Business Intelligence: Un pilotage efficace de l’entreprise grâce au Smart Reporting

A nombreuses sources de données, reporting peu efficace

La multiplicité des sources de données pose aux entreprises le défi d’un reporting efficace. Des chiffres-clés pertinents sont un instrument indispensable pour une gestion d’entreprise ciblée. Ceux-ci varient en fonction de l’activité et des objectifs fixés. Par exemple, la rotation des stocks et le temps d’arrêt des machines de production sont importants pour les entreprises de production et de commerce, tandis que le taux de conversion et la répartition régionale des clients sont importants pour les exploitants de boutiques en ligne.

Les petites et moyennes entreprises (PME) utilisent différents systèmes logiciels qui ne peuvent que rarement communiquer entre eux. Or, le calcul d’indicateurs pertinents nécessite souvent des données provenant de plusieurs sources. Dans la pratique, le reporting des indicateurs est généralement effectué manuellement chaque mois dans Excel, ce qui représente un travail considérable.

Les systèmes modernes et automatisés de Business Intelligence offrent des solutions économiques à ces défis. Cet article présente deux exemples pratiques dans lesquels nous avons assisté nos clients lors de la mise en oeuvre.

Tableau de bord interactif

GNL est un fabricant suisse de chaussures innovant qui utilise une technologie de semelle révolutionnaire. La marque souhaite inspirer les gens à adopter un style de vie actif et sain.

Grâce à un tableau de bord de gestion interactif et facile d’accès, développé avec Microsoft Power BI, la direction opérationnelle a accès à des chiffres-clés toujours actuels (voir illustration 1). Outre les chiffresclés financiers classiques, le tableau de bord couvre également les questions suivantes: 

• chiffres de vente par modèles et tailles de chaussures, par variantes de couleurs, par périodes de commande ou par canaux de vente 
• analyses des écarts par rapport aux périodes précédentes et aux valeurs planifiées 
• planification des back orders, calculs de rentabilité, gestion de la trésorerie et calcul des chiffres prévisionnels

Les données nécessaires pour le tableau de bord proviennent de plusieurs systèmes sources: Webshop, ERP, comptabilité financière et Excel. Les données des différentes sources sont chargées plusieurs fois par jour de manière automatisée dans le tableau de bord et reliées entre elles.

Pour le calcul de nombreuses mesures, des informations provenant de plusieurs systèmes sont nécessaires. Un exemple: pour pouvoir représenter l’écart entre le nombre de pièces vendues et la quantité planifiée, la quantité vendue (source boutique en ligne) des différents modèles de chaussures (données de base de l’ERP) est comparée aux ventes budgétées (planification dans Excel).

«Combien de pièces du modèle de chaussures X, ventilées par taille, avons-nous vendues au cours des trois derniers mois, par rapport à l’année précédente et au plan, et par quel canal de vente, et quel est l’état actuel des stocks?»

Grâce aux possibilités de filtrage interactif, il est possible de répondre à ces questions de manière simple et rapide. Les transactions de vente sous-jacentes peuvent être consultées en détail grâce à la fonction d’exploration.

L’utilisation du tableau de bord Power BI a permis d’obtenir les avantages suivants: 

• réduction des coûts grâce à des achats de stock ciblés 
• gain de temps grâce à la suppression de la préparation manuelle récurrente des rapports 
• des chiffres-clés financiers plus précis dans tous les domaines 
• un flux d’informations rapide et une grande fiabilité des données conduisent à une meilleure qualité de décision 
• moins d’«exercices» ad hoc pour informer la direction/les investisseurs

Comptabilité automatisée des centres de profits

Une entreprise de services oeuvre dans trois domaines d’activité. Pour la direction, il est très important de connaître la rentabilité de chaque secteur. Un compte de centre de profit a été établi à cet effet, compte dans lequel les produits et les charges sont répartis entre les différents secteurs d’activité (centres de profit). Il a été décidé d’automatiser cette opération à l’aide d’un modèle de données dans Excel.

Nous présentons ci-dessous le mécanisme de base d’une comptabilité des centres de profit ainsi que sa mise en oeuvre concrète.

Comptabilité des centres de profit: quel mécanisme?

Les données nécessaires à la comptabilité des centres de profit sont fournies par la comptabilité financière. L’attribution des produits aux secteurs d’activité ne pose généralement pas de problème, puisqu’un compte de produits est tenu pour chaque secteur. La répartition des coûts constitue toutefois un défi, car ils sont comptabilisés sur des comptes collectifs. Par exemple, il n’existe pas de compte séparé par domaine d’activité pour les nombreux types de dépenses de personnel.

Le tableau 1 montre l’exemple très simplifié d’un compte de résultat:

L’affectation des charges aux centres de profit se fait par le biais de clés de répartition. Pour les charges de personnel, les heures de travail effectuées constituent une bonne approche. Dans le système de saisie du temps, les collaborateurs saisissent les heures consacrées aux projets. Chaque projet est attribué à l’un des trois secteurs d’activité. Ces données permettent de calculer la clé de répartition. Dans l’idéal, un taux horaire individuel par collaborateur est intégré dans le calcul. Pour des raisons de clarté, cette composante n’est pas incluse dans notre exemple (voir tableau 2).

Lors de la répartition des frais de personnel sur les centres de profit à l’aide des clés de répartition, on constate (voir tableau 3) que le secteur d’activité A est déficitaire. Pour des raisons de simplicité, les autres charges sont réparties à parts égales entre les secteurs. Une clé de répartition peut varier dans le temps, par exemple en fonction de l’engagement de travail. Pour les autres postes de charges, il est judicieux de prévoir des clés de répartition différentes.

Exemples: 

• pour les frais de location, la surface des locaux 
• pour le marketing, les coûts de la campagne d’acquisition 
• pour les coûts informatiques internes, le nombre de tickets de support ou les PC utilisés

Avant l’automatisation

Avant le projet d’automatisation de la facturation du centre Profit, les données étaient exportées manuellement depuis la comptabilité financière et préparée dans un fichier Excel. Cette approche a toutefois entraîné quelques difficultés: 

• le fichier présentait rapidement une structure complexe avec de nombreuses formules 
• les adaptations et la maintenance du fichier étaient difficiles 
• la mise à jour des clés de répartition était fastidieuse 
• la mise à jour mensuelle prenait globalement beaucoup de temps 
• un risque d’erreur élevé.

Solution automatisée

On a cherché pour toutes ces raisons une solution avec un degré d’automatisation élevé. Même dans la version révisée, le calcul se fait toujours dans Excel, mais avec des avantages notables: 

• les données de la comptabilité financière sont importées par simple pression sur un bouton 
• les temps de travail sont importés depuis le système source et les clés de répartition sont calculées automatiquement 
• gestion simple des clés de répartition, par ex. sur une base mensuelle 
• dans le fichier Excel, les données sont préparées dans un modèle de données et peuvent ainsi être évaluées de manière flexible. Nous avons utilisé pour ce faire le module complémentaire Power Pivot fourni par Microsoft dans Excel 
• la comptabilité des centres de profit peut être présentée selon différentes classifications, par exemple selon la méthode des coûts totaux ou des coûts des ventes.

En résumé, l’automatisation a permis de réduire au minimum les tâches manuelles récurrentes, tandis que les possibilités d’évaluation sont devenues plus flexibles et plus étendues.

Résumé

Les systèmes modernes de Business Intelligence offrent une multitude de possibilités pour répondre aux différentes exigences individuelles. Les caractéristiques communes à toutes les solutions sont le haut degré d’automatisation ainsi que les possibilités d’analyse complètes et flexibles qu’un reporting statique ne peut pas offrir.

Lors de l’introduction d’un système de reporting, il faut prévoir un investissement en argent et en temps, investissement qui, dans la pratique, sera rapidement amorti, car les tâches manuelles récurrentes sont supprimées et les données sont plus précises.