Inventaire: Aperçu des bases, des systèmes et des possibilités
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Thomas Rautenstrauch est professeur pour la formation en économie d’entreprise et plus particulièrement en accounting et controlling. Il est d’ailleurs directeur du Center for Accounting & Controlling de la Haute école d’économie de Zürich. De plus, il enseigne, en qualité de professeur invité, le management accounting en Executive MBA au sein de l’Institute for Management in Technology (iimt) de l’Université de Fribourg. Thomas Rautenstrauch est l’auteur de plusieurs ouvrages spécialisés et de nombreux articles pour des revues et pour la presse économique.
Aides de travail appropriées
Exigences de base en matière d’inventaire et de relevé
Lors de la présentation des comptes, une entreprise est en principe tenue de justifier les différents postes du bilan ainsi que ceux de l’annexe au moyen d’un inventaire, raison pour laquelle ce dernier fait office de preuve pour les actifs, les dettes et les postes de fonds propres dans le bilan. Il s’agit d’un inventaire détaillé en quantité et en valeur qui doit respecter les principes de la comptabilité et de la présentation des comptes.
Conformément à l’art. 957a CO, un inventaire doit être complet, véridique, clair, approprié et vérifiable. La vérifiabilité est également obtenue par une preuve documentaire. Il peut s’agir par exemple des listes de comptage et d’inventaire établies et mises à jour lors d’un inventaire. D’autres exigences sont mentionnées à l’art. 958c CO en tant que principes de comptabilité régulière pour un inventaire: ainsi, un inventaire doit être clair et compréhensible, complet et fiable. Le principe de la permanence est également pertinent pour un inventaire, selon lequel les mêmes critères doivent toujours être utilisés pour la présentation et l’évaluation.
Par ailleurs, un inventaire ne constitue pas une fin en soi, mais remplit une série de tâches importantes, il est:
- une base pour l’établissement du bilan ainsi que pour une comptabilité en bonne et due forme;
- un moyen de documentation du patrimoine et donc en même temps de protection des intérêts légitimes des créanciers;
- un instrument de contrôle pour la comparaison avec les stocks comptables dans le grand livre et les livres auxiliaires (surtout pour la comptabilité des stocks);
- un moyen de déterminer la consommation, en l’absence d’un enregistrement permanent des sorties au moyen de la comptabilité des stocks.
Le terme d’inventaire désigne quant à lui le processus d’établissement d’un inventaire et équivaut à un état des lieux, même si, au sens strict, l’inventaire ne désigne que le relevé physique des stocks. Ainsi, une entreprise doit procéder régulièrement, au moins une fois par an, à un inventaire quantitatif de ses stocks, c’est-à-dire les compter, les mesurer ou les peser. Les stocks comprennent toutes les matières premières, auxiliaires et consommables prévues pour la réalisation de la prestation ainsi que les produits semi-finis se trouvant déjà dans le processus de réalisation de la prestation et les produits finis déjà fabriqués.
Les matières premières sont toutes les matières premières de valeur qui entrent dans la composition d’un produit. Elles sont généralement désignées avec précision par la nomenclature, la spécificité ou la recette d’un produit (p. ex. le bois ou les charnières d’un meuble). Les matières auxiliaires sont également des matériaux qui entrent dans la composition des produits, mais leur valeur n’est que marginale ou secondaire (p. ex. la colle ou les vis dans la fabrication d’un meuble). Les matières consommables n’entrent pas dans la composition des produits, mais sont des matériaux supplémentaires nécessaires à la fabrication des produits et sont indispensables à la fabrication en raison de l’utilisation de machines (p. ex. huiles de lubrification ou graisses).
Après l’inventaire physique, les différents éléments de fortune doivent faire l’objet d’un inventaire quantitatif et qualitatif. Pour les entreprises soumises au contrôle ordinaire, le réviseur externe doit en outre être présent lors de cet inventaire, dans la mesure où les stocks sont importants pour la clôture des comptes.
L’étendue de ses obligations de contrôle implique en outre que le réviseur analyse les procédures d’inventaire de la direction de l’entreprise. On suppose donc qu’une entreprise doit se préparer sur le plan organisationnel avant même de procéder à l’inventaire proprement dit.
Dans le cadre de cette préparation, de nombreuses questions organisationnelles doivent être résolues. Celles-ci concernent aussi bien le moment de l’inventaire que les responsabilités en matière de gestion et d’exécution. Il n’est cependant pas toujours facile de prendre une décision à ce sujet, car il peut y avoir des stocks de l’entreprise qui se trouvent dans la zone d’accès de tiers. Un tel stock en consignation est mis en place et exploité par le fournisseur dans l’entreprise du client, ce dernier pouvant prélever des matériaux en fonction de ses besoins et comptabiliser ses prélèvements au jour et à la quantité près. Les stocks restent toutefois la propriété du fournisseur jusqu’au prélèvement. Ce n’est qu’au moment de l’annonce du prélèvement par le client que la facturation est effectuée par le fournisseur.
Dans la pratique, il n’est pas rare que, pour des raisons de coûts, des travailleurs temporaires peu qualifiés soient engagés pour effectuer un inventaire. Il en résulte toutefois un potentiel d’erreurs plus élevé en raison d’un manque de connaissance des produits et de l’entreprise, raison pour laquelle on peut se demander si le coût de l’élimination des erreurs justifie vraiment le recours à ce type de personnel.
Nous aborderons ci-dessous des questions et des domaines importants concernant l’inventaire, lequelle est une tâche interdisciplinaire, car non seulement les responsables du domaine de la logistique ou de l’entrepôt, mais aussi ceux de la comptabilité/du controlling sont impliqués. En effet, outre l’inventaire quantitatif, l’évaluation des stocks constitue également un grand défi.
Recommandations de produits
Systèmes d’inventaire selon le moment de l’inventaire
Inventaire à jour fixe ou inventaire en temps réel
La réalisation de l’inventaire à la date fixée est en principe le cas normal que l’on souhaite en théorie. Dans la pratique, ce type d’inventaire est toutefois plutôt théorique, car il n’est souvent pas possible pour des raisons de personnel, d’organisation, de production ou autres. Il est alors possible de passer par exemple à un «inventaire en temps réel», qui nécessite toutefois une mise à jour ou un calcul rétroactif des valeurs des stocks.
En ce qui concerne les avantages et les inconvénients de l’inventaire à jour fixe, l’avantage principal réside dans le fait que l’entreprise n’a pas ou peu besoin d’enregistrer les variations de stocks, puisqu’elle procède à un contrôle global de tous les éléments de stocks à la date du jour. L’inconvénient est que l’enregistrement de tous les actifs à une date donnée entraîne des perturbations au niveau de l’organisation, voire, le cas échéant, une interruption de l’exploitation ou la fermeture provisoire des points de vente. Le jour de l’inventaire, on aura évidemment besoin de plus de personnel, pour la bonne raison que les délais sont plutôt serrés, un paramètre qui peut nuire encore plus à la qualité de l’inventaire.
Inventaire en amont ou en aval
Quelle que soit la solution retenue, l’inventaire est effectué entre trois mois avant et deux mois après la date de clôture. Ici aussi, il convient de mettre à jour ou de recalculer les valeurs d’inventaire à la date de clôture. Pour des raisons objectives, on évitera toutefois un inventaire préalable ou ultérieur pour les stocks dont la valeur est particulièrement élevée ou pour ceux qui présentent des fluctuations de prix relativement importantes.
Le recours à l’«inventaire en temps réel» présente donc l’avantage que tous les stocks ne doivent pas être enregistrés le même jour, ce qui permet d’éviter d’impacter les processus d’exploitation.
On peut par exemple procéder de la manière suivante pour la mise à jour:
| Valeur du stock selon l’inventaire au 30 novembre 2022 | |
|---|---|
| + | Valeur des entrées de marchandises/matières au cours de la période du 1er au 31 décembre 2022 |
| – | Valeur des sorties résultant de l‘entrée de marchandises/matières durant la période du 1er au 31 décembre 2022 |
| = | Valeur de l‘inventaire ou du stock au 31 décembre 2022 |
En revanche, un calcul rétrospectif de la valeur suit la procédure suivante :
| Valeur d’inventaire/de bilan à la date de l’inventaire 31 janvier 2023 | |
|---|---|
| – | Réception de marchandises ou de matières du 1er au 31 janvier 2023 |
| + | Utilisation de marchandises ou de matériel du 1er au 31 janvier 2023 |
| = | Valeur d‘inventaire/de bilan au 31 décembre 2022 |
Inventaire permanent
On peut renoncer à un inventaire physique par comptage, mesure et pesée à la date de clôture du bilan si le type et la quantité des stocks peuvent être déterminés à tout moment sur la base de leur comptabilité correspondante. L’inventaire permanent revêt donc une grande importance dans la pratique. Il faut pour ce faire que toutes les entrées et sorties puissent être saisies en permanence dans une comptabilité ad hoc. Ce n’est qu’ainsi que la mise à jour permanente des stocks peut conduire à la transparence que l’on souhaite.
L’inventaire permanent, en tant que contrôle continu des stocks, s’étend donc sur l’ensemble de l’exercice et sur un nombre de dates indéfini. L’établissement de l’inventaire à la date de clôture s’effectue alors directement à partir de la comptabilité des stocks.
La comptabilité des stocks doit donc être en ordre à tout moment et enregistrer tous les stocks ainsi que toutes les entrées et sorties individuellement par jour, type et quantité. Une fois par an, au cours de l’exercice, l’exactitude de la comptabilité des stocks doit être vérifiée, la date de contrôle pouvant être choisie librement, mais doit être planifiée si l’on veut en garantir l’exhaustivité.
L’un des avantages de l’inventaire permanent est qu’il permet de connaître à tout moment l’état exact des stocks. Les décideurs de l’entreprise peuvent ainsi s’informer quotidiennement sur les stocks et leurs mouvements. Voilà qui met également en évidence le principal inconvénient de l’inventaire permanent, à savoir les coûts de mise en oeuvre relativement élevés qu’il implique, notamment pour des raisons organisationnelles et/ou personnelles.
Inventaire par échantillonnage
Le type, la quantité et la valeur des stocks peuvent également être déterminés à l’aide d’échantillons mathématiques et statistiques. Cela suppose qu’au moins un échantillon de la position de stockage sélectionnée soit physiquement inventorié et qu’il soit ensuite extrapolé à la valeur d’inventaire totale des stocks (par exemple au moyen d’une estimation de la valeur moyenne). L’un des principaux avantages de l’inventaire par échantillonnage est qu’il est certainement plus avantageux qu’un inventaire complet en termes de temps et de coûts.
Exemple de systèmes d’inventaire
Situation de départ
L’entreprise individuelle Floretti exploite un commerce de marchandises. La date de clôture des comptes est le 31 décembre de chaque année. En raison de la charge de travail élevée pendant les fêtes de fin d’année, le magasin doit être fermé du 27 décembre 2022 au 8 janvier 2023, mais le propriétaire n’est pas sûr que cela soit justifiable en raison de l’inventaire à effectuer. Comme son magasin connaît des périodes plus calmes en été, il préfère effectuer l’inventaire en août.
Jusqu’à présent, seuls les achats de marchandises sont enregistrés dans le livre des entrées de marchandises. Il n’y a pas d’enregistrement comptable des ventes individuelles en tant que sorties de stock, mais le chiffre d’affaires total de la journée est enregistré. En outre, on sait qu’il faut s’attendre à des vols de l’ordre de 2% en moyenne.
Solution
Ce problème d’inventaire pourrait être résolu comme suit: Floretti a la possibilité de passer d’un inventaire à jour fixe normal à un inventaire en temps réel. Il pourrait également passer à un inventaire en amont ou en aval, ou encore à un inventaire permanent. Un déplacement au mois d’août serait tout au plus possible s’il passait à la procédure d’inventaire permanent. Celle-ci présuppose toutefois qu’une comptabilité en bonne et due forme de l’entrepôt soit tenue et que tous les mouvements de marchandises soient enregistrés. Or, les conditions d’un inventaire permanent ne sont pas encore remplies, car les sorties et les ventes de marchandises ne sont pas encore enregistrées pour ce qui est des quantités.
Un passage à un inventaire avancé ou retardé nécessiterait la mise à jour ou le calcul rétroactif des valeurs de stock. Or, il est exclu d’avancer la date de l’inventaire en raison des importantes activités de Noël. De plus, seuls les chiffres d’affaires totaux sont saisis, et non les mouvements de valeur des stocks de marchandises.
Compte tenu de la situation décrite, la meilleure alternative est de réaliser l’inventaire à une date proche, entre le 8 janvier et le 10 janvier 2023. Cela nécessiterait que Floretti enregistre tous les mouvements de marchandises entre la date de clôture et la date de l’inventaire et qu’il effectue un calcul rétroactif au 31 décembre 2022.
