Système ERP: Le rôle de la comptabilité
Stefan «Steve» Blaser
Stefan «Steve» Blaser, de blasERPerformance. ch, est consultant, professeur, conférencier et expert dans l’évaluation, le développement et l’utilisation de logiciels ERP et de comptabilité complets.
Définition et notion d’ERP et d’élément de comptabilité
ERP signifie Enterprise Resource Planning; il contrôle, planifie et gère les ressources telles que le capital, le personnel, les moyens d’exploitation, le matériel, les techniques d’information et de communication. Des termes courants sont également utilisés pour désigner les logiciels commerciaux ou de gestion. Un système ERP constitue en outre l’épine dorsale d’une entreprise.
C’est pourquoi il n’existe pas de définition uniforme de ce qu’est a) un système ERP et b) de ce qu’il contient. Dans la pratique, cette notion est donc interprétée différemment, voire réduite au seul programme de traitement des commandes ou de gestion des marchandises. En effet, selon une opinion largement répandue, seuls les opérations et processus importants pour l’entreprise y sont représentés. En outre, les données de base les plus importantes telles que les adresses et les produits y sont gérés et ces derniers sont achetés, livrés et facturés. S’y ajoutent d’autres fonctions telles que la logistique, le calcul des coûts, la production, le commerce électronique, la saisie des temps et des prestations, etc. C’est pourquoi, comme nous l’avons mentionné au début, on insiste beaucoup, voire exclusivement, sur ces fonctions.
La définition de l’ERP mentionne toutefois déjà sans équivoque la ressource «capital», qui nécessite une comptabilité financière. C’est en effet à partir de cette dernière que les comptes annuels sont établis. La comptabilité, tout comme la gestion des salaires, constitue donc indubitablement un élément important d’un système ERP global, qui, selon l’auteur, se subdivise comme suit:
- traitement des commandes
- comptabilité
- gestion des salaires
Comme l’acquisition et l’implémentation – adaptations et migrations de données incluses – peuvent être très coûteuses en temps et en argent, il s’agit d’un investissement à long terme. Il existe en Suisse des centaines de fournisseurs de telles solutions, y compris ceux qui proposent des middleware ou des add-ons. Lorsqu’une évaluation d’un système global a lieu dans la pratique, la préférence est généralement donnée aux fournisseurs qui proposent l’ensemble des programmes et qui sont interconnectés. Ce qui est une bonne chose, car il s’agit d’un concept d’utilisation et d’une interface utilisateur uniformes. Une opinion largement répandue est également que l’utilisation uniforme permet aux comptables de s’adapter facilement à la nouvelle solution: la plupart des programmes fonctionnent de toute façon tous de la même manière.
Exigences et besoins des utilisateurs
Mais c’est justement là que les choses se corsent: les utilisateurs et les employés de la comptabilité ont tout autant de besoins et d’exigences en matière de processus, de procédures et de vue d’ensemble, comme par ex:
- un reporting efficace et clair avec des paramètres
- une présentation des comptes (CO, Swiss GAP FER, IFRS)
- une comptabilisation rationnelle dans un masque de comptabilisation évolutif avec un ordre logique et adaptable des champs de saisie
- une utilisation de modèles d’écritures et de fonctions de copie pour les opérations répétitives et opérations commerciales automatisées
- des journaux avec colonnes personnalisables
- des fonctions de recherche via différents champs et enregistrement de filtres
- une gestion simple du plan comptable, y compris des comptes et, le cas échéant, des plans comptables alternatifs et des modèles
- une flexibilité de la TVA avec des axes temporels dans les codes fiscaux et différents types et méthodes de décompte et cas spéciaux
- des textes comptables et tranches de numéros prédéfinis et enregistrés
- une interface Excel des écritures et des évaluations saisies
- des champs par défaut
- des raccourcis et commandes clavier
- des droits d’utilisateur et d’accès
- des interfaces et une importation de données
- une saisie et une répartition des budgets
- ...
CONSEIL PRATIQUE: Dans le domaine de la comptabilité financière, le «look and feel», l’étendue des fonctions et l’ergonomie du logiciel sont très souvent décisifs pour rester sur le système existant. C’est pourquoi il faut accorder autant d’attention aux besoins de la comptabilité et du controlling lors de l’évaluation.
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