Microsoft Excel: Voilà comment l’utiliser correctement

Status quo Microsoft Excel dans le domaine des finances et du controlling

Facile d’accès, le logiciel Microsoft Excel vous invite à travailler spontanément avec lui. Les fonctions de base peuvent être apprises rapidement. Le tutoriel proposé pour Excel se concentre sur les techniques plutôt que sur les processus. Les offres de formation continue adaptées aux tâches typiques des «contrôleurs et financiers» ne peuvent être trouvées que chez quelques fournisseurs. Même ces derniers concentrent généralement l’offre de séminaires sur les techniques Excel en général et moins sur celles qui conviennent à la réalisation de processus spécifiques au controlling et à la finance. Cela signifie que les modèles Excel doivent être créés, étendus et adaptés «d’une manière ou d’une autre» par la plupart des utilisateurs avec ces techniques, soutenues le cas échéant par des tutoriels en ligne.

Malheureusement, ces modèles deviennent rapidement surchargés, contiennent de grandes quantités d’enregistrements de données et sont difficilement contrôlables. Je sais par expérience que même le créateur de ce modèle a du mal à s’y retrouver après un certain temps. Les collègues qui travaillent également avec ou qui sont censés le développer davantage sont encore moins en mesure de le faire. En effet, très peu de modèles Excel sont documentés ou conçus selon une norme! Les concepts d’application d’Excel, les définitions des compétences nécessaires aux collaborateurs, un guide pour la modélisation et l’utilisation d’Excel ne se trouvent pas ou très rarement dans la plupart des entreprises.

Le niveau entrée

Le niveau entrée consiste dans les données de base, les valeurs, les noms et la documentation.

Les données provenant d’autres systèmes tels qu’Abacus, SAP (avec Power Query) sont importées sur une feuille de données de base. Il n’y a pas de calculs sur cette feuille de calcul, celle-ci sert uniquement de «base de données» pour la tâche à résoudre. Afin qu’Excel ne soit pas utilisé comme une base de données redondante ou un système informatique fantôme, le stock de données de cette feuille de calcul ne comprend que les données nécessaires à la tâche. Seules les données historiques absolument nécessaires sont importées, idéalement déjà consolidées autant que possible. La structure des données est celle d’un tableau classique: des lignes et des colonnes avec des chiffres ou du texte comme contenu des cellules. On évitera dans la mesure du possible, aucune consolidation avec des techniques Excel ne doit être effectuée dans le modèle lui-même. Si cela est inévitable, les données sont créées selon le principe des «tidy data»: chaque variable/caractéristique/dimension dans une colonne séparée, chaque enregistrement de données dans une ligne.

Les paramètres de contrôle pertinents pour le modèle sont stockés de manière centralisée sur une feuille de calcul appelée Valeurs. Ceux-ci peuvent également être importés (quotidiennement si nécessaire) et aucun calcul n’est effectué. Il peut s’agir des rendements cibles de l’entreprise, du taux de référence du CHF, des taux de frais généraux pour le calcul des coûts, des informations sur les centres de coûts, etc. Dans le cas des modèles de planification et de simulation, les moteurs importants (par exemple le PIB) pour le modèle d’entreprise peuvent également être stockés ici. Ces données peuvent être importées de manière dynamique et chaque jour depuis des plateformes telles que opendata. swiss ou la Banque nationale suisse via Power Query. À ce niveau, les listes de boutons et/ou de polices de lignes nécessaires au modèle sont également stockées et distribuées dans ce dernier. L’avantage ici est que les étiquettes peuvent être changées uniformément sur l’ensemble du modèle «par simple pression sur un bouton». Ceci est particulièrement avantageux en Suisse avec ses différentes zones linguistiques, mais bien sûr aussi pour toutes les entreprises actives à l’international.

Les noms des cellules et des plages de cellules dans le modèle Excel sont documentés sur la feuille de calcul Noms. Vous avez ainsi toujours une vue d’ensemble.

Sur la feuille de calcul Documentation, vous décrivez brièvement sous forme de tableau les modifications que vous apportez au modèle, par exemple avec les catégories: Date de la modification, «auteur», description de la modification, feuille de calcul modifiée.

Ceci est important s’il y a plusieurs utilisateurs/éditeurs du modèle et qu’ils doivent être informés des changements. Lorsque vous utilisez Excel365 avec ses capacités et possibilités de collaboration, une telle documentation est particulièrement importante!

Le niveau du traitement

Sur les feuilles de traitement, les calculs nécessaires sont effectués à partir des données de construction et des valeurs par le biais de «liens». Les feuilles de calcul de ce niveau se composent uniquement de cellules de formule. Les étiquettes nécessaires sont distribuées par les fonctions de la feuille de calcul Valeurs du niveau entrée. Une seule feuille de traitement ne suffit généralement pas. Les fiches de traitement sont donc reliées par des «liens» selon le principe de l’aller simple. Cela signifie que les liens vont toujours d’une feuille à l’autre dans un sens, jamais dans l’autre (références circulaires!). Comme il s’agit également du niveau du traitement, les tableaux ne sont pas mis en forme de manière élaborée. Ils ne servent en effet qu’à préparer une présentation des résultats, et non la présentation elle-même. C’est l’utilisateur qui doit s’y retrouver, pas le destinataire. Toutes les cellules peuvent être protégées contre les modifications involontaires grâce à la protection des feuilles d’Excel après la vérification d’une formule. Si un message d’erreur apparaît ensuite dans une cellule, la cause peut être recherchée directement dans le niveau entrée. Cela permet de gagner du temps dans la gestion des erreurs!