Gestion des liquidités: Avec Excel

On trouve sur le marché de nombreux modèles Excel, avec lesquels il est (apparemment) facile de créer une gestion des liquidités. L’inconvénient de ces modèles standardisés est qu’ils ne reflètent généralement pas le caractère unique de votre entreprise! De plus, ils sont souvent conçus de manière à ce que vous deviez saisir les chiffres manuellement. La question qui se pose est celle de l’efficacité de cette méthode. Nous vous proposons donc dans cet article quelques suggestions et conseils pour créer votre propre fichier de pilotage. 

Avant de commencer à créer un modèle avec Excel, il faut savoir ce qui doit faire partie de la gestion de la rentabilité (voir illustration 1) et où l’on peut obtenir les données nécessaires. On dispose alors déjà de points de repère pour les contenus et éventuellement aussi pour la visualisation dans le modèle Excel. Connaîton les facteurs qui influencent les liquidités de l’entreprise et donc l’intégration des données correspondantes? Il est important de décider ici aussi si les données doivent être présentées de manière statique pour une période définie ou de manière continue sous forme de prévisions.

Eléments de la gestion des liquidités 

• La base de toute gestion efficace des liquidités est leur planification. La période de planification est approximativement d’un an. Il s’agit notamment de prévoir les futurs encaissements et décaissements de l’entreprise. Une analyse détaillée des flux de paiement, tels que les recettes, les investissements, les remboursements, les impôts, les distributions aux propriétaires et autres, est nécessaire pour identifier à temps les goulots d’étranglement potentiels. Ces informations peuvent être obtenues à partir de sources de données internes. 
• Une analyse complète des flux de trésorerie permet d’identifier les tendances qui pourraient indiquer de futurs problèmes de liquidités. Elle comprend l’examen des flux de trésorerie opérationnels, d’investissement et de financement afin d’obtenir une image complète. Le cash-flow constitue un pont entre le bénéfice inscrit dans le compte de résultat de l’entreprise sous l’angle fiscal et la situation réelle des liquidités. 
• La gestion du fonds de roulement fournit des indications importantes sur une éventuelle situation critique de l’entreprise (voir illustration 2). En effet, elle évalue la quantité de liquidités liées aux stocks et aux créances ou pouvant être rapidement libérées. C’est pourquoi le thème du fonds de roulement et de son amélioration devrait être un processus permanent et non un projet unique. Une gestion efficace de l’actif circulant et des dettes à court terme est essentielle. Cela implique l’optimisation des stocks, la gestion des créances et des dettes afin de garantir que le fonds de roulement ne soit pas inutilement immobilisé. Un aspect souvent négligé est la gestion des contrats, avec une définition claire des contrats passés avec les fournisseurs et les clients. Le manque de clarté des contrats est la cause principale des retards de paiement! Les décisions concernant les variantes proposées aux clients (gestion des stocks!) ont une grande influence et concernent l’ensemble de l’organisation, elles constituent donc également une thématique importante. La réduction des variantes et l’ampleur de la création de valeur sont des décisions stratégiques qui concernent l’ensemble de l’organisation et donc également les processus, à savoir: 
• Le processus Order-to-Cash comprend toutes les opérations et la période allant de la réception de la commande à la réception du paiement du client. 
• Le processus Forecast to Fullfil comprend la planification des besoins et la gestion de la production et des stocks. 
• Le processus Purchase to Pay comprend toutes les opérations et la période allant de la planification de la demande à la sortie des paiements aux fournisseurs. 
• La création d’une réserve de liquidités appropriée fait également partie de la gestion des liquidités. Cette réserve sert de tampon en cas de défis financiers inattendus. Les entreprises devraient déterminer de manière stratégique le montant des liquidités qu’elles souhaitent conserver en réserve, en se basant sur les facteurs de risque, les conditions du secteur et d’autres paramètres pertinents. 
• Le contrôle efficace des débiteurs et la gestion des risques de créances sont essentiels pour la gestion des liquidités. Les clients doivent être contrôlés, des limites fixées et des mécanismes de surveillance mis en place afin de garantir que les créances en souffrance soient réglées à temps. L’une des causes les plus fréquentes de retards dans les créances est le manque de clarté des contrats, lorsqu’il s’agit de perturbations dans la fourniture des prestations. 
• La sélection et la gestion des instruments financiers jouent un rôle dans la gestion des liquidités. Il s’agit notamment des placements à court terme, des lignes de crédit et d’autres instruments financiers qui permettent aux entreprises de réagir de manière flexible aux besoins de liquidités (voir illustration 3). Il est essentiel de trouver un équilibre entre le rendement, le coût des intérêts et la liquidité. 
• La gestion des liquidités implique également une analyse de scénarios afin d’identifier les risques potentiels. Une gestion efficace des risques est essentielle pour éviter les manques de liquidités. Il faut pour ce faire en connaître les moteurs, ce qui permet de simuler leurs caractéristiques, par exemple à l’aide d’une simulation Monte Carlo, et de vérifier la probabilité de leur survenance. 
• Une gestion des liquidités réussie exige une communication et une coordination efficaces entre les différents départements. Les services financiers, commerciaux et d’achat doivent collaborer étroitement afin d’établir et de mettre en oeuvre une planification cohérente et réactive des liquidités. Pour ce faire, toutes les parties concernées doivent être conscientes de leur influence sur le cycle cash-to-cash. 

Facteurs d’influence externes sur les liquidités 

Pour les facteurs d’influence externes sur les liquidités d’une entreprise, il n’existe pas d’indicateurs spécifiques au sens de chiffres clés comme cela est le cas pour l’analyse interne de ces mêmes liquidités. Différents indicateurs macro-économiques et informations sectorielles peuvent en revanche être considérés comme des points de repère pour les facteurs d’influence externes, à savoir: 

1. La croissance économique: PIB/PBD. 
2. Les taux d’intérêt: comme par exemple le taux directeur de la BNS, le taux directeur de la BCE, le Federal Funds Rate. 
3. Les taux de change: des indicateurs tels que l’Average True Range (ATR) ou les bandes de Bollinger mesurent la volatilité des prix. 
4. Les prix des matières premières: le CRB Commodity Index est un indice qui reflète un large éventail de matières premières, notamment les matières premières énergétiques, les métaux et les produits agricoles. 
5. Le cadre politique et réglementaire: les changements de réglementation peuvent avoir une influence sur les activités commerciales et un impact direct sur les liquidités (par exemple, la taxonomie européenne, la législation fiscale, le règlement sur l’insolvabilité, Bâle III ou les accords commerciaux). 
6. Les tendances du marché et la concurrence: évolution des parts de marché sur les principaux marchés. 

Planification du modèle Excel 

Une fois que ces éléments de la gestion des liquidités ont été clarifiés, on passe à la construction du modèle Excel nécessaire. Dans Excel, il est courant d’intégrer les données nécessaires par copier-coller, par lien externe, par RECHERCHEV() à partir d’autres fichiers. Il en résulte d’importantes redondances, la cohérence des données n’est pas respectée et les «données de base» existent en plusieurs exemplaires. Les données sont stockées et classées de manière décentralisée. 

Il est important que les données soient gérées de manière centralisée (serveur de fichiers, SharePoint) et qu’elles soient importées à la demande dans un modèle Excel par Power Query (voir illustration 4). Cette importation ne se fait en une fois, elle est permanente, c’està- dire que les données importées peuvent être actualisées en continu. Elles peuvent ainsi être gérées de manière centralisée et vous disposez d’une seule source et non de plusieurs via différents modèles Excel. 

Pour que le modèle Excel ne se contente pas de présenter les facteurs d’influence sur les liquidités, mais qu’il puisse également simuler leurs caractéristiques, ces modèles doivent absolument être construits selon le principe EVA (voir Newsletter 8/2021).