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Procédure de rappel: Optimiser le processus pour éviter les risques
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Aides de travail appropriées
Système de contrôle interne permettant d'éviter les risques dans la procédure de rappel
Un système de contrôle interne permet à une organisation d'éviter ou de réduire toutes irrégularités, erreurs et risques. L'objectif d'un SCI est, pour cette raison, d'encadrer la réalisation des objectifs de l'entreprise et le bon déroulement des processus existants. Le SCI comporte différentes règles de gestion des activités de l'entreprise (système de gestion interne) ainsi que diverses règles de contrôle visant à faire respecter les règles de mise (système de surveillance interne).
Procédure de mise en place d'un SCI
Les critères déterminants, en matière de conception d'un SCI, sont avant tout définis par les objectifs stratégiques, les principes commerciaux ainsi que le profil de risque, le secteur et la taille d'une entreprise. Parmi ceux-ci, divers processus d'identification, de mesure, de contrôle et de surveillance des risques doivent être définis. Différents contrôles clés ainsi que le maintien et la documentation des responsabilités, des compétences et des flux d'informations dans la structure organisationnelle en font également partie.
Alors que la notion de risque peut désigner, d'un point de vue global, l'écart par rapport à un objectif, tout système de contrôle interne doit, lui, spécifiquement contribuer à la réalisation des objectifs de l'entreprise.
Dans le cadre de l'évaluation des risques, des activités de gestion et de contrôle, les processus clés identifiés sont évalués en fonction des risques de processus inhérents au reporting, à la conformité et à la protection du patrimoine. Les contrôles couvrant ces risques sont ensuite comparés. L'énumération et la comparaison systématiques des processus, risques et contrôles clés au moyen d'une matrice de risques et de contrôles permettent de rapidement mesurer l'exhaustivité et l'efficacité des contrôles existants ainsi que les éventuelles faiblesses des contrôles. Après avoir effectué les contrôles de mise, les faiblesses présentées par ces derniers sont analysées puis un plan d'action est établi pour combler les lacunes de contrôle. Etape finale, un processus de vérification et d'amélioration continues du SCI devrait être mis en place.
La Norme d'audit suisse (NAS 890) fixe certaines exigences spécifiques, lesquelles prévoit notamment qu'un SCI
- Doit être disponible et vérifiable, c'est-à-dire documenté ;
- Doit être adapté aux risques commerciaux et à l'activité de l'entreprise;
- Doit être connu des collaborateurs et appliqué par eux,
- Doit se baser sur une conscience individuelle en matière de contrôle devant prévaloir au sein de l'entreprise.
Pour la mise en place et la conception d'un SCI, on se réfère souvent au cadre COSO comme fil d’Ariane. Le modèle COSO a été publié pour la première fois en 1992 dans une version simplifiée par le Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission - COSO en abrégé. Le COSO divise le contenu et la structure d'un SCI en composantes dont les effets combinés doivent garantir que les objectifs du SCI soient atteints.
Le processus de développement d'un SCI correspond aux composantes du cadre COSO-IC. Ses conditions, principes et directives sont ensuite développés, définis et consignés à un niveau de direction supérieure jusqu'aux activités de contrôle opérationnelles des collaborateurs concernés puis réunis dans le cadre d'un processus de surveillance et d'amélioration continue.
Ainsi, selon le COSO, les cinq composantes nécessaires à un système de contrôle interne pour la procédure de rappel sont les suivantes :
- Environnement de contrôle
- Évaluation des risques
- Activités de contrôle
- Information et communication
- Surveillance
Les trois catégories d'objectifs du concept COSO montrent le champ qu'un SCI peut ou devrait couvrir dans une entreprise. Un objectif central se concentre primordialement sur l'efficacité et l'efficience de l'activité opérationnelle d'une organisation, tandis que les deux autres objectifs concernent la fiabilité du rapport ainsi que la conformité à la loi et aux normes (compliance).
Le SCI dans le cadre d’une procédure de rappel
En ce qui concerne la procédure de rappel, les trois objectifs de processus globaux qui suivent peuvent être mis en évidence tout en s'appuyant sur le modèle COSO mentionné ci-dessus:
- Assurer un fonctionnement efficace et efficient afin de protéger les actifs de l'entreprise et de préserver ses liquidités;
- Produire en temps utile des informations financières fiables et correctes;
- Être conforme aux lois, telles que le droit des poursuites et des faillites en Suisse, aux délais légaux qui y sont fixés et à d'autres prescriptions (compliance).
Après avoir défini les objectifs de contrôle liés au processus, il s'agit ensuite d'enregistrer et de décrire le déroulement réel de la procédure de rappel. L'illustration suivante montre un exemple de procédure de rappel idéale qui, après un délai de paiement de 30 jours, déclenche d'abord un rappel de paiement, avant qu'un deuxième rappel ne soit envoyé 15 jours plus tard, puis un troisième rappel 15 jours plus tard. Si le client n'a toujours pas payé, le recouvrement par voie de poursuites commence alors 15 jours après le troisième rappel.
Vous trouverez ici une présentation de la procédure de rappel en question.
Après visualisation ou modélisation du processus réel, il convient d'identifier les risques de processus inhérents à la procédure de rappel. Pour ce faire, il est utile de se demander quels événements entraînent un écart par rapport aux objectifs du processus. A cet égard, la question suivante permet l'identification des risques dans la procédure de rappel modélisée.
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