Analyse des ratios: Identifier les risques opérationnels et réduire les coûts
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Thomas Rautenstrauch est professeur pour la formation en économie d’entreprise et plus particulièrement en accounting et controlling. Il est d’ailleurs directeur du Center for Accounting & Controlling de la Haute école d’économie de Zürich. De plus, il enseigne, en qualité de professeur invité, le management accounting en Executive MBA au sein de l’Institute for Management in Technology (iimt) de l’Université de Fribourg. Thomas Rautenstrauch est l’auteur de plusieurs ouvrages spécialisés et de nombreux articles pour des revues et pour la presse économique.
De nombreuses entreprises disposent déjà d’une batterie de ratios, elles ont par exemple mis en place un tableau de bord prospectif. Toutefois, jusqu’à présent, les indicateurs de risque ne faisaient pas partie de ce tableau de bord prospectif. Or, les entreprises sont aujourd’hui confrontées à une prise de risque de plus en plus grande. Dans ce contexte, un enrichissement du tableau de bord prospectif avec des indicateurs appropriés doit être envisagé.
Il est intéressant de noter que les auditeurs externes utilisent également des ratios pour leur considération sur la situation générale de l’entreprise. Au début de l’audit, ils tirent les ratios des comptes annuels dans le cadre d’un examen critique et analysent soigneusement les résultats obtenus.
Les ratios peuvent être comparés à des chiffres dits «sectoriels» ou au fil du temps sur plusieurs exercices. Si des écarts importants apparaissent par rapport à la moyenne du secteur ou s’ils changent de manière significative dans des domaines clés des comptes annuels, cela peut être un signe de baisse de la solvabilité et de problèmes de liquidités, par exemple. Comme pour toute analyse, il convient d’examiner ces indices et de chercher des explications à ces écarts.
Principes d’utilisation des ratios
L’analyse des ratios ne donne pas toujours des résultats pertinents ni utilisables. Certaines conditions doivent être remplies pour qu’elle puisse être utilisée de manière efficace.
- Les indicateurs ne sont pertinents que s’ils s’appuient sur des chiffres effectifs, ce qui pose le problème de leur évaluation. Selon le Code des obligations, il existe des droits d’option, par exemple pour l’évaluation des actifs, qui doivent être pris en compte. En outre, le droit des obligations permet la constitution de réserves latentes. Si les ratios sont basés sur des données de départ marquées par une certaine politique du bilan, des erreurs d’appréciation peuvent survenir lors de leur interprétation. La condition préalable est donc que les données réelles de départ soient d’abord rassemblées dans un compte auxiliaire permettant de déterminer les ratios, ce qui implique la tenue d’une comptabilité d’exploitation en plus de la comptabilité financière
- Les ratios doivent être considérés sur une période plus longue afin de fournir des indications utiles sur les évolutions négatives. Les données de base sur lesquelles reposent l’analyse et l’interprétation des ratios doivent toujours être comparables, ce qui suppose une comptabilité financière cohérente et le respect du principe de permanence des méthodes d’évaluation et d’établissement du bilan
- Dans l’analyse des ratios, une attention particulière est vouée aux écarts significatifs entre les ratios réels et les ratios prévisionnels ou théoriques. Mais, pour pouvoir constater un écart sous forme consciencieuse, il faut disposer d’un matériel fiable de référence. Des comparaisons de ratios dans le temps ainsi que des ratios sectoriels tels que ceux mis à disposition par les associations en Suisse peuvent être utilisés à cet effet. L’avantage de la comparaison sectorielle est qu’il s’agit de données externes qui peuvent donner une impression objective. Toutefois, les ratios sectoriels sont régulièrement collectés par une association spécifique poursuivant des objectifs politiques lorsqu’elle interroge un grand nombre d’entreprises membres. La véracité des chiffres indiqués ne peut généralement pas être vérifiée. Les chiffres indiqués sont souvent très condensés et ne reflètent que des valeurs moyennes. En outre, il faut tenir compte du facteur temps, car il s’écoule parfois plusieurs mois, voire plusieurs années, avant que les chiffres ne soient collectés, évalués et publiés. Si une entreprise donnée compare ensuite ses chiffres avec les ratios du secteur, les résultats ne sont souvent plus fiables en raison des changements déjà intervenus sur la situation du marché et en termes de conditions générales
- Une autre possibilité de générer du matériel de référence est la «comparaison objectif/réel». En principe, on définit à cet effet un objectif (par exemple un budget) pour une période et on le compare à la fin à la «situation réelle» effective. Si cette comparaison révèle des écarts significatifs, il convient de procéder à des recherches détaillées et de trouver des explications à ce changement. Si aucune explication plausible ne peut être trouvée, cela peut être l’indication d’actes frauduleux
- L’analyse n’est fiable que si la situation cible répond à certaines prémisses. Ainsi, la «situation théorique» doit être déterminée de manière indépendante, c’est-à-dire que la personne qui calcule les objectifs ne doit pas comparer elle-même les objectifs et la réalité à la fin de la période. Par analogie, le système de contrôle interne contraint ici à une séparation des fonctions. Pour garantir la comparabilité des valeurs cibles et des valeurs réelles, il faut que les mêmes éléments d’évaluation, les mêmes conditions générales et les mêmes paramètres prévalent
- Il ne faut pas se contenter d’analyser les ratios qui présentent des variations remarquables, car il peut s’agir d’un chiffre qui aurait dû évoluer au cours d’une période, de sorte que l’absence de variation ne décrit pas la situation normale
Indicateurs appropriés de risque
Le choix du ratio approprié pour une entreprise dépend de différents facteurs: l’appartenance à un secteur, la taille de l’entreprise et d’autres qui posent des exigences spécifiques à l’analyse des ratios. En fonction du secteur auquel ils appartiennent, les domaines d’une entreprise sont exposés à des risques différents.
Domaine des RH
Dans la plupart des entreprises, les charges de personnel représentent une part importante des charges totales. Il semble donc judicieux de lui accorder une attention particulière afin d’obtenir des indications sur d’éventuels actes délictuels.
Une comparaison théorique/réelle s’impose ici: au début de chaque année, la direction établit un budget détaillé pour les charges prévisionnelles de personnel, ce qui donne la valeur théorique. À la fin de l’année, cette valeur est comparée à la valeur réelle, c’est-à-dire aux frais effectifs de personnel. Tout écart doit alors être justifié de manière plausible.
Dans le domaine des RH, il faut également prêter attention au système d’incitation et de rémunération. Des systèmes d’incitation et de rémunération unilatéraux axés uniquement sur les résultats financiers peuvent inciter les collaborateurs à manipuler les chiffres afin d’obtenir des bonus plus élevés, ce qui représente un risque pour l’entreprise. Dans ce contexte, la question de l’équilibre des systèmes de rémunération se pose.
La satisfaction des collaborateurs peut également fournir une indication importante. Si la motivation du personnel de la comptabilité ou de l’entrepôt est faible, cela peut entraîner un risque potentiel élevé, bien que la motivation du personnel soit plutôt difficile à mesurer et ne devrait donc être évaluée que par des enquêtes directes, en aucun cas par des indicateurs de substitution tels que le taux de rotation du personnel, la fréquence des plaintes ou autres. Un indicateur fréquemment utilisé pour mesurer la satisfaction des collaborateurs est le nombre de jours de maladie pour lequel on part du principe qu’un nombre croissant de jours de maladie permet de conclure à une faible motivation des collaborateurs. Cependant, il ne faut pas être grand clerc pour constater que ce chiffre n’est pas du tout pertinent et qu’il ne peut être utilisé que de manière limitée comme indicateur, car de nombreux autres facteurs tels que l’environnement de travail, le climat au travail, la sécurité de l’emploi et surtout des facteurs externes (saison, épidémie de grippe, etc.) ont une influence sur la signification de ce ratio.
Un autre ratio dans le domaine des ressources humaines est le taux d’heures supplémentaires qui indique combien les collaborateurs en effectuent, avec comme présupposé que les collaborateurs motivés sont prêts à faire plus d’heures supplémentaires que les collaborateurs moins motivés. Toutefois, il est régulièrement souligné, surtout dans le domaine de la comptabilité légale, qu’un zèle excessif chez certains individus déclenche un drapeau rouge, c’est-à-dire un signal d’actes délictueux. Si, par exemple, des personnes ne prennent pas de vacances ou ne le font qu’à contrecœur et travaillent même régulièrement le week-end, il peut s’agir d’un drapeau rouge de fraude. Les actes de dissimulation sont effectués de préférence à des moments «calmes», lorsqu’aucun autre collaborateur n’est présent.
Recommandations de produits
Stocks et entrepôts
Les indicateurs de risque liés aux stocks ne manquent pas, car le potentiel de risque dans ce domaine est relativement important pour de nombreuses entreprises. Cela devrait toutefois varier en fonction du secteur d’activité et de la valeur intrinsèque des biens stockés.
Le taux de rotation des stocks est un indicateur fréquemment utilisé qui permet d’identifier rapidement les risques potentiels:
Taux de rotation des stocks = coût de revient du chiffre d’affaires / valeur moyenne du stock
La rotation des stocks décrit la fréquence à laquelle les stocks sont vendus au cours de la période. Plus ce ratio est élevé, meilleure est l’efficacité dans le domaine des achats, de la production et des ventes. Une baisse ou une hausse brutale de la rotation des stocks peut toutefois indiquer une prise de risques dans ce domaine. Dans ce contexte, il faut se demander si la modification de la rotation des stocks a été déclenchée par des changements en termes de produits et si les achats et la production sont informés de ces changements.
L’évaluation des inventaires peut également donner des indications sur la qualité de la gestion des stocks. À cet égard, il convient de se demander dans quelle mesure le déroulement des inventaires est réglé sur le plan organisationnel et comment le thème de la «démarque» ou des différences d’inventaire est traité.
Débiteurs
Dans le domaine des créances, le ratio «Durée du crédit aux clients» constitue un indicateur de risque important qu’il convient de surveiller:
Durée du crédit aux clients = encours moyen des créances x 365 / chiffre d’affaires
Cette durée est la période au cours de laquelle les débiteurs règlent leurs créances; elle mesure ainsi l’évolution de l’âge des créances. Ce ratio peut être utilisé comme première étape d’investigation dans le domaine des créances fictives ou des incidents (retards, oublis, faillites, décès, etc.). Le but est de viser le délai de paiement le plus réduit possible pour éviter tout impayé.
Normalement, ce ratio évolue régulièrement. Il faut toutefois savoir qu’un changement de l’environnement commercial ou des conditions générales peut le modifier brusquement. Si, par exemple, des escomptes sont désormais accordés pour des paiements rapides, le délai de paiement changera brusquement. Le type de clientèle ou la culture de paiement des échéances joue également un rôle. Par exemple, si l’entreprise décide d’exporter vers le sud de l’Europe où les habitudes de paiement sont très différentes, le ratio en sera considérablement affecté. Les habitudes de paiement peuvent varier d’une année à l’autre dans un pays donné, comme le montre l’exemple de la Suisse. Des situations extraordinaires, comme la défaillance d’un débiteur important, modifient également le ratio de manière abrupte. Dans ce contexte, il convient de connaître et d’observer le comportement de paiement des clients au sein du secteur.
Les facteurs mentionnés doivent absolument être pris en compte lors de l’observation de ce ratio. Mais s’il augmente fortement et qu’il n’y a pas d’explications plausibles, cela pourrait être une indication de risque accru, par exemple en ce qui concerne l’existence de créances fictives. Une autre préoccupation devrait être de savoir s’il n’est pas possible d’analyser, dans le cadre du système de relance, ce qu’il en est de l’évolution de la satisfaction des clients.
Domaine de la trésorerie
Le domaine des liquidités (caisse, banque, poste) présente un potentiel de risque particulièrement important, car il est toujours au centre de fraudes potentielles, de détournements et de vols.
En principe, l’organisation de la comptabilité de la caisse et de la banque doit être réglée de manière à garantir le principe du double contrôle. Une méthode relativement simple de détection des irrégularités peut être obtenue en comparant régulièrement les entrées et les sorties du compte bancaire avec le compte général de la banque. Si certains montants sont versés sur le compte bancaire, puis immédiatement détournés et donc immédiatement sortis sans jamais être enregistrés dans la comptabilité, il n’y a aucune possibilité de détecter la fraude au moyen de ratios basés sur la comptabilité financière. Si les chiffres d’affaires des entrées et des sorties des deux comptes sont différents, il pourrait s’agir d’un drapeau rouge qui indique un potentiel d’actes délictueux et qui devrait donc être examiné.
Les faiblesses en matière de liquidités et de solvabilité est un signal de risque important pour l’entreprise. Une planification financière et des liquidités à court et moyen terme sont une nécessité absolue qui devrait, en outre, fournir des indicateurs financiers importants tels que les taux de liquidité et d’endettement. Il convient avant tout de soigner la collaboration avec les banques de l’entreprise, notamment en les impliquant dans les plans d’entreprise. Il est souhaitable de conclure avec la banque un accord garantissant une gestion flexible des lignes de crédit dans le cadre de limites définies. Cela requiert toutefois de gagner sa confiance, ce qui ne peut être établi que par une communication régulière et par le fait que le taux de fonds propres de l’entreprise se situe au moins au niveau habituel dans le secteur. Dans le cadre de la planification à long terme des besoins en capitaux, il convient en outre de déterminer avec la banque quelles seront les possibilités de financement qu’elle approuvera.
Une «comparaison théorique/réelle» est également recommandée dans le domaine des liquidités. Celle-ci peut, par exemple, avoir lieu tous les mois en établissant un budget financier au début de chaque mois et en le comparant ensuite à la fin du mois avec les liquidités réelles. Il faudra alors suivre les anomalies dans le domaine des écarts budgétaires. Cette méthode n’est explicitement applicable que si le principe des quatre yeux est respecté et que le budget et le contrôle sont effectués par deux personnes différentes.
Limites de l’analyse des ratios
Nous avons déjà mentionné au début les prémisses qui doivent absolument être remplies pour que les analyses de ratios puissent être utilisées de manière judicieuse. Or, les analyses de ratios n’ont qu’une utilité limitée pour détecter les risques opérationnels dans la pratique. Les limites sont présentées ci-après.
- Les analyses de ratios présentent, en général, l’inconvénient d’être liées au passé et de s’appuyer sur les chiffres relativement anciens, ce qui rend difficile la détection précoce des risques. De plus, les ratios du bilan sont liés à une date précise alors que les risques opérationnels se produisent généralement sur une période et peuvent ne pas être identifiables à une date précise. En outre, la situation peut être très différente quelque temps après la date spécifique de référence. Ces facteurs réduisent la probabilité d’identifier les risques opérationnels à l’aide de l’analyse des ratios
- Les variations des ratios ne sont pas en soi une preuve de risques opérationnels et il est impossible de mesurer la prise de risques commerciaux seulement au moyen d’analyses de ratios. Les analyses de ratios peuvent tout au plus fournir des indications ou apparaître en tant que drapeaux rouges par rapport aux risques. Une multitude de facteurs, tels que des changements dans le déroulement des affaires ou dans l’environnement économique, peut influencer les ratios. Chaque fois qu’ils changent, les comptes et les données de base qui y sont liés doivent être examinés. Ces changements doivent être suivis avec attention, en tenant également compte de la possibilité de survenance de risques opérationnels
- En particulier dans le cas d’une politique de bilan, il est difficile d’identifier les risques opérationnels dans le résultat, dans la situation financière et en matière de rentabilité à l’aide des ratios du bilan et du compte de résultat. Toutefois, cela ne pose pas de problème à l’intérieur de l’entreprise, car il devrait être possible d’obtenir en interne des chiffres corrigés afin de les utiliser comme base pour le calcul des ratios. Il est également recommandé de dialoguer avec l’auditeur qui peut également expliquer l’évolution positive ou négative des ratios et évaluer les risques dans le domaine opérationnel s’ils sont répercutés sur la comptabilité ou dans le rapport financier
- Lors de la création de ratios, les données sont fortement agrégées. Elles ne peuvent ainsi donner qu’un aperçu et une impression générale et grossière qu’il s’agit ensuite d’analyser en détail. De plus, il arrive souvent que de nombreux facteurs influent sur un ratio. Dans le pire des cas, deux risques opérationnels peuvent se compenser ou il est possible que les ratios choisis ne fournissent même pas d’indication
- Les analyses de ratios ne sont que partiellement appropriées lorsqu’il s’agit de mettre en évidence des domaines à risque dans les activités opérationnelles d’une entreprise. Souvent, les pertes patrimoniales provoquées par la survenance de risques opérationnels minimes se situent dans une zone de dispersion par rapport au chiffre d’affaires ou au total du bilan, ce qui rend impossible leur détection au moyen de ratios
- Les ratios ne peuvent pas être établis pour les domaines où il n’y a pas d’enregistrement. Les experts ont évoqué à ce sujet ce que l’on appelle le «problème des déchets». Les déchets de faible valeur échappent au contrôle et, en raison du manque d’intérêt qu’ils suscitent, il n’existe pas d’enregistrement ni de données de base en termes d’indicateurs à cet effet. Dans certains secteurs, les déchets devraient toutefois faire l’objet d’une certaine attention, car leur vol, comme celui du cuivre par exemple, peut causer un préjudice financier important à l’entreprise. Dans de tels cas, les actes de criminalité économique deviennent une habitude. Si l’on examine maintenant les ratios en comparaison annuelle, on ne peut découvrir que des écarts d’une année à l’autre. Les délits qui ont déjà été commis au cours de la période précédente ne peuvent pas être détectés l’année suivante, car le ratio ne change pas. Alors, le préjudice patrimonial s’accumule au fil des ans et entraîne un risque élevé.
Résumé et conclusion
L’identification des risques opérationnels au moyen de ratios peut permettre de réaliser une évaluation précoce. Cela nécessite toutefois de disposer de données appropriées dès le départ, celles-ci devant ensuite être corrigées ou ajustées en fonction des influences de la politique du bilan. Il est rare que l’on s’attende à identifier des risques seulement en comparant des ratios. Cela s’explique par le fait que les comparaisons de ratios dans le temps ne donnent généralement pas une image claire et que les comparaisons de ratios sectoriels ne donnent pas non plus une image objective de la situation d’une entreprise en matière de risques, car ils peuvent à leur tour avoir une coloration «politique», ce qui complique leur interprétation.
Les ratios pertinents pour la prise de décision ne peuvent donc être déterminés que sur la base des données de la comptabilité interne d’une entreprise. Il est en outre recommandé d’utiliser des valeurs seuils pour les ratios pris en compte qui doivent être fixées individuellement. Ce n’est que lorsque les ratios se situeront en dehors de ces intervalles prédéfinis que l’attention de la direction devra être attirée. Comme les risques opérationnels ne changent pas forcément tous les jours, il est recommandé de procéder à des analyses précises dans des domaines tels que les défaillances de fournisseurs, les réclamations et la responsabilité du fait des produits ou la perte de clients.
L’analyse des ratios n’est pas seulement un exercice bureaucratique. Si les risques opérationnels sont identifiés à temps, il est possible de prendre les mesures nécessaires pour y remédier et de réduire les coûts correspondants. L’expérience montre que de nombreux risques opérationnels peuvent être réduits ou même évités par des mesures organisationnelles appropriées.
