'agit d'analyser, de comprimer et de simuler de grandes (ou de petites) quantités de données, lorsque les données doivent être triées et filtrées sans enfreindre le principe de cohérence, il vous faut un tableau croisé dynamique. Les en-têtes de ligne et de colonne de ce type de tableau «pivotent» autour d'une zone de données intérieure. L'utilisateur peut contrôler cela intuitivement par drag&drop. Il est ainsi possible d'observer ces données sous différentes perspectives, de les condenser et de les analyser facilement selon différents aspects. Le tableau croisé dynamique est un instrument de business intelligence. En tant que frontend, il peut être utilisé non seulement pour un modèle d'analyse, mais aussi comme système d'information interactif. Depuis que le tableau croisé dynamique a été introduit avec la version Excel 5.0, il est devenu un outil indispensable pour les responsables du controlling!
Fonctions Cube
Depuis Excel 2007, les fonctions Cube permettent d'interroger des données directement à partir d'un modèle de données (OLAP). Les résultats sont affichés directement dans les cellules prévues à cet effet, tandis que les fonctions Cube assurent une actualisation continue des données du modèle choisi. La mise à jour des données peut être contrôlée à l'aide de segments et/ou de boutons, ce qui permet de créer des tableaux dynamiques.
Le traitement analytique en ligne (OLAP) permet des projets d'analyse complexes qui génèrent un volume de données très important. L'objectif est d'obtenir un résultat qui aide à la prise de décision grâce à un traitement multidimensionnel de ces données. Les dimensions peuvent être par exemple les clients, les produits, les régions, le temps, mais aussi les clusters créés par des arbres de décision. La structure sous-jacente à l'OLAP est un cube OLAP (cube en anglais) créé à partir d'une base de données. Dans de nombreuses entreprises, le serveur SQL de Microsoft est utilisé comme système de base de données pour (par exemple) SAP. Le serveur SQL permet le traitement analytique en ligne (OLAP) via ce que l'on appelle les Server Analysis Services. Microsoft a intégré cette technique OLAP dans Excel et l'a mise à disposition sous la forme de la fonction Power Pivot. Les modèles Power Pivot ne sont pas différents des cubes OLAP locaux. Par conséquent, les fonctions CUBE permettent d'accéder directement au cube local de PowerPivot et de créer ainsi des tableaux de bord, par exemple. Toutefois, la syntaxe des fonctions CUBE est très différente des fonctions Excel «normales», ce qui peut rendre leur utilisation plus difficile. L'auteur trouve donc utile la possibilité de pouvoir transformer un tableau croisé dynamique en fonctions Cube par une commande de menu. Contrairement aux structures rigides et aux possibilités de formatage insuffisantes, cela présente l’avantage de pouvoir réaliser des structures et designs propres à un tableau Pivot dynamique. Les fonctions Cube peuvent être la source de données d'un tableau de bord pour les diagrammes, les rapports, etc. Elles restent liées au cube de données, sont donc actualisées et permettent de cette manière des modèles dynamiques.
Excel est-il encore d'actualité? Mais certainement!
A partir d'une certaine taille d'entreprise, la gestion des données, le reporting standard, le traitement de très grandes quantités de données (BIG Data) avec les outils prévus à cet effet sont en principe plus recommandés qu'une «simple» solution Excel, même si Microsoft met à disposition avec Power Pivot un outil impressionnant pour le traitement de grandes quantités de données. Mais si la flexibilité et l'agilité sont requises, Excel peut être utilisé de manière ciblée pour la création de modèles temporaires. Il en va de même pour les entreprises qui ne disposent pas du budget nécessaire pour des solutions informatiques «professionnelles». Excel convient également aux entreprises dans lesquelles le service informatique ne peut mettre à disposition que de faibles ressources pour répondre aux besoins du service financier, par exemple pour effectuer des changements rapides. Les Power-Tools deviennent alors de plus en plus importants.
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