Gestion des débiteurs: Base de la planification des liquidités
Isabelle Weber
est CEO et fondatrice de Weber CFO Consulting GmbH, elle est active dans le domaine du Digital CFO as a Service et dispose de plus de 15 ans d'expérience dans divers domaines financiers, notamment l'implémentation d'instruments financiers et la modernisation des structures et processus financiers.
Aides de travail appropriées
Dans l'idéal, la gestion des débiteurs est rattachée au service comptable. Les factures en souffrance sont relancées en concertation avec le service des ventes.
La condition préalable: créer une bonne base
Pour que les débiteurs soient bien gérés, il faut une base solide.
Les factures doivent être établies régulièrement et surtout en temps utile.
Si la facturation est regroupée et n'est effectuée qu'une ou deux fois par mois, les jours entre la date de facturation et la date réelle de la facture sont perdus et l'argent arrive en retard.
Pour que la comptabilité reste propre, il faut tenir un livre auxiliaire qui indique à tout moment les créances actuelles de chaque client. Il devrait également permettre de connaître l'échéance ou le retard de paiement.
Optimiser les conditions de paiement
Non seulement les conditions de paiement des débiteurs, mais aussi celles des créanciers sont importantes, car les débiteurs financent les créanciers. Permettez-moi de vous donner un exemple: l'entreprise X achète des produits commerciaux ou des matériaux chez le fournisseur afin de créer un produit fini. La facture correspondante doit être payée dans un délai de dix jours. Si l'entreprise X accorde à ses clients un délai de paiement de 45 jours, il se peut qu’elle mette longtemps à recevoir l'argent nécessaire pour payer la facture du fournisseur. Cela ne pose pas de problème si l'activité est stable d'un mois à l'autre. En revanche, s’il s’agit d’une activité saisonnière et donc fluctuante, l'impact peut être considérable et il sera nécessaire de créer une réserve financière plus importante.
Avantages d'un processus de rappel strict
Un processus de rappel strict vous permet d'apparaître plus professionnel. Imaginez que vous receviez une facture pour un service ou un produit avec un mois de retard et que vous receviez ensuite le premier rappel après quatre mois de retard. En tant que débiteur, cette manière de procéder ne vous incitera pas du tout à payer, car la gestion des débiteurs relève d’une certaine désinvolture. En revanche, si je reçois la facture directement après l'exécution de la livraison ou de la prestation et le premier rappel quelques jours après l'échéance, j'ai tendance à prendre cette dette au sérieux et à payer ma facture en conséquence, car je pars du principe que, sinon, le deuxième rappel me sera également envoyé rapidement.
EXEMPLE: En fonction de la capacité et du montant des débiteurs, je conseille de relancer les clients dont les factures sont en retard. Je conseille d'envoyer un premier rappel pour toutes les factures en retard. Dans la plupart des cas, on envoie jusqu'à trois rappels dans le cadre du processus de relance régulier avant de prendre les mesures juridiques nécessaires. Le premier rappel peut être envoyé directement ou en concertation avec le service des ventes. Pour toutes les autres relances, je recommande que le vendeur responsable soit contacté et donne son accord avant l'envoi du document.
Solution simple – tomatisation du processus de rappel
De nos jours, on trouve de nombreux outils logiciels permettant d'automatiser le processus de rappel. Si une facture est en retard, le système envoie automatiquement le premier, le deuxième et le troisième rappel. Les délais d'envoi des rappels peuvent être définis individuellement.
Recommandations de séminaires
Les démarches juridiques sont malheureusement parfois nécessaires
Les démarches juridiques, notamment l'introduction d'une poursuite, peuvent en principe être engagées contre toute personne sans événement préalable. Ce dont il faut être conscient, c'est que ces démarches juridiques peuvent être coûteuses et qu'en tant que créancier, vous devez payer ces frais à l'avance. C'est pourquoi ce type de démarche doit toujours être bien réfléchi. Cela peut en outre fortement irriter les clients, surtout si les poursuites ne sont pas justifiées.
CONSEIL PRATIQUE: Il est conseillé d'entamer un dialogue avec le client avant toute action en justice.
Si le débiteur reconnaît sa dette mais ne dispose pas des liquidités nécessaires pour régler la facture, il convient d'envisager un accord de paiement échelonné. Certes, les impayés sont alors réglés avec beaucoup de retard, mais cela permet d'éviter beaucoup de dépenses et les ennuis qui y sont souvent liés. En outre, une poursuite ne garantit pas que le débiteur s'acquitte réellement de ses dettes. Il est tout à fait possible que nous devions passer la facture impayée par pertes et profits.
Si l'on entreprend des démarches juridiques contre un client, il est conseillé de lui avoir préalablement adressé un rappel écrit et de pouvoir le prouver. En tant que créancier, il faut en effet pouvoir prouver son droit au montant impayé en cas d'action en justice.
Si l'impayé concerne des créanciers d'un autre pays, il convient de vérifier les bases juridiques locales.
La gestion des débiteurs dans la planification des liquidités
Comme mentionné ci-dessus, la gestion des débiteurs concerne également la planification des liquidités. Les paiements entrants des clients font partie de la planification des liquidités. Les encaissements sont planifiés sur la base des ventes ou des recettes. Les conditions de paiement doivent être prises en compte, car elles ont une influence sur le délai d'encaissement de l'écriture. Le défi consiste ici à refléter les habitudes de paiement des clients. Je propose à cet effet d'analyser dans quel délai les débiteurs paient en moyenne leurs factures. Cela peut ensuite être pris en compte en pourcentage dans la planification des liquidités.
EXEMPLE: Si je constate que 80% des factures de mes clients sont payées dans les délais, je prends en compte le produit comptabilisé en tenant compte des conditions de paiement à hauteur de 80% dans le mois correspondant. Les autres 20% sont pris en compte le mois suivant. Ainsi, les entrées de paiement des clients peuvent être représentées le plus précisément possible dans la planification des liquidités.
Amortissement des créances à recouvrer
La dernière étape du processus de relance est probablement la décomptabilisation des débiteurs. Si l'on sait qu'un client ne peut pas s'acquitter de son obligation de paiement, le montant impayé doit être définitivement décomptabilisé via la perte sur débiteur.
A la fin de l'année, les créances de plus de trois mois doivent être examinées et un «montant au prorata» doit être délimité.
Résumé
La gestion des débiteurs ne doit pas être sous-estimée, car elle constitue dans la plupart des cas la principale source de financement des dépenses de l'entreprise. Il vaut donc la peine de la mettre en place de manière professionnelle et d'y affecter les ressources adéquates. La plupart des systèmes comptables offrent aujourd'hui diverses aides à l'automatisation qui permettent de traiter rapidement la gestion des débiteurs. En outre, une gestion des débiteurs bien entretenue donne une image professionnelle de l'entreprise.
Si l'on travaille quotidiennement dans ses propres structures de processus, il est souvent difficile de reconnaître le potentiel d'optimisation. Il vaut la peine de faire vérifier et optimiser les processus financiers par un expert neutre.
