Budget: Comment trouver des réductions de coûts fixes à court terme
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Thomas Rautenstrauch est professeur pour la formation en économie d’entreprise et plus particulièrement en accounting et controlling. Il est d’ailleurs directeur du Center for Accounting & Controlling de la Haute école d’économie de Zürich. De plus, il enseigne, en qualité de professeur invité, le management accounting en Executive MBA au sein de l’Institute for Management in Technology (iimt) de l’Université de Fribourg. Thomas Rautenstrauch est l’auteur de plusieurs ouvrages spécialisés et de nombreux articles pour des revues et pour la presse économique.
Aides de travail appropriées
Défi: économies à court terme
Comme il s'agit généralement d'économies qu’il faut réaliser à court terme dans le cadre de la période budgétaire qui suit, il n’est guère possible d’envisager des mesures stratégiques telles que l'externalisation ou la délocalisation de prestations réalisées jusqu’alors en interne, pas plus que le regroupement de fonctions administratives dans des centres de services dits partagés. Ces dernières décisions relèvent en effet de la stratégie et ne peuvent en principe pas être réalisées à court terme, pour la bonne raison qu’il faut d'abord identifier les partenaires appropriés et analyser avec soin les processus concernés. Impossible également d’envisager des investissements de rationalisation à court terme, d'autant plus que ceux-ci nécessitent d'investir d’abord dans de nouveaux systèmes informatiques ou de nouvelles technologies, investissements qui entraînent même une augmentation des coûts fixes à court terme, et ce, avant que l’on puisse réaliser d'éventuelles économies de coûts. Même remarque concernant la réduction des frais de personnel via des licenciements, car là aussi, il faut escompter avec des coûts supplémentaires liés au conseil juridique ou aux indemnités de départ. A cela s’ajoute le fait que de tels licenciements impactent les prestations à fournir dans les secteurs concernés, la qualité des processus, des prestations et/ou des produits ayant naturellement tendance à diminuer.
Quelques mesures populaires pour réduire les coûts
Dans leur article paru dans le Harvard Business Manager, les trois auteurs Kevin P., Shawn T. et Edward J. Coyne recommandent que les services appelés à réduire les coûts renoncent a priori à l'objectif de pouvoir modifier fondamentalement la structure des coûts de leur secteur ou de leur département afin de résoudre le problème. En effet, la plupart des secteurs pourraient facilement réduire leurs coûts de 10 % sans que la collaboration avec le reste de l'entreprise en pâtisse.
Ces auteurs proposent notamment les mesures suivantes:
- Regrouper les événements qui peuvent l’être dans la mesure du possible. Cela concerne aussi bien les événements nécessaires à l'activité que ceux qui ne le sont pas.
- Examiner les autres coûts de manière critique: par exemple contrôler plus strictement le matériel de bureau, les frais de téléphone ou d'ordinateur, ceux-ci présentant régulièrement un potentiel d'économie de 15 à 20 %.
- Contrôler les objets de coûts et, à cet égard, ventiler les tâches autant que possible (par exemple par segment de clientèle, ligne de produits ou type de prestation), puis vérifier pour chaque tâche partielle si les dépenses sont justifiées.
- Regrouper les volumes d'achat dans les domaines indirects. Il est en effet également possible d'imposer des prix plus bas en coordonnant des activités parallèles telles que les commandes de matériel de bureau, la réservation de nuitées d'hôtel, etc.
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